Является обязательным пунктом в номенклатуре по кадрам - список работников и как часто его нужно обновлять?

107

Вопрос

Доброе время суток. Составляю номенклатуру дел по кадрам. СПИСОК РАБОТНИКОВ (срок хранения 75л.) - это обязательный пункт? Если ДА, то как этот список составляется: ежегодно? ежемесячно? или он просто обновляется по мере изменений...

Ответ

Ответ на вопрос:

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

Как правило, на практике, за основу при составлении номенклатуры берут Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Таким образом, можно сделать вывод, что каждый работодатель составляет номенклатуру дел по своему усмотрению, учитывая документы, которые образуются в деятельности организации. Следовательно, если вы не формируете никакие списки работников, то и включать данный документ в номенклатуру дел не нужно.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ:Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Более подробно о Сроках хранения документов по номенклатуре дел вы можете узнать в статье.


Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:
– вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
– формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
– вести индексацию дел;
– обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Заполнение номенклатуры дел


Более подробно о номенклатуре дел отдела кадров вы можете узнать в статье.


Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Графа № 1 номенклатуры дел

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

Графа № 2 номенклатуры дел

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).


Читайте о тарификационном списке работников еще больше по ссылке.


Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Совет редактора: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Графа № 4 номенклатуры дел

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества внесите в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих сотрудников» и «Личные дела сотрудников». Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок – 75 лет (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Графа № 5 номенклатуры дел

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

По окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

11.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль