Как правильно внести запись о изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством в документацию?

378

Вопрос

При смене сведений о работнике (фамилии, реквизитов паспорта или адреса регистрации) дополнительное соглашение не составляла, а только приказ - читала у вас, что этого достаточно. Подскажите как правильно внести запись о изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством. Просто в трудовом договоре указать смену фамилии и ссылку на документы? Надо ли вносить записи в трудовой договор в каждом случае изменения адреса регистрации, реквизитов паспорта? Или это необходимо делать только в случае изменения фамилии?» подготовлен на основе материалов КСС «Система Кадры»: 

Ответ

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация". Причиной изменения личных данных сотрудника может быть заключение брака, развод или решение самого сотрудника об их смене и т.д. Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт). Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника и вносит изменения в следующие документы:

  • трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (образец смотрите ниже) или путем заключения дополнительного соглашения;
  • личную карточку;
  • трудовую книжку (образец смотрите ниже);
  • документы воинского учета – для военнообязанных;
  • пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства.

В связи изменением адреса регистрации, реквизитов паспорта вносить изменения в кадровые документы не нужно. Если данные регистрации и паспортные данные работника указаны в трудовом договоре , то можно внести изменения в трудовой договор по предложенному далее образцу. 

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

 Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ. 

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене. 

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт). 

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме. 

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

 Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗп. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Как внести изменения и исправления в трудовую книжку

Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.
Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: На какой документ нужно сделать ссылку в трудовой книжке, если у сотрудника изменилась фамилия (на паспорт или на свидетельство)

При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Изменение данных в связи со сменой фамилии в трудовом договоре

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2


к трудовому договору от 14 мая 2007 г.№ 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова


Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и


помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем


«Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.


№ 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет


изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные


данные Работника на «паспорт серии 46 02№545177выдан УВД Воскресенского р-на


Московской обл. 22.10.2012».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для


исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному


экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба


экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

«Альфа»


Адрес: 125008, г. Москва,


ул. Михалковская, д. 20


ИНН 7708123456, КПП770801001


р/с 4070281040000001111


вАКБ «Надежный»


к/с30101810400000000222


БИК044583222

Работник:

Зайцева Виктория Николаевна


паспорт серии 46 02№545177


выдан УВД Воскресенского р-на


Московской обл. 22.10.2012


Адрес регистрации: 125373,


г. Москва, бул. Яна Райниса,


д. 24, корп. 2, кв. 474

А.В. Львов

В.Н. Зайцева


Экземпляр дополнительного


соглашения получил(а) В.Н. Зайцева


22.10.2012

Второй вариант внесения изменения в трудовой договор

Трудовой договор № 16-ТД

г. Москва 04.09.2006

«Альфа» в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и

Петрова

Дежнева Анна Викторовна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

11. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Работодатель:

«Альфа» («Альфа»)
Адрес: 125008, г. Москва,
ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123456, КПП 770801001
р/с 40702810400000001111
в АКБ «Надежный»
к/с 30101810400000000222
БИК 044583222

Работник: Громова 04.09.2012

Петрова
Дежнева Анна Викторовна
паспорт серии 87 90 № 546678
выдан УВД ЮЗАО г. Москвы. 15.04.2002
45 08 № 056491 выдан 03.09.2012 ОВД
района Западное Дегунино г. Москвы
Адрес регистрации: 129340, г. Москва,
Севастопольский пр-т, д. 16, корп. 2,
кв.76

А.В. Львов

А.В. Дежнева

 

Экземпляр трудового договора получил(а)

А.В. Дежнева

Пример внесения изменений в титульный лист трудовой книжки. Сотрудник организации сменил фамилию

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Фамилия Иванова изменена на фамилию
Петрова на основании свидетельства о
браке № 345611099 от 05.08.2008,
выданного отделом ЗАГС г. Пушкино и
паспорта 46 06 852985, выданного
08.09.2008 Правдинским ГОМ
Пушкинского УВД Московской области.

Ответственный за ведение кадрового
учета

М.П.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108798

Фамилия

Иванова Петрова

Имя

Елена

Отчество

Васильевна

Дата рождения

15.10.1983

(число, месяц, год)

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

12

»

сентября

20

04

г.

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек

(разборчиво)

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль