Каков порядок приема-передачи документооборота при реорганизации учебного заведения (слияние с другой организацией)?

6798

Вопрос

Организация «училище» реорганизуется путем присоединения к «техникуму». Т.к. в нормативных документах техникума не будет записи о том, что филиал несет ответственность за документы по личному составу работников училища, то все документы по личному составу будут сданы в районный архив. Нужно ли сдавать документы (личные дела, лицевые счета и т.д.) работников, которые будут переведены из училища в филиал? Архив говорит, что нужно сдавать, а в филиале должны быть заведены новые. Как быть с расчетом очередного отпуска работников? Нужно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск? Если не выплачивать, то как будет рассчитываться очередной отпуск работников при его наступлении, ведь никаких оригиналов документов об этом в техникуме не будет?

Ответ

Ответ на вопрос: В соответствии со статьей 75 Трудового Кодекса РФ реорганизация организации-работодателя (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. В данном случае трудовые отношения с работниками продолжаются. При этом работник вправе не согласиться с продолжением трудовой деятельности и в этом случае трудовой договор с ним прекращается по специальному основанию, предусмотренному в п. 6 ст. 77 ТК РФ, либо трудовой договор расторгается по инициативе работника. Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая прекращает деятельность, организации-правопреемнику. Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить:

  1. Нужно ли сдавать документы (личные дела, лицевые счета и т.д.) работников, которые будут переведены из училища в филиал? Архив говорит, что нужно сдавать, а в филиале должны быть заведены новые - нет, не нужно. Личные дела, а также все документы сотрудников, которые продолжают работать в организации сдавать в архив не нужно. Так как реорганизация не является основанием для расторжения трудовых договоров. Следовательно, Вы продолжаете сотрудничать с работником далее. Рабочий год работника в этом случае не меняется и стаж, заработанный до реорганизации, суммируется со стажем, который будет приобретен работником после реорганизации.
  1. Как быть с расчетом очередного отпуска работников? Нужно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск? Если не выплачивать, то как будет рассчитываться очередной отпуск работников при его наступлении, ведь никаких оригиналов документов об этом в техникуме не будет? - реорганизация не является основанием для расторжения трудовых договоров, следовательно, Вы продолжаете сотрудничать с работником далее. Компенсацию за неиспользованный отпуск в данном случае выплачивать не нужно. При этом, рабочий период работника в этом случае не меняется и стаж, заработанный до реорганизации суммируется со стажем, который будет приобретен работником после реорганизации.

Образец акта приема-передачи кадровых дел

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
 полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012

АКТ № 2
приема-передачи дел г. Москва 15.06.2012 В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу дел по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела входят следующие документы:

 №  Наименование  Количество  Примечание
 1  Приказы по личному составу 2002-2007 гг.  74
 2  Личные дела  56
 3  Личные карточки  50
 ...  ...  ...  ...

При приеме-передаче дел установлено: 1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии. 2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу. 3. Отсутствуют табели учета рабочего времени за период с 01.02.2011 до 01.10.2011. 4. ... Приложение: 1. Перечень дел работников организации «Альфа» на двух листах. 2. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах. Подписи сторон:

 Сдала:
 Менеджер по персоналу  И.А. Игнатьева
 15.06.2012
 Приняла:
 Специалист по кадрам  Е.В. Иванова
 15.06.2012
 Председатель комиссии:
 Главный бухгалтер  А.С. Глебова
 15.06.2012
 Члены комиссии:
 Директор по персоналу  Е.В. Пригожева
 15.06.2012
 Менеджер  А.С. Кондратьев
 15.06.2012

Подробнее в материалах Системы:

1. Как оформить кадровые документы при реорганизации организации

Формы реорганизации

Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования (п. 1 ст. 57 ГК РФ). Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются (ч. 5 ст. 75 ТК РФ).

Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка оформления смены собственника имущества организации.

Порядок кадровых изменений при реорганизации

Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

Составление штатного расписания и уведомление сотрудников при реорганизации

Сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он утверждает штатное расписание. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей. Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению. Это следует из письма Роструда от 5 февраля 2007 г. № 276-6-0.


Читайте о принятии локальных нормативных актов еще больше по ссылке.


Оформление увольнений и изменений в кадровых документах в связи с реорганизацией

Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации (ч. 5 ст. 75 ТК РФ). Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации можно:
– если реорганизация сопровождается сокращением численности (штата) сотрудников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
– если сотрудник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ).

Чтобы оформить увольнение сотрудника, получите его отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Свой отказ сотрудник может выразить, сделав соответствующую запись в уведомлении или написав отдельное заявление в произвольной форме. На основании оформленного отказа издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 и внесите запись в трудовую книжку сотрудника (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в свободной форме. Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Кроме того, отразите в дополнительных соглашениях новые условия труда сотрудников, если они были изменены (ст. 72 ТК РФ).

Перевод при реорганизации

Если у сотрудника при реорганизации меняется трудовая функция или подразделение и он согласен на продолжение работы, оформите его перевод (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При этом внесите соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если сотрудника перевели в другую организацию в связи с реорганизацией, то выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск ему не нужно. Это объясняется тем, что после реорганизации трудовые отношения с сотрудником у организации не прекращаются, то есть считается, что сотрудник продолжает работать в той же организации (ст. 75 ТК РФ).

Передача кадровых документов организации-правопреемнику

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Исключением из данного правила будет реорганизация в форме выделения, при которой правопреемнику передается только часть кадровых документов. Это связано с тем, что при реорганизации в этом виде реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей. Такой вывод можно сделать из статьи 58 Гражданского кодекса РФ.

Условия и место хранения архивных документов реорганизованной организации должны определить ее учредители или уполномоченные ими органы (совет директоров) (п. 9 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К архивным документам, в частности, относятся и документы по личному составу, которые, как правило, оформляет кадровая служба (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года

Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года

Глава 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

6. При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

7. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль