Как оформить нерабочие праздничные дни в табеле учета рабочего времени для сотрудника, находящегося в учебном отпуске?

1186

Вопрос

Сотрудник на основании справки-вызов оформляет учебный отпуск с 31.12.2012 по 28.02.2013. Как правильно зафиксировать в табеле даты отпуска: 31 переносится на 29, 29.12.2012 - У, 30.12.2012 - В, 31.12.2012 - В, 1, 2, .... - У и т.д.?

Ответ

Ответ на вопрос: Если на период учебного отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, учебный отпуск не продлевается. Такой вывод можно сделать из ч. 1 ст. 120 ТК РФ. Учебный отпуск предоставляется строго на дни, указанные в справке-вызове. При этом приходящиеся на отпуск нерабочие праздничные дни оплачиваются как дни учебного отпуска (п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007№ 922). Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). С этой целью постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени. В данном постановлении также содержатся указания по заполнению данных форм табеля. Следовательно, при формировании табеля учета рабочего времени работодатель обязан пользоваться данными указаниями. Таким образом, можно сказать, что при отражении случаев неявки на работу, учет которых ведется в календарных днях (например, ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск, временная нетрудоспособность, учебный отпуск и т.д.), в табеле учета, в верхней строке графы 4, проставляются только буквенные коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми (или отмечаются знаком "Х"). Учебный отпуск с сохранением зарплаты (буквенный код "У" или цифровой "11"), в табеле учета рабочего времени отражается в календарных днях методом сплошной регистрации, т.е. включая выходные и нерабочие праздничные дни. Также отметим, что все отметки должны производиться на основании соответствующих документов. Следовательно, в табеле учета рабочего времени с 31.12.2012 по 28.02.2013 у сотрудника будет стоять буквенный код "У".

Подробнее в материалах Системы:

  1.  

Как вести учет рабочего времени

Формы учета рабочего времени

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Для этого используйте типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);

  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Журналы и книги: Журнал "Кадровое дело", № 5, май 2010 год

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Можно ли не вести табель в маленьких компаниях?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями. Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты***. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Вид затрат рабочего времени

Код

буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Работа в выходные и праздники

РВ

03

Сверхурочная работа

С

04

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

О8

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

10

Учебный отпуск с сохранением зарплаты

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты

УВ

12

Учебный отпуск без сохранения зарплаты

УД

13

Отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возраста

ОЖ

15

Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателя

ДО

16

Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину)

Б

19

Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе

ПВ

22

Невыходы на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей

Г

23

Прогулы

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя

НС

25

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

27

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы

НВ

28

Забастовка

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

30

Время простоя по вине работодателя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

НП

32

Время простоя по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплаты

НБ

35

Время приостановки работы при задержке заработной платы

НЗ

36


Что грозит, если неправильно оформлять табель?

Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени? Какая ответственность грозит нам, если что-то не так?

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем. Помните, что налоговая инспекция проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости. Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы. Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям.

При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения». Штраф составляет 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)****.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

И. Шабашова
редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

Табель учета
рабочего времени
и расчета оплаты труда
(форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени
(форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела I. "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2. "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, а при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18-34.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8.

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль