Помогите найти обязательный перечень журналов, необходимых для кадрового делопроизводства и охране труда?

7767

Вопрос

Прошу Вас сформировать обязательный перечень журналов, необходимый для общества с ограниченной ответственностью с ссылкой на нормативные акты Российской Федерации (применительно к кадровому делопроизводству и охране труда).

Какие из этих журналов требуется вести исключительно в бумажном варианте, а какие журналы не запрещается вести в электронном виде?

Ответ

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты). 


Читайте о кадровом делопроизводстве 2016, чтобы не совершать ошибок.


Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

3. Журнал учета командированных сотрудников. Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. 


Интересная информация о проверке перед восстановлением кадрового делопроизводства размещена здесь.


Что касается документов по охране труда. 

Немаловажную роль в организации работы по охране труда отводится ведению учетно-отчетной документации по всем направлениям деятельности. Прежде всего, это журналы регистрации и программы проведения вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте. Виды инструктажей по технике безопасности представлены ниже по тексту. Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа. Унифицированной формы данных журнала не установлено, следовательно, оформите данные журналы в свободной форме. При этом, за основу можно взять формы данных журналов приведенных в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797.

К основным документам, необходимым для организации деятельности по охране труда относятся:

- приказ о назначении ответственного за охрану труда (в произвольной форме);

- положение об охране труда в организации (типовой формы нет, разрабатывается в зависимости от специфики деятельности);

- комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;

- перечень инструкций по охране труда по профессиям или видам работ;

- инструкции по охране труда (разрабатываются на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции, а при ее отсутствии – на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в технической документации организации – изготовителя оборудования, с учетом конкретных условий работы у данного работодателя.

Такие требования установлены в пунктах 5.1, 5.3 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.);

- журнал учета инструкций по охране труда и журнал выдачи инструкций по охране труда;

- журнал регистрации вводного инструктажа, программа вводного инструктажа.

- журнал регистрации инструктажа на рабочем месте, программа проведения первичных инструктажей на рабочем месте.

- перечень профессий и должностей работников, проходящих первичный, повторный и другие виды инструктажей по охране труда, который утвержден руководителем организации;

- перечень должностей работников, освобожденных от первичного и повторного инструктажей;

- приказ о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов труда, протоколы комиссии;

- протоколы проверки знаний рабочих по безопасности труда, удостоверения, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

- личные карточки учета выдаваемых СИЗ;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

- сведения о прохождении медицинских осмотров работников (перечень сотрудников, подлежащих обязательному прохождению медосмотра, график проведения периодических медицинских осмотров, акты о проведении медосмотров);

- материалы по аттестации рабочих мест.

Данный список документов может быть как сокращен, так и расширен в зависимости от специфики деятельности организации. Следует отметить, что на практике, наиболее популярным способом организации охраны труда в небольших организациях, является заключение договора на оказание услуг по охране труда со специализированной организацией или сертифицированным специалистом. К сожалению, в рамках одного вопроса мы не можем предоставить Вам огромный массив запрашиваемой информации (в частности всевозможные образцы документов). Более того, многие из указанных в перечне документов не имеют типовой формы и разрабатываются индивидуально с учетом специфики деятельности организации. Например, за основу инструкций по охране труда Вы можете взять Постановление Минтруда РФ от 12.02.2002 № 9 «Об утверждении Межотраслевых типовых инструкций по охране труда для работников розничной торговли» (см. правовую базу).

Основные формы по охране труда представлены в соответствующем разделе "Системы Кадры": 

Организация работ по охране труда 

Приказ о разработке инструкций по охране труда 

Приказ о создании службы охраны труда 

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте 

Программа мероприятий по охране труда 

Личная карточка учета выдачи СИЗ

 Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений 

Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей 

Приложение Г. Перечень работ, выполняемых при техническом обслуживании и ремонте электрооборудования перегрузочных машин 

Приложение И. Типовая инструкция для инженерно - технических работников по надзору за безопасной эксплуатацией перегрузочных машин, съемных грузозахватных приспособлений, средств укрупнения и рельсовых крановых путей и по надзору за безопасным производством работ перегрузочными машинами

 Приложение Ж. Типовая инструкция для инженерно - технических работников, ответственных за содержание перегрузочных машин, съемных грузозахватных приспособлений, средств укрупнения и рельсовых крановых путей в исправном состоянии 

Приложение Ш. Журнал периодической проверки знаний докеров - механизаторов и рабочих по техническому обслуживанию и ремонту 

Приложение Щ. Типовая инструкция для лиц, ответственных за безопасное производство работ по перемещению грузов перегрузочными машинами в морских портах 

Обучение и аттестация по охране труда 

Приказ о проведении аттестации рабочих мест 

Перечень рабочих мест, подлежащих аттестации по условиям труда 

Карта аттестации рабочего места по условиям труда 

Протокол оценки травмоопасности рабочего места 

Протокол оценки обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты на рабочем месте 

Сводная ведомость результатов аттестации рабочих мест по условиям труда 

Сводная таблица классов условий труда, установленных по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда, и компенсаций, которые необходимо в этой связи устанавливать работникам 

Предельно допустимые концентрации (ПДК) вредных веществ в воздухе рабочей зоны 

Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда 

Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда 

План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда 

Сведения об аттестующей организации 

Протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда (итоговый) 

Приказ о завершении аттестации рабочих мест и утверждении ее результатов 

Приказ об организации обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда сотрудников 

Приказ о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда 

Приказ об организации противопожарных инструктажей

Приказ о назначении ответственного лица за проведение обучения по пожарно-техническому минимуму в организации 

Приказ о создании комиссии по проверке знаний правил пожарной безопасности 

График аттестации сотрудников организаций, поднадзорных Ростехнадзору 

Приказ о допуске рабочего, прошедшего проверку знаний охраны труда, к самостоятельной работе 

Приказ о создании комиссии по проверке знаний производственной инструкции и безопасности 

Медосмотры 

Приказ об отстранении сотрудника от работы. Сотрудник не прошел обязательный медосмотр 

Приказ о назначении сотрудника, ответственного за проведение предрейсовых медосмотров

Журнал предрейсовых осмотров 

Журнал контроля трезвости водителей (фрагмент) 

Справка о направлении сотрудника в медицинское учреждение по результатам предрейсового медосмотра 

Паспорт здоровья (для работающих граждан) 

Сведения о дополнительной диспансеризации работающих граждан 

Сведения о результатах дополнительной диспансеризации работающих граждан 

Карта учета дополнительной диспансеризации работающего гражданина 

Несчастные случаи и профзаболевания 

Приказ об организации санитарных постов с аптечками 

Приказ о принятии мер по предупреждению профзаболеваний 

Приказ о создании комиссии по расследованию обстоятельств и причин возникновения профзаболевания 

Приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве 

Акт о несчастном случае на производстве (Форма Н-1) 

Акт о несчастном случае на производстве (Форма Н-1ПС) 

Акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) 

Протокол осмотра места несчастного случая 

Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица) 

Медицинское заключение о характере полученных повреждений здоровья в результате несчастного случая на производстве и степени их тяжести 

Справка об обстоятельствах наступления страхового случая и сведения о застрахованном лице в случае установления застрахованному лицу инвалидности 

Справка о заключительном диагнозе пострадавшего от несчастного случая на производстве 

Заключение государственного инспектора труда 

Сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах 

Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях 

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 

Положения 

Правила оказания первой помощи 

Положение о службе охраны труда

Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда 

Декларация пожарной безопасности 

Инструкция по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием 

Таким образом, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в области охраны труда и кадрового делопроизводства законодательство не содержит. Также отметим, что все, вышеперечисленные журналы, должны вестись строго в бумажном варианте, так как они подразумевают письменное ознакомление сотрудников, в виде проставления в данных журналах своей подписи. 

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами  

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. 

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. 

Виды кадровых документов  На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

 Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. 

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. 

Организационные документы  

К организационным документам, в частности, относятся:

 Распорядительные документы  

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточкиличные дела).

 Подготовка организационных и распорядительных документов  

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Информационно-справочные документы  

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. 

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

 Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

 Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов  Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности  

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.  

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. 

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Как провести инструктаж по охране труда

Обязательность инструктажа

Сотрудников организации необходимо ознакомить с требованиями охраны труда и правилами техники безопасности на рабочем месте (ст. 212 и 225 ТК РФ).

Инструктаж на рабочем месте – обязательная процедура, которую должны проходить все без исключения сотрудники (ст. 225 ТК РФ, п. 1.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г. № 1, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 29).

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены. При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г. № 118.

Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует в инструкции по охране труда. В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности. Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктоо



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль