Как документально оформить право главного специалиста отдела кадров подписывать приказы в отсутствие начальника отдела кадров?

686

Вопрос

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить: приказы по л/с наряду с директором подписывает и начальник ОК. На время отсутствия начальника ОК ( командировка, отпуск и т.д.) приказы подписывает главный специалист ОК ( у него в должностной инструкции прописана эта обязанность). Нужно ли еще делать приказ дополнительно, что главный специалист наделяется этой обязанностью подписания приказов на период отсутствия начальника и обязательно ли предусматривать доплату за это?

Ответ

Если приказы по личному составу подготавливает кадровая служба, а затем их визирует (или согласовывает) начальник отдела кадров, после чего их подписывает руководитель организации, то в этом случае , при отсутствии руководителя кадровой службы, функцию начальника отдела кадров может выполнять главный специалист. Так, если в должностных обязанностях главного специалиста прописана соответствующая обязанность, то дополнительных доплат ему не положено, т.к. это является его трудовой функцией. Исходя из того, что у главного специалиста соответствующая обязанность уже предусмотрена, никакие дополнительные приказы и распоряжения оформлять не требуется, если иного не предусмотрено инструкцией по работе с кадровыми документами или другим локальным актом организации.

Таким образом, данный работник имеет право визировать (или согласовывать) приказы по личному составу без дополнительного оформления, однако такие приказы должны быть подписаны еще и руководителем организации.

Если же Вы имеете в виду полное делегирование полномочий руководителя на подпись соответствующих приказов, то в этом случае необходимо уполномочить специалиста отдела кадров, т.е. наделить его правом подписи за руководителя организации. Наделить специалиста отдела кадров такими полномочиями можно несколькими способами, рассмотрим этот вопрос подробней.

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления организации (как правило руководителем, как ее единоличным исполнительным органом) или уполномоченными им лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами и локальными нормативными актами.

Таким образом, подписывать приказы по личному составу со стороны организации может любое уполномоченное на это лицо. При этом, при подписании трудовых договоров, в шапке трудового договора необходимо указать ФИО лица, которого уполномочили на такое заключение договоров, и указать документ, согласно которому указанному лицу были переданы полномочия (это может быть Устав, доверенность, решение учредителей и т.п.).

Теперь к вопросу о том, как же именно должны передаваться полномочия на основании какого документа. Трудовое законодательство конкретную процедуру умалчивает. Такая процедура передачи полномочий может быть прописана в Уставе организации. При наличии такого описания следует действовать четко в соответствии с Уставом.

Если в Уставе конкретный порядок отсутствует, то можно руководствоваться следующим. При проведении юридической экспертизы документов, подписанных исполняющим обязанности (врио) встречаются три варианта оформления передачи полномочий руководителя (как полностью, так и частично):

1) на основании приказа;

2) на основании доверенности (выданной руководителем организации или нотариусом);

3) на основании решения уполномоченного органа управления юридического лица.

Действующим законодательством (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ), ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)) предусмотрено, что единоличный исполнительный орган общества (руководитель) без доверенности действует от имени ООО и АО, в том числе и в трудовых правоотношениях.

Свои полномочия (включая право подписи приказов по личному составу) руководитель ООО и АО может делегировать другим работникам. При этом Трудовой кодекс РФ упоминает институт уполномоченных представителей юридического лица в следующих ситуациях:

- права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются в том числе уполномоченными ими лицами в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами (ч. 6 ст. 20);

- одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ч. 1 ст. 57),

При этом ответа на вопрос о порядке делегирования полномочий в указанных случаях отсутствует.

Возможность подписания приказов и иных локальных нормативных актов не только руководителем организации, но и уполномоченным им на это лицом предусмотрена и подзаконными нормативными актами, к примеру, Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Не дает ответ на этот вопрос при указанных обстоятельствах и Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", позиция которого, изложенная в п. 12, сводится к тому, что никакие конкретные документы, подтверждающие временную передачу полномочий руководителя, не упоминаются, а указывается лишь, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Подробнее рассмотрим, каждый из возможных вариантов:

Приказ

По вопросу достаточности лишь приказа для подтверждения временной передачи полномочий руководителя судебная практика противоречива.

К примеру, ФАС Восточно-Сибирского округа в своем Постановлении от 12.03.2009 N А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09 по делу N А19-7218/07-57-5-52 приходит к выводу о том, что приказа о передаче полномочий на время отсутствия руководителя, подписанного руководителем организации, достаточно для того, чтобы считать полномочия на подписание приказов по обществу переданными.

Большинство же судов придерживаются иного мнения.

ФАС Московского округа в своем Постановлении от 09.01.2004 по делу N КГ-А41/10211-03 посчитал незаконным принятие отказа от кассационной жалобы, который подписан исполняющим обязанности генерального директора, действующим на основании приказа генерального директора, так как, по мнению суда, руководитель назначается решением общего собрания, а полномочия и случаи исполнения его обязанностей уставом общества не предусмотрены.

Следовательно, суды в своем большинстве исходят из того, что назначить работника исполняющим обязанности руководителя ООО и АО может только уполномоченный орган или лицо, которое определяется уставом организации.

Доверенность

Несомненно, что исполняющее обязанности руководителя лицо, представляя интересы организации, действует не от себя, а от имени работодателя, следовательно, представление таких интересов носит универсальный (как "внешний", так и "внутренний") характер, включая правоотношения с работником как стороной трудового договора, заключенного между организацией и физическим лицом. Исходя из этого можно сделать вывод, что в правоотношениях с работником, необходимо руководствоваться ст. 185 ГК РФ, регулирующей порядок оформления доверенностей, так как:

- трудовое законодательство не дает ответ на вопрос о порядке делегирования полномочий руководителем организации;

- права (полномочия выступать от имени работодателя) невозможно передать без обязанностей (так как их неисполнение повлечет ответственность работника, наделенного такими правами, перед лицом, наделившим его такими правами, - работодателем), так как они неразрывно связаны между собой;

- лицо, которому переданы полномочия на подписание кадровой документации, действует не от своего имени, а от имени работодателя, то есть представляет его интересы. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами ГК РФ.

Таким образом, передача полномочий может быть оформлена доверенностью.

Решение уполномоченного органа управления юридического лица, в чьей компетенции находилось избрание единоличного исполнительного органа общества.

В таком решении следует оговорить, какими полномочиями наделяется исполняющий обязанности. Это может быть реализовано несколькими способами, которые зависят от того, какие полномочия передаются. Если лицу, исполняющему обязанности руководителя, передаются все полномочия, то в таком решении достаточно указания на то, что передаются полномочия руководителя, указанные в уставе организации. Если же исполняющего обязанности решили наделить не всеми полномочиями, а только их частью, то необходимо перечислить каждое из передаваемых полномочий.

Эта точка зрения основана на законодательстве о хозяйственных обществах (ст. 42 Закона N 14-ФЗ, п. 4 ст. 69 Закона N 208-ФЗ), которым предусмотрена определенная процедура передачи полномочий, включающая как одно из обязательных условий принятие решения по этому вопросу постоянно действующим коллегиальным органом общества или общим собранием участников (акционеров) - в зависимости от того, к чьей компетенции отнесен вопрос об избрании (назначении) руководителя. В этом случае в выдаче доверенности нет никакой необходимости.

Данный вывод также подтверждает судебная практика.

Так, ФАС Московского округа, признавая совершение юридически значимых действий надлежащим лицом, в своем Постановлении от 08.11.2005 N КГ-А40/10707-05 указал, что в соответствии со ст. 33 Закона N 14-ФЗ вопросы, связанные с порядком образования, функций исполнительных органов общества, передачи полномочий исполнительного органа управляющей организации или управляющему, входят в компетенцию общего собрания участников общества. Таким образом, общее собрание участников ООО было вправе наделить лицо полномочиями единоличного исполнительного органа (генерального директора) общества.

Таким образом, из перечисленных выше способов передачи полномочий руководителя правомерным является передача полномочий на основании решения уполномоченного органа управления юридического лица, в чьей компетенции находится избрание единоличного исполнительного органа общества, доверенность на исполнение тех или иных обязанностей. Одного приказа в ряде случаев может быть не достаточно, если порядок передачи полномочий не регламентирован в Уставе.

Подробности в материалах Системы:

  1. Журнал: «Кадровое дело», № 3, март 2009

Как закрепить делегирование полномочий по работе с кадрами

Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затрачиваемое на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов)*.

Как документально оформить право главного специалиста отдела кадров подписывать приказы в отсутствие начальника отдела кадров?

Как документально оформить право главного специалиста отдела кадров подписывать приказы в отсутствие начальника отдела кадров?

  1. Ответ: Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены встатье 188 Гражданского кодекса РФ.

  1. Нормативно-правовая база: Трудовой Кодекс РФ;

Статья 20. Стороны трудовых отношений
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 185. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.07%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль