Как оптимизировать уведомление сотрудников о времени начала ежегодного отпуска?

1055

Вопрос

Добрый день!

Помогите, пожалуйста, законно уйти от составления уведомлений для каждого сотрудника о времени начала ежегодного отпуска. Сказано, что уведомлять надо не позднее, чем за две недели до начала ежегодного отпуска.

Но, во-первых, у нас есть график отпусков, который подписывается до начала календарного года и с которым знакомятся все сотрудники (правда, не под роспись), а во-вторых, на каждый отпуск издаются приказы, и в них-то как раз работник расписывается.

Вопрос: ЕСЛИ ИЗДАВАТЬ ПРИКАЗ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ ДО НАСТУПЛЕНИЯ ОТПУСКА, И РАБОТНИК ПРИ ПОДПИСАНИИ ПРИКАЗА БУДЕТ УКАЗЫВАТЬ ДАТУ ПОДПИСАНИЯ, МОЖЕТ ЛИ ЭТО СЧИТАТЬСЯ УВЕДОМЛЕНИЕМ? ОЧЕНЬ НЕ ХОЧЕТСЯ ПРОИЗВОДИТЬ МНОЖЕСТВО ЛИШНИХ БУМАГ!

Ответ

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

При этом, формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске унифицированной формы (форма № Т-6) и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены. Таким образом, можно сказать, что Ваш предложенный способ уведомления не противоречит законодательству. Следовательно, чтобы облегчить работу сотрудникам отдела кадров по уведомлению и не производить множество бумаг, Вы можете составлять приказ об отпуске и знакомить с ним сотрудников заранее (т.е. за две недели до начала отпуска). 

Подробнее в материалах Системы:

Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

График отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7). Составьте его на один календарный год.

График отпусков оформляет сотрудник отдела кадров. Если в организации (учреждении) нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.

График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации (учреждения). Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

При составлении графика учтите специфику деятельности организации (учреждения) и пожелания сотрудников. Если в организации (учреждении) есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации (учреждения) может выбрать любой вариант по своему усмотрению.

Совет редактора: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;

  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т.п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске унифицированной формы (форма № Т-6) и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Ситуация: Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отказ уйти в отпуск по графику

Да, можно, при отсутствии уважительных причин для переноса отпуска.

Очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соблюдение этого графика является обязательным как для сотрудника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

В ситуации, когда объективные причины для переноса отпуска на другой срок отсутствуют, сотрудник обязан использовать отпуск в срок, определенный в графике. При этом работодатель обязан письменно известить сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 3 ст. 123, ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Отказ сотрудника от использования отпуска по графику при отсутствии уважительных причин может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины, в связи с чем сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль