В чем разница между должностной инструкцией и должностными обязанностями?

3096

Вопрос

1.В чем разница между должностной инструкцией и должностными обязанностями? 2.В учреждении заведено: должностные инструкции в папке, должностные обязанности (глава из инструкции (может чуть отличаться) в личном деле. Правильно ли это? 3.При обновлении должностных инструкций (истек срок), надо ли их вложить в личные дела сотрудников, или достаточно сотрудников просто с ними ознакомить под роспись и выдать на руки? 4.Как быть если должность одна (например, бухгалтер) и должностная инструкция одна, а работают 4 человека и делают разные участки работы? 5.Организация состоит из 6 корпусов, в каждом есть заместитель директора, отвечающий за работу отдельного корпуса. Где хранятся оригиналы должностных инструкций? В корпусах должны быть копии или сделать им тоже оригиналы? Подписи сотрудников корпусов об ознакомлении должны быть на одном экземпляре в головном корпусе или на экземплярах в корпусах? 6.На основании каких документов, постановлений, изменений, квалификационного справочника разрабатываются должностные инструкции рабочего по текущему ремонту здания, кастелянши, рабочего по стирке спец одежды, гардеробщик, рабочий по комплексному обслуживанию здания (уборщик, дворни), сторож? Дайте ссылку на документ в вашей системе (найти не смогла) .

Ответ

Рассмотрев Ваши вопросы, можно ответить: 1.В чем разница между должностной инструкцией и должностными обязанностями? Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные обязанности — определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность. Таким образом, можно сказать, что разница между должностной инструкцией и должностными обязанностями в том, что инструкция это документ, закрепляющий обязанности сотрудника в соответствии с занимаемой должностью, а обязанности - это непосредственно функция выполняемая сотрудником в соответствии с занимаемой должностью. Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

2.В учреждении заведено: должностные инструкции в папке, должностные обязанности (глава из инструкции (может чуть отличаться) в личном деле. Правильно ли это? Должностные инструкции работников должны храниться в организации 75 лет. Такая обязанность установлена в ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, например, при сокращении определенной должности инструкцию по ней уничтожать нельзя, документ следует передать в архив. Место хранения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно. Обычно оригиналы инструкций, оформленных как отдельный документ, хранятся в отделе кадров в отдельной папке, а их заверенные копии - в тех отделах, где работают сотрудники. Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то один экземпляр этого единого документа хранится у сотрудника, а экземпляр работодателя - в отделе кадров компании вместе с трудовым договором. Таким образом, можно сказать, что если должностные инструкции являются отдельно утвержденными документами, то на практике их целесообразно хранить в отдельной папке. Если же инструкции являются приложением к трудовому договору, то целесообразно хранить их в личном деле сотрудника. 3.При обновлении должностных инструкций (истек срок), надо ли их вложить в личные дела сотрудников, или достаточно сотрудников просто с ними ознакомить под роспись и выдать на руки? Что касается срока действия должностной инструкции, то законодательством данной нормы также не установлено, однако на практике чаще всего используют должностные инструкции в течение периода, пока существует данная должность в штатном расписании, либо если должностная инструкция является именной, то на период работы сотрудника в данной должности. При этом, в случае изменений или дополнений обязанностей сотрудника в должностную инструкцию можно вносить изменения. Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. После внесения изменений в должностную инструкцию, утвердите ее приказом руководителя организации, а так же ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Также отметим, что после окончания действия должностной инструкции ее следует передать в архив на хранение. 4.Как быть, если должность одна (например, бухгалтер) и должностная инструкция одна, а работают 4 человека и делают разные участки работы? Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности. Если сотрудникам, занимающим одни и те же должности, установлены различные должностные обязанности, то Вы можете поступить одним из следующих способов: – в одной должностной инструкции перечислить все обязанности сотрудников по каждому участку; – оформить именные должностные инструкции; – в штатном расписании предусмотреть различные категории должностей (например, ввести должности: бухгалтер по учету зарплаты, бухгалтер по учету основных средств и т. п.). Следовательно, и должностные инструкции предусмотреть для каждой должности отдельно. 5.Организация состоит из 6 корпусов, в каждом есть заместитель директора, отвечающий за работу отдельного корпуса. Где хранятся оригиналы должностных инструкций? В корпусах должны быть копии или сделать им тоже оригиналы? Подписи сотрудников корпусов об ознакомлении должны быть на одном экземпляре в головном корпусе или на экземплярах в корпусах? Место хранения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно. Обычно оригиналы инструкций, оформленных как отдельный документ, хранятся в отделе кадров в отдельной папке, а их заверенные копии - в тех отделах, где работают сотрудники. Что касается подписи на экземплярах должностных инструкций. При ознакомлении с инструкцией сотрудник должен поставить свою подпись на оригинале. Следовательно, при снятии с него копий, подпись с ознакомлением будет и на всех копиях. Дополнительно собирать подписи Вам нет необходимости. 6.На основании каких документов, постановлений, изменений, квалификационного справочника разрабатываются должностные инструкции рабочего по текущему ремонту здания, кастелянши, рабочего по стирке спец одежды, гардеробщик, рабочий по комплексному обслуживанию здания (уборщик, дворни), сторож? Дайте ссылку на документ в вашей системе (найти не смогла) В Вашем случае должностные обязанности необходимо разрабатывать на основании Квалификационного справочника профессий рабочих, которым устанавливаются месячные оклады, утвержденного Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 20 февраля 1984 г. N 58/3-102. 

Подробнее в материалах Системы:

Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Ситуация: Можно ли документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, называть должностной инструкцией

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой кодекс РФ не уточняет, как именно следует называть документ, который определяет обязанности сотрудника в соответствии с трудовой функцией. Традиционно указанный документ называют «Должностная инструкция», при этом подразумевают, что «должностная» является производным от слова «должен». Это значит, что должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, которые он должен исполнять в рамках возложенной на него работы.

Вместе с тем, существует другая точка зрения, согласно которой «должностная» происходит от слова «должность». В такой интерпретации должностная инструкция представляет собой документ, который содержит обязанности сотрудника по должности. Сторонники последней позиции для сотрудников рабочих профессий составляют уже не должностные, а, например, производственные инструкции.

Исходя из указанного и с учетом того, что Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «Должностной инструкции» работодатель должен самостоятельно определить, какой позиции придерживаться и как именно называть и оформлять документ, закрепляющий трудовые обязанности своих сотрудников, в том числе рабочих профессий. На это указывает и Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Таким образом, документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, может иметь любое название, в том числе должностная инструкция.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

  • порядок назначения и освобождения от должности;

  • наличие и состав подчиненных;

  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);

  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;

  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база:

Утвержден
Постановлением
Государственного комитета СССР
по труду и социальным
вопросам и ВЦСПС
от 20 февраля 1984 г. N 58/3-102

КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК
ПРОФЕССИЙ РАБОЧИХ, КОТОРЫМ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ МЕСЯЧНЫЕ ОКЛАДЫ

Кастелянша

Характеристика работ. Получение, проверка и выдача спецодежды, спецобуви, санитарной одежды, белья, съемного инвентаря: чехлы, портьеры и т.п. и предохранительных приспособлений. Сортировка бывших в употреблении одежды, белья и т.п., метка их, сдача в стирку, мелкий ремонт и подглаживание после стирки. Ведение учета, контроль за правильным использованием спецодежды, белья и т.д. Участие в составлении актов на списание пришедшей в негодность специальной и санитарной одежды, обуви, белья и других предметов. Оформление установленной документации.

Должен знать: порядок получения, выдачи, хранения и списания вследствие износа специальной и санитарной одежды, обуви, белья, предохранительных приспособлений; сроки их носки, обмена и правила метки; порядок ведения установленной документации.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.47%
  • Не оформляем срочников 19.12%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль