Сколько хранится приказ 5 лет или 75 лет?

3691

Вопрос

переводим сотрудника на режим неполного рабочего дня. Сколько хранится такой приказ 5 лет или 75 лет? З

Ответ

Как организовать документооборот в кадровой службе

 

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Журнал "Кадровое дело", № 3 , март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Виды приказов

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу
со сроком хранения 75 лет

Приказы по личному составу
со сроком хранения 5 лет

О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

<...>

Л. Доронина
кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления

аконодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. К приказам по основной деятельности можно отнести (создание, реорганизация или ликвидация организации, утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, создание новых структурных подразделений, установление режима работы и внесение изменений в него, утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов) и т.д.). Таким образом, приказы об изменении режима работы относятся к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. 

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль