Как отправить письмо с уведомлением?

515

Вопрос

Сотрудник не выходит на работу с 21 ноября 2012 года. Мы ему послали уведомление на домашний адрес (почтовый конверт с уведомлением о вручении) о необходимости явиться на работу и дать объяснения об отсутствии на рабочем месте. Конверт заклеен, как мы можем в последствии доказать, что там действительно было данное уведомление

Ответ

Для того чтобы доказать, что Вы направили сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, рекомендуем отправлять указанное уведомление ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения – документ, который может подтвердить, что в письмо было вложено именно указанное уведомление, а не что-то другое.

Таким образом, опись вложения описывает количественные и стоимостные характеристики почтового отправления (это может быть и один рубль). Бланк описи вложения перед запечатыванием должен быть завизирован штампом почтового отделения. Почта России использует бланк описи по форме 107 (их можно взять на почте и там же заполнить). При отправлении заполняются два бланка описи вложения, после чего почтовый работник сопоставляет отправляемые предметы с записями в описи, если все верно, то один экземпляр описи вложения вкладывается в почтовое отправление и упаковывается, а второй экземпляр остается у отправителя ( т.е. у Вас). Практика показывает, что описи вложения обычно достаточно, чтобы доказать факт отправки именно уведомления. Однако в дополнении к описи может быть составлен соответствующий акт о том, что в письмо вложено уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, в акте должны расписаться 2-4 независимых свидетеля, способных на суде подтвердить данную информацию.

Исходя из изложенного, рекомендуем Вам направить повторное уведомление, но теперь уже с описью вложения. Так Вы обезопасите себя от возможных претензий со стороны работника, связанных с тем, что в письме не было соответствующего уведомления, направления которого предусмотрено законом.

Если первоначальное заказное письмо вернулось в связи с тем, что адресат его не получил по каким-либо причинам, для подтверждения факта направления уведомления работнику , полученное обратно письмо ни при каких обстоятельствах нельзя вскрывать. Оно должно сохранить все печати и штампы почтового отделения. В суд такое письмо представляется в запечатанном виде и вскрывается судьей. Содержимое письма и будет доказательством направления уведомления (если в запечатанном конверте уведомление реально было). Если вы вскрыли вернувшийся конверт, то доказать. Что в нем было изначально уже нельзя.

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Нормативно-правовая база:ПОЧТОВЫЕ ПРАВИЛА ОТ 22.04.1992 (ОРГАН, УТВЕРДИВШИЙ ДОКУМЕНТ ИЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ К ДОКУМЕНТУ - СОВЕТ ГЛАВ АДМИНИСТРАЦИЙ СВЯЗИ РЕГИОНАЛЬНОГО СОДРУЖЕСТВА В ОБЛАСТИ СВЯЗИ)

154. Ценные письма от граждан принимаются только в открытом виде с проверкой вложения. Ценные бандероли по желанию отправителей могут приниматься как в открытом, так и закрытом виде.

Открытые ценные письма и бандероли принимаются с описью всех отправляемых предметов. Опись вложения ф.107 составляется отправителем в двух экземплярах с обязательным указанием почтового полного адреса и наименования получателя. Пересылаемое вложение записывается в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. Оба экземпляра описи подписываются отправителем.

По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в ценное письмо (бандероль), оценка предметов может не указываться.

Если в ценном открытом письме (бандероли) среди ценных пересылаются предметы без оценки, то в графе "Ценность" против их записи делается прочерк.

При пересылке в ценном открытом письме авансовых и бухгалтерских отчетов, а также относящихся к ним документов разрешается вносить их в опись общим количеством листов с указанием общей суммы оценки.

Облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы записываются в опись ценного письма с указанием номеров, серий и их номинальной стоимости, а по облигациям и билетам, на которые выпали выигрыши, вместо номинальной стоимости указывается сумма выигрыша.

155. При приеме открытого ценного письма (бандероли) работник связи сверяет вложение с описью, а также тождественность места назначения, наименование адресата, суммы ценности и особые отметки, указанные на отправлении и в обоих экземплярах описи, расписывается на них и ставит оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в ценное письмо (бандероль), а второй экземпляр выдается отправителю.

Открытые ценные письма и бандероли в присутствии отправителя упаковываются, заклеиваются и опечатываются страховой печатью с таким расчетом, чтобы все клапаны письма или оболочки бандероли были скреплены сургучными оттисками страховой печати обеспечивающими сохранность вложения.

 

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль