Как составить инструкцию к должности

447
В работе над должностными инструкциями вам как специалисту по кадрам отводится роль куратора и консультанта. Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов.

Чем пользоваться

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь вам окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих*. Несмотря на то что в основном в нем содержится описание руководящих должностей, да и то не всех существующих на данный момент, на основе этого документа можно составить практически любую должностную инструкцию. Например, для составления инструкции офис-менеджера можно воспользоваться описанием должности секретаря руководителя, а на базе должности мастера участка написать должностную инструкцию супервайзера.

Обратите внимание еще на один важный документ-Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих**. Он поможет вам быстро ориентироваться в квалификационном справочнике. К сожалению, пока еще нет отдельных справочников по разным отраслям экономики, а также по рабочим профессиям (так называемых Единого квалификационного и Единого тарифно-квалификационного справочников), но они постепенно будут издаваться.

* Утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37.
** Утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. №9.

Поскольку должностная инструкция обязательна не для всех организаций, не существует и общего нормативного акта, который содержал бы правила ее составления. Однако есть рекомендации для отдельных государственных учреждений, ими также можно пользоваться. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции в организациях Госкомэкологии*.

* -Утверждены приказом Госкомэкологии России от 10 декабря 1997 г. №552 «О системе управления охраной труда в организациях».

Стандарта на составление должностной инструкции нет: в каждой организации существуют свои требования к должностям

Инструкция по инстанциям

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно, непосредственные руководители работников-начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов.

Нормативные акты для составления должностных инструкций
Нормативный акт Что закрепляет
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) Общеотраслевой перечень должностей руководящих работников и специалистов с квалификационными характеристиками по каждой должности
Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда Россииот 9 февраля 2004 г. № 9) Правила использования квалификационных характеристик для составления должностных инструкций в организациях
Рекомендации по разработке должностной инструкции (утверждены приказом Госкомэкологии России от 10 декабря 1997 г.№ 552 «О системе управления охраной трудав организациях») Рекомендации по структуре должностной инструкции и содержанию ее разделов

Чтобы руководители подразделений успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

Основное предназначение должностной инструкции-четко ответить на вопрос работника «Что делать?» и на вопрос руководителя «Кто несет ответственность?»

После того как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно договору как документу, обладающему большей юридической силой.

И в завершение процесса создания должностных инструкций генеральный директор компании или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе «УТВЕРЖДАЮ». После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.

Создание и утверждение должностной инструкции
Как составить инструкцию к должности

Для качественной разработки должностной инструкции вам понадобится не только информация об участниках процесса ее создания. Необходимо иметь представление о том, что включается в содержание данного документа. Поговорим об этом более подробно, а за основу возьмем должностную инструкцию менеджера по продажам.

Чем подробнее, тем лучше

Инструкция составляется не для конкретного работника, а для должности, которую он занимает. Другими словами, адресована она будет не менеджеру по продажам Петровой, а просто менеджеру по продажам (ведь в организации их может быть несколько-Петрова, Кузнецов, Мухина).

Правила составления должностных инструкций закрепляются в Положении о должностной инструкции

Общие правила составления должностных инструкций обычно прописываются в Положении о должностной инструкции*, утвержденном руководителем организации.

* -Подробнее о создании и утверждении Положения о должностной инструкции читайте на стр. 15.

Должностная инструкция как правило состоит из следующих разделов:
I. Общие положения.
II. Права.
III. Должностные обязанности.
IV. Ответственность.

Довольно часто вместо раздела «Общие положения» существует два других раздела-«Квалификация» и «Взаимосвязи работника». Кроме прав и обязанностей выделяют еще цели и задачи сотрудника. Мы предлагаем универсальный план составления должностной инструкции. Давайте посмотрим, что может включаться в каждый из разделов документа.

Разделе I «Общие положения». В этом разделе обычно указывают:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Этот пункт может выглядеть так: «Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам»;
требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования). Например, «На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее и/или среднее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование без стажа работы по специальности»;
кому непосредственно подчиняется работник (непосредственная подчиненность): «Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела сбыта»;
порядок назначения и освобождения от должности: «Назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела сбыта»;
наличие и состав подчиненных. Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если подчиненных не имеется, наличие и состав подчиненных указывать не нужно (можно написать: «Подчиненных у менеджера по продажам нет»);

В раздел «Общие положения» можно включить условие о возможности совмещения должностей и функций

- порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать). Например: «Во время отсутствия менеджера по продажам его замещает другой менеджер по продажам или заместитель начальника отдела сбыта»;
- перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, инструкции, рекомендации и т. д.). Например:

«Менеджер по продажам должен знать:1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта продукции.2. Перспективы развития рынков сбыта продукции в регионе.3. Методы изучения спроса на продукцию организации.4. Оптовые и розничные цены на продукцию, реализуемую организацией.5. Порядок заключения договоров на поставку продукции».

В раздел «Общие положения» можно включить и другие пункты, например «возможность совмещения должностей и трудовых функций».

Раздел II «Права». Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей. Например:

«Менеджер по продажам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений начальника отдела сбыта, касающимися сбыта продукции контрагентам.
2. Вносить на рассмотрение начальника отдела сбыта предложения по улучшению деятельности отдела».

Раздел III «Должностные обязанности». В этом разделе приводятся все обязанности, возлагаемые на работника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. Приведем пример.

«Менеджер по продажам:
1. Расширяет сеть клиентов, ведет предварительные переговоры, согласовывает поставку продукции потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
2. Организует подготовку заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок и взаиморасчетов.
3. Ведет закрепленную за ним базу контрагентов в сбытовой программе отдела в соответствии с утвержденными правилами.
4. Принимает участие в работе выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий, в которых участвует отдел».

Раздел IV «Ответственность». В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника. Например:

«Менеджер по продажам несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Причинение материального ущербав пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации».

Контролируем качество

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может впоследствии серьезно поплатиться. Представим эти типичные просчеты в виде схемы.

При составлении должностных инструкций следует избегать
Как составить инструкцию к должности

В заключение напомним, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность. Это может оказать неоценимую услугу при возникновении судебного спора, проведении проверок, разрешении конфликта в коллективе. Скажем, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии правильно составленной должностной инструкции ответственность перед налоговыми органами будет нести именно он, а не организация. Обязательно донесите это до сведения всех участников процесса разработки должностной инструкции.

За помощь в подготовке материала благодарим Алексея ШЕРЕШОВЦА,
эксперта журнала «SALES business / Продажи»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.01%
  • Иногда 56.61%
  • Не оформляем срочников 19.37%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль