Какова процедура передачи трудовой книжки уволенному сотруднику, отбывающему срок?

2120

Вопрос

Здравствуйте!

Вопрос: Работник уволен по собственному желанию, явиться за трудовой книжкой он не может, т.к. осужден, доверенность на получение трудовой книжки обязательно должна быть оформлена нотариально? или можно заверить доверенность организация, в которой работник работает. В личной карточке расписаться должен расписаться представитель по доверенности? А если отправить по почте трудовую книжку, то кто распишется в личной карточке?

Ответ

Если работник не может явиться в организацию для получения трудовой книжки, он может дать письменное разрешение на ее отправление по почте, или оформить доверенность на другого человека. В этом случае в Книге учета движения трудовых книжек будет стоять подпись доверенного лица и ссылка на доверенность.

При этом, доверенность должна быть юридически правильно оформлена и нотариально заверена. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной и материальной ответственности за невыдачу трудовой книжки работнику. В соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы Также отметим, что работодатель не имеет права заверить такую доверенность. Случаи, когда доверенность удостоверяется работодателем, перечислены в ст. 185 Гражданского кодекса РФ (доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями).

В других случаях доверенность должна быть удостоверена нотариально. Поскольку у работодателя должно остаться подтверждение того, что трудовая книжка выдана надлежащему лицу, доверенности нужно регистрировать и хранить в организации. В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 (расписка работника) необходимо внести текст: « получена на основании доверенности от ____________ № _______________, далее Ф.И.О. лица, получившего трудовую книжку» и его (лица, фактически получившего трудовую книжку) подпись. Если от бывшего сотрудника получено согласие на пересылку трудовой книжки по почте, то специалист кадровой службы должен направить книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. При отправке трудовой книжки по указанному сотрудником адресу в графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте отметку следующего содержания: «Отправлена по почте» и укажите фактическую дату отправки письма. После того как письмо будет доставлено, в организацию придет почтовое уведомление с подписью бывшего сотрудника и датой фактического получения им трудовой книжки. Эту дату, а также реквизиты квитанции следует занести в графу 12 книги учета движения трудовых книжек. Трудовую книжку, не полученную сотрудником при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Что касается личной карточки формы №Т-2. После того как сотрудник уволится, впишите в личную карточку основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника. Однако, в случае, если в день увольнения сотрудник отсутствует на работе, то место в карточке для подписи сотрудника остается пустым. Также отметим, что в отношении окончательного расчета необходимо поступить следующим образом. Если в организации предусмотрена безналичная форма оплаты труда, все суммы переводятся на карточку в день увольнения, если же заработная плата выплачивается в кассе организации, то согласно ч. 1 ст. 140 Трудового кодекса РФ причитающиеся суммы нужно выплатить на следующий день после того, как работник предъявит требование о расчете. Он может это сделать по выходе из места лишения свободы или же направить письменное требование о перечислении денежных средств на его счет в банке. 

Таким образом, можно ответить на Ваши вопросы:

  1. Работник уволен по собственному желанию, явиться за трудовой книжкой он не может, т.к. осужден, доверенность на получение трудовой книжки обязательно должна быть оформлена нотариально? - доверенность должна быть юридически правильно оформлена и обязательно нотариально заверена.
  2. или можно заверить доверенность организация, в которой работник работает.- работодатель не имеет права заверить такую доверенность.
  3. В личной карточке расписаться должен расписаться представитель по доверенности?- если данное место для подписи остается пустым (т.е. без подписи).
  4. А если отправить по почте трудовую книжку, то кто распишеться в личной карточке?- данное место для подписи остается пустым (т.е. без подписи). Единственное, в данном случае можно сделать пометку, что сотрудник в день увольнения отсутствовал и трудовую получил по почте, а также укажите фактическую дату отправки письма.

Подробнее в материалах Системы:

1. Как оформить увольнение по собственному желанию

Документальное оформление увольнения

На основании заявления сотрудника издайте приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Затем внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 5.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Расчет с сотрудником

В последний день работы сотрудника произведите с ним окончательный расчет, а также выдайте ему:

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ.

Если в день увольнения сотрудник не работал, то соответствующие суммы выплатите на следующий день после обращения сотрудника за расчетом (ст. 140 ТК РФ).

Внимание: за несвоевременную выдачу трудовой книжки и выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотрена материальная и административная ответственность (ст. 234, 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

За несвоевременную выдачу трудовой книжки сотрудник вправе потребовать возместить ему материальный ущерб в размере не полученного им заработка за все время неправомерного удержания документа. Это объясняется тем, что не имея трудовой книжки, сотрудник лишен возможности трудоустроиться. Об этом говорится в статье 234 Трудового кодекса РФ. Заработок для оплаты времени вынужденного прогула по причине несвоевременной выдачи трудовой книжки рассчитывайте в порядке, предусмотренном статьей 139 Трудового кодекса РФ (определение Санкт-Петербургского городского суда от 24 апреля 2012 г. № 33-5539/2012, определение Московского городского суда от 24 ноября 2010 г. № 33-36584).

За несвоевременную выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему проценты в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования. Проценты начисляются за каждый день просрочки выплаты (в т. ч. за день фактического расчета) на всю не выплаченную в срок сумму. В трудовом или коллективном договоре с сотрудниками, а также в локальном нормативном акте может быть установлен более высокий размер компенсации, тогда работодатель выплачивает ее, исходя из размера, предусмотренного в договоре. Это следует из статьи 236 Трудового кодекса РФ.

Помимо материальной ответственности, за несвоевременную выдачу трудовой книжки и выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника для организации и ее должностных лиц предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения

Если в день увольнения сотрудника выдать ему трудовую книжку невозможно (он отказывается получить документ или отсутствует на работе), составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику по почте. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Трудовую книжку, не полученную сотрудником при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Ситуация: Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности другому лицу, если при увольнении сотрудник ее не получил

Да, можно.

Если в день увольнения сотрудник не смог получить трудовую книжку, то с согласия сотрудника ее можно направить по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, трудовую книжку можно выдать по доверенности представителю сотрудника. При этом доверенность на получение трудовой книжки должна быть заверена нотариально. Это следует из совокупности пунктов 2, 4 статьи 185 Гражданского Кодекса РФ.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте

Если от бывшего сотрудника получено согласие на пересылку трудовой книжки по почте, то специалист кадровой службы должен направить книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

При отправке трудовой книжки по указанному сотрудником адресу в графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте отметку следующего содержания: «Отправлена по почте» и укажите фактическую дату отправки письма. После того как письмо будет доставлено, в организацию придет почтовое уведомление с подписью бывшего сотрудника и датой фактического получения им трудовой книжки. Эту дату, а также реквизиты квитанции следует занести в графу 12 книги учета движения трудовых книжек.

Такой вывод следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета. Общий срок хранения составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.86%
  • Иногда 55.97%
  • Не оформляем срочников 19.17%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль