Следует ли вносить изменения в 5 графу книги учета движения трудовых книжек при изменении?

5732

Вопрос

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в графе 5 сделана запись. Сотрудница вышла замуж и изменила фамилию. Следует ли корректировать гр.5 Книги по данному работнику?

Ответ

Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу. В графе 5 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. В связи с тем, что в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения сотрудника, вносятся соответствующие изменения и в данные трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета. Для этого зачеркните старую фамилию одной чертой, сверху впишите новую и в свободном месте поблизости укажите реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Внесение изменений заверьте подписью лица, вписавшего такие изменения, а также поставьте дату их внесения.


Эксперт делится важной информацией об учете трудовых книжек в материале по ссылке.


Таким образом, вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при смене фамилии, имени или отчества сотрудника, нужно. 

Подробнее в материалах Системы:

1. Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).


Статья о заполнении книги учета движения трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе.


Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ситуация: Нужно ли вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в случае смены фамилии сотрудника, его должности или структурного подразделения

Ответ на вопрос зависит от того, какие данные были изменены.

Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу. Это следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом в графах 7 и 8 книги учета, где требуется заполнить сведения о специальности и месте работы, следует указывать данные, актуальные на момент приема сотрудника на работу. То есть необходимости вносить изменения в эти графы впоследствии при изменении должности, специальности или структурного подразделения не возникает. Данный вывод следует из формулировок самих граф: «Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее», «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».

Вместе с тем, в графе 5 книги указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета. Для этого зачеркните старую фамилию одной чертой, сверху впишите новую и в свободном месте поблизости укажите реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Внесение изменений заверьте подписью лица, вписавшего такие изменения, а также поставьте дату их внесения.

Таким образом, вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, отражать изменения не нужно.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль