Формируем кадровые документы в дела

1131
Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы – обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела – одно из таких правил. О том, как правильно сформировать в дела кадровые приказы и как систематизировать документы внутри личного дела, наш сегодняшний разговор

Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы – обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела – одно из таких правил. О том, как правильно сформировать в дела кадровые приказы и как систематизировать документы внутри личного дела, наш сегодняшний разговор.

Для чего правильно хранить документы

Весь комплекс документов, хранящихся в кадровой службе, называется документами по личному составу. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[1] определил понятие «документы по личному составу» как документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3). Эти документы имеют длительный срок хранения – как правило, 75 лет. Конкретные сроки хранения всех документов определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения[2].

Кроме обязанности обеспечивать сохранность документов по личному составу на кадровика возлагается и обязанность по подготовке кадровых документов для передачи на архивное хранение. Поскольку документы в архив должны передаваться в упорядоченном состоянии[3], для кадровика очень важно уметь готовить кадровые документы для архивного хранения, в частности знать порядок и правила формирования документов в дела. Подробно этот порядок определен в Основных правилах работы архивов организации[4].

Формируем кадровые документы в дела

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Таким образом, формирование дел происходит в два этапа.

Так как номенклатура дел определяет перечень заводимых в организации дел и закрепляет их заголовки и сроки хранения[5], именно она помогает распределить разрозненные документы в дела и облегчает процесс их формирования. Однако самого по себе наличия номенклатуры недостаточно для грамотного формирования дел. Необходимо еще знать о принципах систематизации документов внутри дела.

Признаки заведения дел

Формируем кадровые документы в дела

Расположение документов внутри дела

Систематизация документов внутри дела – очень ответственный этап при формировании дел. От этого зависит быстрота поиска конкретного документа и получение необходимой информации. Систематизация документов проводится по определенным признакам (см. таблицу).

Как правило, при формировании дел используют не один признак, а несколько. Сочетание нескольких признаков при формировании дел упрощает в дальнейшем поиск необходимых документов. Если за основу взять только номинальный признак, мы получим дело с заголовком «Приказы». А если мы дополнительно используем предметно-вопросный и хронологический признаки, то получим дело с заголовком «Приказы о премировании работников за 2005 год». Найти необходимый приказ во втором случае будет гораздо легче.

Формируем кадровые документы в дела

Правила формирования дел

Наряду с указанными признаками формирования документов в дела существуют и определенные правила. Самое важное из них вы уже знаете – документы формируются в дела, предусмотренные заголовками номенклатуры. А также есть и другие правила.

В дела помещаются только исполненные документы. Как это определить? На документе должна быть соответствующая отметка исполнителя о направлении в дело.

Документы с разными сроками хранения формируются в разные дела. Например, документы – основания к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел, в частности заявления работников, формируются отдельно от приказов[6].

В дело включаются только документы одного календарного года. Однако есть исключения. Документы личного дела охватывают период всей трудовой деятельности работника в данной организации и, как правило, выходят за рамки календарного года. Это одна из особенностей формирования личных дел.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов и иметь толщину 3–4 см. Такое правило определяется неудобством использования толстых папок. Если количество документов, необходимых для включения в дело, превышает эту норму, то дело разделяют на тома.

В каждое дело подшивается только один экземпляр и только подлинник документа. Исключение допустимо, когда оригинал не сохранился. В этом случае в дело может быть помещена заверенная копия. Изготовить копию возможно, если заверенные копии документа ранее передавались в структурные подразделения.

Особенности формирования кадровых документов в дела

Для сотрудников кадровой службы очень важно знать особенности формирования кадровой документации в дела. В первую очередь эти особенности касаются приказов по личному составу и личных дел работников.

Приказы по личному составу имеют разный срок хранения.[7] А при формировании документов в дела важным является правило, запрещающее помещать в одно дело документы с разными сроками хранения. Поэтому кадровые приказы рекомендуют регистрировать в разных журналах – отдельно приказы со сроком хранения 75 лет (о приеме, переводе, увольнении работников) и отдельно приказы со сроком хранения пять лет (о командировках, взысканиях, очередных и учебных отпусках). Это дает возможность не переформировывать дела в дальнейшем перед сдачей их в архив.

Формируем кадровые документы в дела

Формируем кадровые документы в дела

Формирование личных дел тоже имеет свои особенности. Кроме превышения границ календарного года личные дела имеют и другие отличия при формировании. Первоначально документы в личном деле рекомендуется располагать в хронологическом порядке по мере их поступления в организацию. Например, сотрудник обучался на курсах повышения квалификации в 2004 году. Но только в 2006 году перед аттестацией он принес свидетельство об их окончании. В этом случае копия документа будет помещена по хронологии поступления документа в организацию. А после увольнения работника его личное дело переформируется. Документы личного дела перед передачей в архив пересматриваются и располагаются в логической последовательности по своей значимости. Эту работу кадровик выполняет с помощью специалиста архивных организаций.


1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
2. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.
3. Пункт 10 ст. 23 гл. 5 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
4. Подготовлены ВНИИДАД и одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
5. О том, как составлять номенклатуру дел, см. в № 3–4, 2006.
6. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, составляет пять лет и определен ст. 343 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
7. Статья 6б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.09%
  • Иногда 56.49%
  • Не оформляем срочников 19.42%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль