Формируем кадровые документы в дела

1216
Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы – обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела – одно из таких правил. О том, как правильно сформировать в дела кадровые приказы и как систематизировать документы внутри личного дела, наш сегодняшний разговор

Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы – обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела – одно из таких правил. О том, как правильно сформировать в дела кадровые приказы и как систематизировать документы внутри личного дела, наш сегодняшний разговор.

Для чего правильно хранить документы

Весь комплекс документов, хранящихся в кадровой службе, называется документами по личному составу. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[1] определил понятие «документы по личному составу» как документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3). Эти документы имеют длительный срок хранения – как правило, 75 лет. Конкретные сроки хранения всех документов определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения[2].

Кроме обязанности обеспечивать сохранность документов по личному составу на кадровика возлагается и обязанность по подготовке кадровых документов для передачи на архивное хранение. Поскольку документы в архив должны передаваться в упорядоченном состоянии[3], для кадровика очень важно уметь готовить кадровые документы для архивного хранения, в частности знать порядок и правила формирования документов в дела. Подробно этот порядок определен в Основных правилах работы архивов организации[4].

Формируем кадровые документы в дела

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Таким образом, формирование дел происходит в два этапа.

Так как номенклатура дел определяет перечень заводимых в организации дел и закрепляет их заголовки и сроки хранения[5], именно она помогает распределить разрозненные документы в дела и облегчает процесс их формирования. Однако самого по себе наличия номенклатуры недостаточно для грамотного формирования дел. Необходимо еще знать о принципах систематизации документов внутри дела.

Признаки заведения дел

Формируем кадровые документы в дела

Расположение документов внутри дела

Систематизация документов внутри дела – очень ответственный этап при формировании дел. От этого зависит быстрота поиска конкретного документа и получение необходимой информации. Систематизация документов проводится по определенным признакам (см. таблицу).

Как правило, при формировании дел используют не один признак, а несколько. Сочетание нескольких признаков при формировании дел упрощает в дальнейшем поиск необходимых документов. Если за основу взять только номинальный признак, мы получим дело с заголовком «Приказы». А если мы дополнительно используем предметно-вопросный и хронологический признаки, то получим дело с заголовком «Приказы о премировании работников за 2005 год». Найти необходимый приказ во втором случае будет гораздо легче.

Формируем кадровые документы в дела

Правила формирования дел

Наряду с указанными признаками формирования документов в дела существуют и определенные правила. Самое важное из них вы уже знаете – документы формируются в дела, предусмотренные заголовками номенклатуры. А также есть и другие правила.

В дела помещаются только исполненные документы. Как это определить? На документе должна быть соответствующая отметка исполнителя о направлении в дело.

Документы с разными сроками хранения формируются в разные дела. Например, документы – основания к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел, в частности заявления работников, формируются отдельно от приказов[6].

В дело включаются только документы одного календарного года. Однако есть исключения. Документы личного дела охватывают период всей трудовой деятельности работника в данной организации и, как правило, выходят за рамки календарного года. Это одна из особенностей формирования личных дел.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов и иметь толщину 3–4 см. Такое правило определяется неудобством использования толстых папок. Если количество документов, необходимых для включения в дело, превышает эту норму, то дело разделяют на тома.

В каждое дело подшивается только один экземпляр и только подлинник документа. Исключение допустимо, когда оригинал не сохранился. В этом случае в дело может быть помещена заверенная копия. Изготовить копию возможно, если заверенные копии документа ранее передавались в структурные подразделения.

Особенности формирования кадровых документов в дела

Для сотрудников кадровой службы очень важно знать особенности формирования кадровой документации в дела. В первую очередь эти особенности касаются приказов по личному составу и личных дел работников.

Приказы по личному составу имеют разный срок хранения.[7] А при формировании документов в дела важным является правило, запрещающее помещать в одно дело документы с разными сроками хранения. Поэтому кадровые приказы рекомендуют регистрировать в разных журналах – отдельно приказы со сроком хранения 75 лет (о приеме, переводе, увольнении работников) и отдельно приказы со сроком хранения пять лет (о командировках, взысканиях, очередных и учебных отпусках). Это дает возможность не переформировывать дела в дальнейшем перед сдачей их в архив.

Формируем кадровые документы в дела

Формируем кадровые документы в дела

Формирование личных дел тоже имеет свои особенности. Кроме превышения границ календарного года личные дела имеют и другие отличия при формировании. Первоначально документы в личном деле рекомендуется располагать в хронологическом порядке по мере их поступления в организацию. Например, сотрудник обучался на курсах повышения квалификации в 2004 году. Но только в 2006 году перед аттестацией он принес свидетельство об их окончании. В этом случае копия документа будет помещена по хронологии поступления документа в организацию. А после увольнения работника его личное дело переформируется. Документы личного дела перед передачей в архив пересматриваются и располагаются в логической последовательности по своей значимости. Эту работу кадровик выполняет с помощью специалиста архивных организаций.


1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
2. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.
3. Пункт 10 ст. 23 гл. 5 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
4. Подготовлены ВНИИДАД и одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
5. О том, как составлять номенклатуру дел, см. в № 3–4, 2006.
6. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, составляет пять лет и определен ст. 343 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
7. Статья 6б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль