Личная карточка шаг за шагом

2671
Личная карточка работника заполняется и ведется работодателем на каждого сотрудника, в том числе и на тех, кто работает по срочным трудовым договорам или оформляется на сезон. Как заполняется личная карточка работника и какие существуют нюансы её оформления - читайте в статье.

Для чего необходима личная карточка работника

Личная карточка работника заполняется по унифицированной форме № Т-2.

Наличие формы № Т-2, содержащей индивидуальную информацию о сотруднике, является обязательным требованием для всех организаций, за исключением индивидуальных предпринимателей. Это требование содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила.

В соответствии с Правилами,  в личную карточку вносятся все основные сведения о работнике и дублируются все записи, вносимые в его трудовую книжку. Каждая такая запись должна заверяться личной подписью работника. Таким образом, личная карточка является документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина и в том случае, если его трудовая книжка будет утеряна или испорчена, карточка будет являться подтверждением трудовой деятельности у данного работодателя.

Обратите внимание: За отсутствие этого документа КоАПом предусмотрена административная ответственность и штрафные санкции.

Личная карточка открывается и оформляется на сотрудника на основании приказа о его приеме на работу, закрывают ее когда трудовой договор с сотрудником расторгается и он увольняется. Последняя запись в карточке содержит сведения об основании, по которому уволен работник, дату увольнения, ссылку на соответствующий приказ. Храниться личная карточка работника должна в архиве организации в течение 75 лет после завершения трудовых отношений с ним.

На основании каких документов вносятся записи в личную карточку работника

Чтобы внести в личную карточку работника все необходимые сведения о нем, кадровику потребуются:

  • подписанный двумя сторонами трудовой договор;
  • приказ о приеме сотрудника на работу;
  • паспорт работника или иной документ, удостоверяющий его личность;
  • трудовая книжка работника;
  • свидетельство о страховом номере лицевого счета сотрудника, зарегистрированного в системе обязательного пенсионного страхования — СНИЛС;
  • военный билет — для военнообязанных граждан;
  • свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговой инспекции — ИНН;
  • документ об образовании;
  • документы, подтверждающие присвоение квалификации или получение иного дополнительного образования, при их наличии;
  • автобиография сотрудника, составленная им самим и написанная от руки.

Устраиваем мастер-класс: все правила заполнения личных карточек работника


Какие сведения содержит форма № Т-2

Всего в личной карточке работника предусмотрено десять разделов, обеспечивающих полноту всех необходимых сведений о каждом работнике организации:

  1. Общие сведения;
  2. Сведения о воинском учете;
  3. Прием на работу и переводы на другую работу;
  4. Аттестация;
  5. Повышение квалификации;
  6. Профессиональная переподготовка;
  7. Награды (поощрения), почетные звания;
  8. Отпуск;
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
  10. Дополнительные сведения

Форма № Т-2 состоит их четырех листов и полностью ознакомиться с ней и скачать готовый бланк вы можете здесь. На рисунке ниже представлены первые две из четырех страниц формы №Т-2.

Личная карточка работника

Личная карточка работника - 2

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Также читайте статью о том, как правильно указывать в личной карточке работника сведения о высшем образовании

Как заполняется личная карточка работника

При заполнении многих полей карточки используются коды, в том числе по ОКИН, ОКАТО, ОКПДР и ОКСО, их можно посмотреть на регистрационном свидетельстве, которое выдается в территориальном отделе статистики. Кодировка необходима для автоматической обработки личных карточек работников. При компьютерной обработке по ним можно в режиме реального времени получить данные о штатной численности работников и классификацией на категории по профессиям и уровню образования. В настоящее время, когда кадровый учет повсеместно автоматизирован, коды проставляются в карточках программным образом.

Сведения о личных данных работника вносятся на основании паспорта или иного удостоверяющего личность документа. Для заполнения некоторых пунктов используется своя система кодировки и принятые стандартные формулировки. Так, например, при заполнении пункта 4 «Гражданство» следует внести запись в соответствии с таблицей, представленной ниже.

Формулировка

Код

Гражданин Российской Федерации

1

Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)

2

Иностранный гражданин

3

Лицо без гражданства

4

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» используются такие формулировки, как «Читает и переводит со словарем», «Читает и может объясниться» и «Владеет свободно», для обозначения этих формулировок используются коды 1, 2 и 3 соответственно. При этом имеют свои коды и иностранные языки. Так,  для обозначения английского языка, например, используется код 014, французский обозначается кодом 213, итальянский — 070, немецкий — 135. Код языка и код степени владения им в соответствующем поле проставляются через пробел.


Вас также заинтересует статья: "Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность"


Особое внимание обратите на заполнение сведений об образовании. Если образование работника не завершено, используйте формулировки, приведенные в таблице ниже.

Запись о неоконченном образовании работника

Формулировка по классификации

Пять-шесть классов средней школы

Начальное образование

Седьмой, восьмой или девятый класс средней школы

Неполное среднее образование

Обучался в высшем учебном заведении, но не завершивший обучение

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе

Вносится запись, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Окончил три курса высшего учебного заведения

Неполное высшее образование

Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)

Окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию

Среднее (полное) общее образование

Окончил профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное профессиональное образование

Коды в разделе «Образование» проставляются в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 №296. Некоторые слова в наименованиях учебных заведений разрешается сокращать, если это не искажает смысл.

Профессия сотрудника в личной карточке должна быть поименована в соответствии со штатным расписанием и соответствовать сведениям, указанным в приказе о приеме на работу. Стаж рассчитывается по записям, сделанным предыдущими работодателями в трудовой книжке работника.

Пункт 9 «Состояние в браке» заполняется в соответствии с ОКИН, в состав членов семьи могут быть внесены супруг, дети, родители, родные и двоюродные братья и сестры работника. 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Личная карточка (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Личная карточка (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перевод сотрудника на другую должность (образец).doc
  • Личная карточка (фрагмент). Перенос отпуска на другой срок (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль