Исправление записей в трудовых книжках. Сложные ситуации

29985
Кому-то может показаться, что о трудовых книжках известно все, но опытные кадровики знают, как много вопросов возникает на практике. Чаще всего эти вопросы касаются необходимости и правильности внесения той или иной записи, а также поиска дополнительных возможностей исправления нетипичных ошибок. Сложность заключается в том, что не все вопросы четко урегулированы в нормативно-законодательных актах. Давайте вместе найдем ответы на наиболее трудные вопросы, возникающие в работе с трудовыми книжками.

Кому-то может показаться, что о трудовых книжках известно все, но опытные кадровики знают, как много вопросов возникает на практике. Чаще всего эти вопросы касаются необходимости и правильности внесения той или иной записи, а также поиска дополнительных возможностей исправления нетипичных ошибок. Сложность заключается в том, что не все вопросы четко урегулированы в нормативно-законодательных актах. Давайте вместе найдем ответы на наиболее трудные вопросы, возникающие в работе с трудовыми книжками.

Порядок исправления ошибок

Как написать в трудовой книжке, что запись недействительна? Пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек[1] определяет возможность исправления неточных и неправильных записей в разделе «Сведения о работе» только путем признания записи недействительной. Такой порядок установлен для того, чтобы в трудовых книжках не было помарок, зачеркиваний, других исправлений. Однако именно это правило часто ставит кадровиков в тупик. Давайте подробно рассмотрим порядок внесения исправлений в трудовую книжку.

Итак, в случае необходимости внести изменения в запись в трудовой книжке, необходимо признать ее недействительной. При этом нужно присвоить порядковой номер самой записи, исправляющей ошибку. Об этом на практике часто забывают. Кадровикам необходимо помнить, что все записи, вносимые в трудовые книжки и вкладыши к ним в раздел «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должны иметь порядковые номера. Однако из этого правила есть два исключения, когда вносимым записям порядковые номера не присваиваются. К таким случаям относятся записи:

  • о названии организации-работодателя;
  • о переименовании организации.

Когда можно вносить исправления

Много вопросов возникает у кадровиков относительно хронологической последовательности внесения исправляющих записей. Ведь часто ошибки обнаруживаются не сразу, а спустя некоторое время и порой уже после внесения последующих записей. На этот вопрос мы можем найти с вами ответ в инструкции. В ней сказано, что запись о признании записи недействительной заносится после последней в данном разделе записи. Что допускает некий разрыв во времени между неправильной записью и ее исправлением.

В пункте 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек[2] сказано, что ошибочная запись в трудовой книжке работника может быть исправлена (путем признания ее недействительной) не только по месту работы, где была внесена ошибка, но также и работодателем по новому месту работы. Разумеется, только на основании официального документа (справки), документально подтверждающей действительные сведения о работе. Таким образом, мы находим в нормативных актах подтверждение тому, что вносить исправления в трудовую книжку можно в любое время, в зависимости от времени обнаружения ошибки. Относится это и к записям на титульном листе трудовой книжки - о получении образования, о смене фамилии[4].

Однако необходимо обратить внимание на дату, которая в этом случае должна быть указана в графе 2. Порядок заполнения графы 2 трудовой книжки вызывает много вопросов. С одной стороны пункт 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек четко определяет: в графе 2 указывается дата приема на работу. Кроме того, до настоящего времени кадровики подсчитывают непрерывный трудовой стаж работников[3] именно по датам, внесенным в графу 2. В то же время на практике в целом ряде случаев[5] в этой графе необходимо указывать дату внесения записи, в том числе в случаях внесения записи о признании прежних записей недействительными. Поэтому в графе 2 может быть указана и дата внесения записи, и дата события (приема, перевода, увольнения). В образце ниже мы подробно рассматриваем порядок исправления ошибочной записи в трудовой книжке.

Записи о работе по совместительству

Порядок внесения записей о работе по совместительству установлен пунктом 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Он касается соблюдения главного условия внесения записей о работе по совместительству - записи вносятся по основному месту работы сотрудника. Причины этого вполне понятны. Трудовая книжка не может быть выдана на руки работнику, за исключением случая увольнения. Однако ряд вопросов о порядке внесения сведений о работе по совместительству все же вызывает сложности на практике.

Образец изменения записи в трудовой книжке

Исправление записей в трудовых книжках. Сложные ситуации

Пример

Андрей К. в период работы в ЗАО «Интеграл» устроился по совместительству в ООО «Счет». Он не высказывал просьбу о внесении ему записи о работе по совместительству, поэтому сотрудник кадровой службы ЗАО «Интеграл» не внес ему такую запись. Вскоре Андрей уволился из ЗАО «Интеграл» (с основного места работы) и сразу же поступил на работу в ЗАО «Алгоритм», продолжая работать в ООО «Счет» по совместительству.

Спустя некоторое время Андрей К. попросил кадровика ЗАО «Алгоритм» внести в трудовую книжку запись о работе по совместительству. Инспектор отдела кадров сначала не знал, как поступить, ведь в данном случае, нужно было нарушить хронологию внесения записей. Однако, разобравшись, как правильно сформулировать запись в графе 3 и какую дату в этом случае правильно будет указать в графе 2 - дату внесения записи или же фактическую дату приема на работу по совместительству, кадровик оформил трудовую книжку следующим образом (образец).

Исправление записей в трудовых книжках. Сложные ситуации

Записи о службе в армии

Самый распространенный вопрос, связанный с записями о службе в армии, также касается хронологии их внесения. Давайте разберемся можно ли вносить запись о службе в армии уже после внесенных записей о работе, которая по времени была позже самой воинской службы.

Пример

Алексей П. после службы в армии устроился на работу на машиностроительный завод. Однако по неизвестным причинам, запись о службе Алексея кадровик завода в трудовую книжку не внес. После увольнения с завода, Алексей продолжил трудовую деятельность в таксомоторном парке. Проработав в нем более года, Алексей обратился с просьбой к инспектору отдела кадров внести ему в трудовую книжку запись о времени военной службы.

Кадровик рассудил так. Согласно подпункту а) пункта 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся сведения о времени военной службы. Никаких ограничений по времени внесения таких записей нормативные акты не делают. Поэтому можно внести сотруднику запись о времени военной службы в независимости от последовательности событий.

Записи о переименовании организации

О главной особенности внесения таких записей - о том, что им не присваивается порядковый номер, вы уже знаете. Обратите внимание, что записи о переименовании не имеют не только порядкового номера, но также не датируются, т. е. при их составлении не заполняется графа 2 трудовой книжки. В этом случае сведения о дате переименования несет документ, указанный в основании записи в графе 4.

Какие еще сложности могут возникнуть? Например, сведения о переименовании организации не были внесены своевременно, и возникает вопрос - можно ли вносить такие записи спустя несколько лет. Давайте рассмотрим еще один пример.

Пример

В сентябре 2006 года Елена С. была принята на должность руководителя отдела кадров одного из машиностроительных заводов. Вскоре она обнаружила, что в 1996 году завод изменил свое название, а записи о переименовании организации в трудовых книжках сотрудников сделаны не были. Возник вопрос: как исправить эту ситуацию, ведь за прошедшие десять лет в трудовые книжки многих работников были внесены записи о переводах на другие должности, а кто-то из сотрудников вообще уволился.

Поскольку записи о переименовании нужно было сделать обязательно, Елена решила поступить следующим образом. Записи о переименовании завода расположить после последней записи в разделе «Сведения о работе». В графе 3 раздела написать: Машиностроительный завод «Вымпел» 01.06.1996 переименован в Закрытое акционерное общество «Вымпел» (ЗАО «Вымпел»). А в графе 4 указать основание переименования - протокол собрания акционеров от 01.06.1996 № 3.

У тех сотрудников, которые уже уволились с завода и записи о переименовании не имели, в будущем могли бы быть проблемы с оформлением пенсии. Им могли не засчитать стаж работы на этом предприятии, так как они были приняты на работу на Машиностроительный завод «Вымпел», а уволены из Закрытого акционерного общества «Вымпел» (ЗАО «Вымпел»). Поэтому Елена распорядилась выслать уволившимся работникам справки о переименовании завода.



[1] Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

 

[2] Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

[3]С 1 января 2007 года Определением Конституционного Суда РФ от 2 марта 2006 года № 16-О отменена зависимость размера оплаты больничного листка от непрерывного трудового стажа. Подробнее об этом читайте в № 6, 2006, стр. 13.

[4] См. рубрику «Почтовый экспресс» (стр. 77).

[5] См. ответы на кейс «Трудовая книжка» конкурсного задания «Кадровик года» (стр. 84).

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.18%
  • Не оформляем срочников 19.5%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль