Как правильно оформить отпуск

43929
Пора отпусков вызывает у кадровика массу вопросов. Мы решили помочь нашим коллегам. И организовали на нашем сайте онлайн-семинар, посвященный всем видам отпусков. Самые распространенные и актуальные вопросы выносим на обозрение.

Какая тема больше всего волнует кадровиков в летний период? Конечно, оформление отпусков. В конце июля на сайте www.kdelo.ru прошел онлайн-семинар, посвященный всем видам отпусков. Вы прислали множество нестандартных отпускных ситуаций, с которыми приходится сталкиваться кадровикам в повседневной работе. Поступившие вопросы оказались очень интересными. Предлагаем вам подборку самых актуальных из них.

На какой период предоставлять отпуск: на 7 или на 5 дней?

При предоставлении работнику основного отпуска на 7 дней (понедельник–воскресенье), нужно ли учитывать выходные дни или же можно использовать только 5 дней отпуска, а субботу и воскресенье считать законными выходным днями? [14may1982]*

Если работнику предоставляется отпуск на семь дней и в число этих дней попадают выходные, они должны войти в состав отпуска, поскольку продолжительность отпусков исчисляется в календарных, а не в рабочих днях (ст. 120 ТК РФ). Если вы предоставляете часть отпуска на период понедельник–пятница, это будет отпуск на пять календарных дней, а не на семь. Разделение отпуска на части с исключением выходных не является нарушением, но это нерационально, поэтому работодатель вправе не согласиться с таким порядком предоставления отпуска. Ведь если сотрудник хочет сформировать части отпуска так, чтобы исключить выходные, он автоматически увеличивает общее количество дней своего отдыха.

Как изменить дату отпуска, запланированную в графике отпусков?

1. В организации утвержден график отпусков, однако сотрудник не желает и не готов пойти в отпуск с даты, указанной в графике отпусков. Возможно ли предоставить сотруднику отпуск на более позднюю дату? Обязательно ли писать заявление о переносе отпуска на другую дату в отпускном периоде? [Investtek]

2. Допускается ли внесение работодателем изменений в утвержденный график отпусков (инициатива работника, работодателя)? Например, перенос отпуска на более ранний срок. Каков порядок внесения такого изменения? [LM1234]

График отпусков обязателен для работника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Но если работодатель не против перенесения отпуска на другой срок, это можно сделать в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса. Указанная норма хотя и не говорит прямо о такой возможности, но и не запрещает переносить отпуск на другой период по каким-либо обстоятельствам, не оговоренным в законе (например потому, что работнику неудобна запланированная дата отпуска). Как следует из части первой статьи 124 Трудового кодекса, упомянутые обстоятельства должны быть перечислены в локальном нормативном акте.

Если работник желает перенести свой отпуск на другой срок (более ранний или более поздний), он пишет об этом заявление. Согласие или несогласие работодателя выражается визой руководителя организации на заявлении работника. Если работодатель не согласен с перенесением отпуска, сотрудник должен использовать отпуск по графику. Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 издается на основании этого заявления. Новая дата отпуска отражается в графе «Перенесение отпуска» графика отпусков, а в качестве основания указывается заявление работника.

Вебинар 24 января "За что штрафовала ГИТ в 2016 г. Учимся на чужих ошибках"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
  2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
  3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
  4. Охрана труда - почему теперь это важно

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Когда можно компенсировать часть отпуска свыше 28 дней?

В нашей фирме работают сотрудники, у которых за предыдущее время работы накопилось по 42 и более неиспользованных дней отпуска. Можно ли их заменить компенсацией? Если да, как это оформить?[gromozeka]

Полная денежная компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается только при увольнении (ст. 127 ТК РФ). Однако можно компенсировать деньгами части отпусков, не использованных за предыдущие периоды.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией можно заменить часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ст. 126 ТК РФ). Это значит, что накопившиеся стандартные отпуска, каждый из которых не превышает 28 дней, компенсировать деньгами нельзя. Их нужно предоставить в виде дней отдыха. А если отпуска удлиненные, то часть, превышающую 28 дней от каждого из накопившихся отпусков, заменить деньгами можно. Для замены отпуска денежной компенсацией работник должен написать заявление, а сама замена производится на основании приказа работодателя, изданного в свободной форме**.

Можно ли предоставить отпуск на испытательном сроке?

Сотрудник на испытательном сроке. Можно ли ему предоставить основной оплачиваемый отпуск и на сколько дней? [u.rodionov]

Да, Трудовой кодекс предоставляет такую возможность. В статье 122 Кодекса сказано, что право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Согласие или несогласие работодателя выражается визой руководителя организации на заявлении работника. Если работодатель откажет, сотрудник не вправе использовать отпуск авансом. Авансом может быть предоставлен отпуск полной продолжительности (28 календарных дней) либо часть отпуска такой продолжительности, о которой договорятся стороны. При разделении отпуска на части помните, что хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Если работник заболел в отпуске

1. Сотрудница была на больничном во время отпуска (есть больничный лист). Как ей правильно оформить продление отпуска? [Косикова Наталья]

2. Сотрудник ушел в отпуск 56 календарных дней (за два года), во время отпуска заболел и принес больничный лист. Имеет ли он право не продлевать отпуск на время своего больничного и выйти на работу? Ему уже оплатили и отпускные, и больничный лист. [Авиценна]

Продление отпуска в связи с болезнью оформляется следующим образом. Сначала сотрудник должен написать заявление о продлении отпуска на основании листка временной нетрудоспособности и приложить к нему этот листок. Сотрудник может принести заявление сам или передать через родственников. Заявление формулируется примерно так: «Прошу продлить предоставленный мне с 01.07.2010 по 28.07.2010 ежегодный оплачиваемый отпуск на четыре дня в связи с моей болезнью с 05.07.2010 по 08.07.2010. Листок временной нетрудоспособности от… №… прилагаю».

Работодатель издает приказ в свободной форме о продлении отпуска на количество дней нетрудоспособности согласно больничному. Как правило, приказ оформляется в день предъявления работником листка нетрудоспособности. Многие кадровики считают, что приказ издавать необязательно, поскольку в законодательстве нет подобных требований. Однако приказ нужен как подтверждение волеизъявления работодателя, ведь отпуск из-за болезни можно не только продлить, но и перенести на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). В графике отпусков должна стоять запланированная дата отпуска (01.07.2010–28.07.2010) и фактическая.

Фактическую дату можно отразить:

  • единым периодом: 01.07.2010–01.08.2010;
  • двумя периодами: 01.07.2010–28.07.2010, 29.07.2010–01.08.2010;
  • с исключением времени болезни: 01.07.2010–04.07.2010, 09.07.2010–01.08.2010.

Но последний вариант больше похож на разделение отпуска на части, поэтому лучше пользоваться первым или вторым. В графе «Примечания» графика отпусков пишется: «Отпуск продлен в связи с временной нетрудоспособностью работника. Листок нетрудоспособности от…№…, приказ от… №…».

Если отпуск не был продлен, часть отпуска, соответствующая количеству дней временной нетрудоспособности, переносится на другое время. При этом оформляется приказ в свободной форме о перенесении отпуска на другой срок.

Включать ли в график все неиспользованные отпуска?

При восстановлении бухучета стало известно, что с 2007 года сотрудники не ходили в отпуск. Следует ли при планировании на ближайший год внести в график отпусков все задолженности по отпускам перед сотрудниками за предыдущие периоды (порядка 40–70 дней на каждого)? [TZubkova]

Статья 123 Трудового кодекса, регулирующая порядок составления графика отпусков, не запрещает включать в этот документ отпуска работников за предыдущие периоды. Вы можете предусмотреть все эти отпуска в графике, составляемом на ближайший рабочий год. Можно, например, сотруднику поставить по два отпуска за разные рабочие периоды. По этому вопросу существует разъяснение Роструда***.

Иногда в силу различных причин работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. При этом за ними сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков. Отпуска за предыдущие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Как перейти на расчет дополнительных отпусков в календарных днях?

На нашем предприятии дополнительные отпуска за вредные условия труда предоставляются в рабочих днях. Хотим перейти с 1 января 2011 года на предоставление данного отпуска в календарных днях из расчета шестидневной рабочей недели. Отпуск в календарных днях предоставлять за время, отработанное с 1 января 2011 года, или со всеми оставшимися долгами на 1 января 2011 года? [lensmi]

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях (ст. 120 ТК РФ).

Отдельные нормативные правовые акты предусматривают предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков в рабочих днях. Это, например, Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день****. Однако исчисляться такие отпуска должны в соответствии со статьей 120 Трудового кодекса – в календарных днях. В календарных же днях указывается и общая продолжительность оплачиваемого отпуска при оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику.

Методика перевода рабочих дней в календарные содержится в письме Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ. В этом письме разъяснено, что с 1 февраля 2002 года все предоставляемые работникам ежегодные оплачиваемые отпуска должны исчисляться в календарных днях.

Таким образом, вы должны были вести перерасчет дней отпусков из рабочих в календарные, начиная с 1 февраля 2002 года. И с этой же даты нужно считать «долги» по дополнительным отпускам, если они накопились на настоящий момент в связи с неправильным расчетом. Неиспользованные дни отпусков предоставляются в текущих периодах работы.

Когда предоставить очередной отпуск будущей декретнице?

У работницы имеется неотгулянный очередной оплачиваемый отпуск за текущий период работы, а с 1 декабря 2010 года работница уходит в отпуск по беременности и родам. Как правильно предоставить ей очередной отпуск, если после отпуска по уходу за ребенком она собирается увольняться? [ОСП]

Есть несколько вариантов действий в данной ситуации. Предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпуск можно:

  • до отпуска по беременности и родам – осенью 2010 года (если ее отпуск запланирован у вас в графике отпусков на этот период – согласно графику, если нет – по заявлению работницы);
  • непосредственно перед декретом с переходом в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • сразу после окончания отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • сразу после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В данном случае получится оформление отпуска с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). Поинтересуйтесь у работницы, каким вариантом она хотела бы воспользоваться, и попросите написать соответствующее заявление.

Если до увольнения отпуск не будет ей предоставлен, сотруднице положена денежная компенсация за неиспользованный отпуск.

Как влияет отпуск за свой счет на очередной отпуск сезонного рабочего?

Работник принят на сезонные работы (на пять месяцев). По его заявлению в этот период ему предоставлено 10 дней отпуска без сохранения заработной платы. Сколько дней нужно исключить из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, у этого сезонного работника? [Лесовод]

Из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, исключаются отпуска без сохранения зарплаты, если их общая продолжительность в течение рабочего года превышает 14 календарных дней (ст. 121 ТК РФ). Это общее правило, оно действует и в отношении сезонных работников. Как видно из вопроса, отпуск без содержания работнику предоставлялся единовременно сроком на 10 календарных дней. Это меньше 14 дней, значит, период работы при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска смещаться не будет.

Читайте о том, как составить график работы.


* В квадратных скобках указаны псевдонимы (никнеймы) участников семинара.

** Образец приказа.

*** Письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

**** Утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/П-22.

Читайте статью о внесении исправлений в больничные листы нового образца и смотрите правила заполнения больничного листа в 2013 году работодателем.

Отпуска: сложные вопросы и нестандартные ситуации

Оформите подписку на печатный или электронный журнал « Кадровое дело»

Каждый месяц - несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль