Какие документы проверяет Главное архивное управление города Москвы?

866

Вопрос

Вопрос: что конкретно проверяет Главное архивное управление города Москвы. Нам сообщили, что будет проверка. Интересует весь перечень и отдельно, что касается Службы персонала по пунктам.

Спасибо

Ответ

Проверка юридических лиц может осуществлять в порядке, определенном Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", в том числе в части сроков планирования проверок, и их согласования с прокуратурой, сроков уведомления организации о проведении мероприятий по контролю.

В соответствии с Положением об Архивном управлении города Москвы указанный орган власти осуществляет государственный контроль за деятельностью: - городских и муниципальных архивов, - архивов органов государственной власти города Москвы, - архивов органов местного самоуправления в городе Москве, - архивов государственных и муниципальных организаций города Москвы, - архивов организаций - источников комплектования городских архивов архивными документами по всем видам деятельности в области архивного дела, осуществляемой на территории города Москвы. Одним из видов архивных документов являются документы по личному составу. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"). В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ и составляют 75 лет. По конкретным видам документов сроки хранения конкретизированы: Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" - "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Как правило, проверка начинается с изучения номенклатуры дел кадрового подразделения. Архивная служба не оценивает содержание документа, а проверяет его наличие и правильность оформления: наличие необходимых подписей, печатей, правила брошюровки. Кроме того, при отсутствии в подразделении документов по личному составу в связи с их передачей в архив, Архивная служба проверяет наличие и качество оформления Актов передачи документов ближайших предыдущих лет на архивное хранение. Если организация реорганизуется, то документы по личному составу передаются на хранение правопреемнику, это должно быть отражено в решении о реорганизации. Приемка-передача таких документов должна быть осуществлена по Акту приема-передачи. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности … документы по личному составу… передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Для хранения своих документов организации вправе создавать свои архивы. При создании таких архивов организация должна руководствоваться Положением об архивах организацией, утвержденным коллегией Росархива от 06.02.2002 года. Таким образом, контролирующий орган в данном случае может проверить наличие документов по личному составу, порядок обеспечения хранения таких документов, сохранность документов по личному составу при реорганизации (если ваша организация была реорганизована), правильность передачи документов на архивное хранение. При наличии в организации собственного архива проверка может коснуться и работы данного подразделения. Необходимо обратить внимание, что за ненадлежащее хранение архивных документов установлена административная ответственность: В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ , -влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. В часть 2 ст. 13.25 КоАП РФ за неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов установила ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Дела по данным составам правонарушений рассматриваются судом.

Подробнее в материалах Системы:

1. Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

В коммерческих организациях

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Какие документы относятся к документам по личному составу

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

  • личные дела;

  • личные карточки по форме № Т-2;

  • лицевые счета;

  • ведомости по начислению зарплаты;

  • трудовые договоры;

  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);

  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);

  • документы, подтверждающие вредные условия производства;

  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Совет редактора: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Может ли коммерческая организация не создавать собственный архив

Да, может.

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам документы по личному составу

Да, можно.

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только сотруднику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные сотрудники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку сотрудника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

В коммерческих организациях

Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п. 3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам.

Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами (161,52359)

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;

  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству

Назначение Инструкции

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Однако на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет:

  • соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации;

  • учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства;

  • быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.

Форма Инструкции

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.

Структура Инструкции

Как правило, Инструкция состоит из:

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления Инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов.

Наименования и количество тематических разделов Инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, Инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

Раздел «Прием новых сотрудников»

В разделе «Прием новых сотрудников» пропишите порядок оформления трудовых отношений с новыми сотрудниками. Особое внимание уделите документальной стороне вопроса. Подробно опишите, какие документы при приеме на работу должен представить сотрудник, какие документы должен оформить сотрудник кадровой службы. При этом просто перечислить документы будет недостаточно, необходимо также указать порядок и сроки их заполнения (ст. 66, 68 ТК РФ).

Раздел «Перевод сотрудников внутри организации»

В разделе «Перевод сотрудников внутри организации» опишите порядок оформления внутренних переводов сотрудников. Укажите, по чьей инициативе может быть осуществлен перевод и какие документы при этом нужно оформить (ст. 72.1, 72.2 ТК РФ).

Раздел «Увольнение сотрудников»

В разделе «Увольнение сотрудников» подробно опишите порядок расторжения трудовых договоров. Укажите, в каких случаях можно уволить сотрудника и какие документы при этом нужно оформить. Так, документальное оформление увольнения по собственному желанию будет отличаться от оформления увольнения в связи с сокращением штата (ст. 80, 84.1 ТК РФ).

Раздел «Предоставление отпусков сотрудникам»

Раздел «Предоставление отпусков сотрудникам» можно разбить на несколько частей в зависимости от вида отпуска. Так, например, в первой части опишите порядок документального оформления ежегодного оплачиваемого отпуска, во второй – отпуска без сохранения заработной платы, в третьей – учебного отпуска и т. д. В каждой из частей укажите, кому положен отпуск, на какие сроки он предоставляется, какими документами оформляется. В части, посвященной ежегодному оплачиваемому отпуску, включите положения о графике отпусков и порядке его составления (гл. 19 ТК РФ).

Раздел «Организация работы с трудовыми книжками»

В разделе «Организация работы с трудовыми книжками» пропишите порядок работы с трудовыми книжками. В частности, укажите: порядок заполнения трудовых книжек, порядок их учета и хранения. Кроме того, приведите нормативные документы, в соответствии с которыми нужно вести трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Раздел «Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий»

В разделе «Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий» укажите порядок оформления поощрений и наложения дисциплинарных взысканий, применяемых к сотрудникам организации (ст. 191,

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль