Нужна ли организационная структура отдела управления персоналом, положение об отделе и должностные инструкции сотрудников отдела при штатной численности холдинга более 1500 человек?

2245

Вопрос

Вопрос: нужна организационная структура отдела управления персоналом, положение об отделе и должностные инструкции сотрудников отдела (штатная численность холдинга 1600 чел.)?

Ответ

Организационная структура в организации устанавливает количественный и качественный состав подразделений организации и схематически отражает порядок их взаимодействия между собой.

Структура организации устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых организацией, направленности и интенсивности, сложившихся в организации информационных и документационных потоков, и с учётом ее организационных и материальных возможностей. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названия подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. Для всех структурных подразделений рекомендуется разрабатывать положения, отражающие задачи, основное содержание функций, на них возложенных, и ответственность, а также должностные инструкции для исполнителей. Каждое структурное подразделение организации, возглавляется, как правило, руководителем.

Штатную численность сотрудников организации (отдельного подразделения) определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. По общему правилу работодатели свободны в определении численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, для бюджетных организаций предусмотрены Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции. Формула расчета приведена ниже.

Несмотря на то, что указанные Рекомендации адресованы бюджетным учреждениям, порядок расчета численности, приведенный в этом документе, могут применять и любые коммерческие организации. Помимо самой методики, Рекомендации содержат перечень межотраслевых нормативов по труду, которые могут быть использованы при определении численности сотрудников как бюджетных, так и коммерческих организаций. В частности нормативы утверждены для сотрудников службы охраны труда. Руководствуясь полученными по итогам расчетов данными, организация составляет и утверждает штатное расписание. Наименования должностей и профессий работодатель, как правило, определяет по собственному усмотрению. Например, должность руководителя отдела может значиться в штатном расписании как руководитель отдела, начальник отдела и т. п. Однако, если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать квалификационным справочникам. Указанное соответствие должно наблюдаться как в трудовом договоре с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации.

Образцы должностных инструкций Вы можете просмотреть пройдя по ссылкам: Должностная инструкция начальника отдела кадров Должностная инструкция специалиста по кадрам Должностная инструкция инспектора по кадрам 

Образец Положения об отделе кадров представлен ниже по тексту. УТВЕРЖДАЮ

______________________
(Ф.И.О.)

Директор предприятия

_________________________

Положение об отделе кадров

I. Общие положения

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется директору по персоналу.

2. Отдел кадров возглавляет начальник отдела кадров, который подчиняется директору по персоналу.

II. Задачи Организация системы учета кадров, анализ текучести кадров. , создание кадрового резерва и работа с ним.

III. Структура

1. Структуру и штат отдела утверждает директор по персоналу в соответствии с нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

IV. Функции

1. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, выдача различного рода справок работникам предприятия.

2. Учет личного состава предприятия.

3. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

4. Ведение учета стажа работников предприятия.

5. Подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрениям и награждениям.

6. Подготовка совместно с комитетом профсоюза документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представление их в органы социального обеспечения.

7. Контроль над исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

8. Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

9. Принятие мер по трудоустройству высвобождающихся рабочих и служащих.

10. Осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров.

11. Организация контроля над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

12. Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров.

V. Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия

1. С цехами, отделами и другими подразделениями предприятия.

Получает: характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины; ответы на нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения. Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

2. С юридическим отделом.

Представляет: приказы на визирование.

3. С комиссиями профкома и цеховыми комитетами профсоюза.

Получает: материалы и предложения, поступившие в ходе обсуждения на рабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках, случаев нарушений правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения по совместной подготовке и проведению рабочих собраний в цехах, отделах, на производственных участках для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т.п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

4. С отделом организации труда и заработной платы.

Получает: штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих-повременщиков и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям.

Представляет: сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка; данные о текучести рабочих кадров по цехам.

5. С бухгалтерией

Получает: справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности.

Представляет: табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

VI. Права

1. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (сведений, планов, отчетов и т.п.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

2. Принимать трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, правильности использования специалистов и др.

3. Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.

VII. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Согласовано: ___________________ /__________________
(подпись) (Ф.И.О.) «______» _________________ 20 ___

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как составить штатное расписание

Назначение штатного расписания  

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФраздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). 

Обязанность составлять штатное расписание  

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

  •  штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  •  штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Ситуация: Как определить штатную численность сотрудников организации (подразделения)

 Штатную численность сотрудников организации (отдельного подразделения) определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

 По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. 

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (п. 1.5 постановления Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора (приказ Роспотребнадзора от 9 ноября 2005 г. № 768). 

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие Рекомендации предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции. 

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

 Штатная численность  =  Общие затраты на объем работы за год, ч  :  Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, ч  ×  Коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни и т. п.


Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов. 

Такой порядок содержится в пункте 2.1 Рекомендаций. Несмотря на то что указанные Рекомендации адресованы бюджетным учреждениям, порядок расчета численности, приведенный в этом документе, могут применять и любые коммерческие организации. 

Помимо самой методики, Рекомендации содержат перечень межотраслевых нормативов по труду, которые могут быть использованы при определении численности сотрудников как бюджетных, так и коммерческих организаций (приложение 1 к Рекомендациям). Подобные нормативы утверждены, в частности, для:

 Ряд из указанных нормативов содержит специальные методики расчета численности сотрудников, на основе которых организации также могут сформировать общую численность сотрудников или численность отдельных подразделений. 

Руководствуясь полученными по итогам расчетов данными, организация составляет и утверждает штатное расписание (ст. 57 ТК РФраздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). 

Пример расчета штатной численности сотрудников структурного подразделения Организация оказывает услуги в области общественного питания и открывает новое структурное подразделение – столовую. Для расчета штатной численности сотрудники отдела кадров руководствуются Нормативами численности, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24. 

Планируемые показатели по работе новой столовой определены следующим образом:

  •  количество питающихся – 440 человек;
  •  режим работы столовой – 1,5-сменный;
  •  количество посудомоечных машин – 1 шт.;
  •  количество обеденных залов – 1 зал.

 Оптимальное количество сотрудников для новой столовой сотрудник отдела кадров определил так: 

1. Численность сотрудников кухни согласно таблице 13 Нормативов численности, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24 равна 17,75, то есть 18 человек.

2. Согласно установленным нормативам официант обслуживает 55 человеко-мест в смену. Нормативная численность официантов для работы в одну смену составляет 8 человек (440 : 55). Поскольку режим работы столовой 1,5-сменный, нормативная численность увеличивается на коэффициент пересчета К = 2,1 (таблица 14 Нормативов численности, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24). Итого общая численность официантов составляет 8 × 2,1 = 16,8, то есть 17 человек.

 3. Посудомоечную машину обслуживают 2 мойщика посуды. С учетом поправочного коэффициента К = 2,1 численность мойщиков посуды составляет 4 человека (2 × 2,1) (таблица 14 Нормативов численности, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24). 

4. Так как в столовой планируется один обеденный зал, в штат вводится 1 единица сестры-хозяйки (п. 2.3.2 Нормативов численности, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24). 

5. Так как запланированное количество посадочных мест превышает 150 единиц, в штат вводится 1 единица администратора обеденного зала (п. 2.3.2 Нормативов численности, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 8 января 1990 г. № 12/2-24).

 Итого общая численность сотрудников столовой составляет 41 штатную единицу (18 + 17 + 4 + 1 + 1). Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации  

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные нормативы и методики расчета. 

В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. 

Указанные нормативы позволяют рассчитать численность сотрудников кадровой службы на основании норм времени на конкретные виды работ, которые приходится выполнять сотрудникам отдела кадров, и их объемов. 

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы 

Запланированная численность сотрудников «Альфы» – 500 человек. 

Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20. 

На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

 № п/п  Вид выполняемых операций  Единица измерения объема работ  Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78  Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч  Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч  Объем работ за год, Vi  Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч
 1.  Оформление документов при приеме на работу рабочих  Один сотрудник  норматив 1 таблицы 1  0,46  0,50  30  15
 2.  Оформление документов при приеме на работу ИТР  Один сотрудник  норматив 2 таблицы 1  0,74  0,80  20  16
 3.  Оформление документов при увольнении сотрудника  Один сотрудник  норматив 1 таблицы 2  0,39  0,42  45  18,9
 4.  Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию  Один сотрудник  норматив 1 таблицы 21  3,3  3,56  20  71,2
 5.  Составление отчета о численности сотрудников по полу и возрасту и рабочих по образованию  Один отчет  норматив 3 таблицы 23  10,75  11,61  1  11,61
 ...              
 Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн)  3 780


Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Нврi = Топi × (1 + К : 100), где: Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Топi – норматив времени на единицу измерения;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности. Коэффициент К принят равным восьми (п. 1.7 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78). Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Тi = Нврi × Vi, где: Тi – трудоемкость нормируемых работ;
Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Vi – объем работ за год. Такой порядок установлен в пункте 1.8 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78). Годовую трудоемкость нормируемых работ (Тн) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Тн = Тi1i2i3+...+Тin Аналогично руководитель отдела кадров рассчитал годовую трудоемкость ненормируемых работ (Тнн). Далее на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал общую годовую трудоемкость (То) по формуле: То = Тн + Тнн Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Ч = То : Фп, где: То – общая годовая трудоемкость;
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год – принимается в среднем равным 1 910 часам (п. 1.11 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78). Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» – 40 часов. Общая годовая трудоемкость (То) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч). Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч : 1 910 ч). Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо 


Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.22%
  • Иногда 56.4%
  • Не оформляем срочников 19.38%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль