Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе?

8683

Вопрос

Какие журналы и книги регистрации должны быть у кадровика?

Ответ

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.

Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). 

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 3. Журнал учета командированных сотрудников. Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. 


Также прочитайте о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы более подробно.


Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Следовательно, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в кадрового делопроизводства законодательство не содержит. Решение о необходимости ведения остальных журналов и книг работодатель определяет самостоятельно (например, журнал учета приказов, трудовых договоров и т.д.).

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Порядок оформления данных журналов пропишите в локальном документе организации, например, в Положении о кадровом делопроизводстве. 

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами  Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Виды кадровых документов  На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

 Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы  К организационным документам, в частности, относятся:

 Распорядительные документы  К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточкиличные дела).

 Подготовка организационных и распорядительных документов  При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Информационно-справочные документы  Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

 Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

 Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов  Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности  К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.  Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. <...> Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

  • обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;

  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.49%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль