Что делать, если вы потеряли трудовую книжку работника

7384
Системный администратор ЗАО «Пирамида» Андрей Н. обратился в отдел кадров с просьбой выдать заверенную копию его трудовой книжки для оформления загранпаспорта. Инспектор отдела кадров Елена С. работала недавно и только теперь обнаружила, что трудовой книжки компьютерного специалиста в кадровой службе нет. Елена пообещала сотруднику найти выход из сложившейся ситуации.

Системный администратор ЗАО «Пирамида» Андрей Н. обратился в отдел кадров с просьбой выдать заверенную копию его трудовой книжки для оформления загранпаспорта. Инспектор отдела кадров Елена С. работала недавно и только теперь обнаружила, что трудовой книжки компьютерного специалиста в кадровой службе нет. Елена пообещала сотруднику найти выход из сложившейся ситуации.

Из разговора с Андреем Елена выяснила, что трудовая книжка была утеряна ее предшественницей еще года два назад. Андрей знал об этом и думал, что ему уже давно оформили дубликат.

Елену поджимали сроки, так как в соответствии со статьей 62 ТК РФ она была обязана выдать Андрею копию трудовой книжки в трехдневный срок с момента письменного заявления работника. За помощью Елена обратилась к руководителю кадровой службы ЗАО «Пирамида» Зое Васильевне М.

Что посоветовала коллега

Зоя Васильевна объяснила Елене, что в установленный срок выписку из трудовой книжки сотруднику выдать не получится, так как в данном случае необходимо сначала оформить работнику дубликат трудовой. А для этого нужно не только технически оформить бланк дубликата, но и оказать помощь работнику в поиске документов, подтверждающих его трудовой стаж.

Руководитель кадровой службы в докладной записке поставила в известность директора компании об отсутствии важного кадрового документа.

Где искать документы о предыдущем стаже

Андрей Н. до работы в ЗАО «Пирамида» трудился электронщиком в районной поликлинике, инженером-программистом и системным администратором в НПП «Темп», а также системным администратором в ОАО «Автоматика».

Андрей точно указал названия предыдущих мест работы, и Елена быстро смогла отыскать их координаты в телефонном справочнике. Оказалось, что районная поликлиника была реорганизована, а документы, подтверждающие трудовой стаж сотрудников, переданы в архив. Елена составила запросы в архив и кадровые службы НПП «Темп» и ОАО «Автоматика», затем направила запросы заказными письмами по почте. Елена попросила предоставить сведения и записи о приеме на работу, награждениях, переводах и увольнении Андрея в каждой из организаций, сведения о поощрениях.

Коллеги Елены из НПП «Темп» и ОАО «Автоматика» оперативно подготовили необходимые справки, и Елена получила нужные сведения в течение нескольких дней. Из-за большого количества запросов о трудовом стаже справку из архива пришлось ждать дольше.

Правильно оформить дубликат

Полученные справки дали возможность оформить дубликат. С техническим оформлением дубликата у Елены проблем не возникло. Она знала, что на титульной странице бланка трудовой книжки в правом верхнем углу необходимо указать: «Дубликат». После заполнения первой страницы Елена занесла в раздел «Сведения о работе» сведения об общем трудовом стаже сначала суммарно (с указанием количества лет, месяцев и дней), без уточнения названий прежних организаций работодателей, а после по отдельным периодам. Также Елена внесла запись о переводе Андрея с должности инженера-программиста на должность системного администратора в НПП «Темп».

Оригиналы справок, подтверждающих трудовой стаж работника, Елена передала Андрею. Но предварительно сняла с них копии и заверила их своей подписью и печатью кадровой службы ЗАО «Пирамида».

Какие выводы были сделаны

Прежде всего инспектор отдела кадров, приступая к новой работе, обязана была сверить наличие трудовых книжек сотрудников с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*. Именно в этой книге работодатель обязан вести учет трудовых книжек. Этот случай подтолкнул Елену проверить наличие трудовых книжек других сотрудников. К счастью, остальные трудовые были на месте. Елена поняла, что, поступая на новую работу, необходимо принимать все кадровые документы по акту приема-передачи дел. Если бы Елена узнала об отсутствии трудовой книжки в момент приема дел у своей предшественницы, то могла начать оформлять дубликат трудовой книжки работника намного раньше.

Необходимо также помнить, что в случае проверки трудового инспектора данная ситуация вполне могла закончиться привлечением Елены, как должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, а также самой организации к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для должностного лица, допустившего нарушение трудового законодательства, составляет от 500 до 5000 рублей, а для организации он гораздо более существенный – от 30 000 до 50 000 рублей.


* О других поправках в Трудовой кодекс читайте в новой рубрике «Поправки в ТК»

Читайте о порядке внесения исправлений и изменений в трудовую книжку.

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.37%
  • Иногда 56.38%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль