Типичные ошибки при составлении трудового договора

3001
В кадровой работе не бывает мелочей, поэтому ошибочно указанная или не указанная вообще информация может привести к самым серьезным правовым последствиям. В этой статье мы обращаем внимание на некоторые ошибки, возникающие при оформлении трудового договора с работником с точки зрения кадрового делопроизводства.

У кадровика предприятия огромный объем работы, поэтому довольно часто при оформлении трудового договора и других документов по личному составу некоторые, на первый взгляд вроде бы незначительные, детали ускользают от его внимания.

Произвольные сокращения недопустимы

В преамбуле трудового договора указывается наименование организации-работодателя, с которой поступающий на работу работник заключает трудовой договор. Наименование организации указывается полностью строго в соответствии с учредительными документами: уставом (положением об организации - для бюджетных организаций). Сокращенное наименование может быть использовано только в том случае, если оно зафиксировано в учредительных документах, любые произвольные сокращения недопустимы.

Также в преамбуле полностью указываются фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого он действует от имени организации при заключении трудового договора. Например:

«Закрытое акционерное общество «Кварц» в лице генерального директора Смирнова Анатолия Петровича, действующего на основании устава...»

Если по каким-то причинам (отсутствие первого руководителя, делегирование права подписи) договор подписывается другим должностным лицом, то в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество и основание, дающее право на подписание договора. Им также является устав (положение об организации) или нотариально заверенная доверенность. Приказ о делегировании полномочий дает право на подписание организационно-распорядительных документов, действующих, как правило, внутри организации, а договор является «соглашением между работодателем и работником» (ст. 56 ТК РФ), где работник выступает как равноправная сторона договора и самостоятельное лицо.

Затем в продолжение преамбулы полностью указываются фамилия, имя, отчество работника, поступающего на работу. Некоторые работодатели далее указывают в преамбуле паспортные данные работника, хотя они повторяются в конце при подписании договора. Например:

«...и Самойлова Вера Александровна, действующая от своего имени и на основании паспорта: серия, №, кем выдан, дата выдачи...»

Должности - строго в соответствии с ЕТКС!

Затем в трудовой договор строго в соответствии со структурой и штатной численностью, штатным расписанием организации (форма Т-3) вписываются наименование структурного подразделения и должность, специальность, профессия с указанием разряда, квалификации, категории. Наименование профессий (должностей) рекомендуется определять в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС) или тарифно-квалификационными характеристиками. Напоминаем, что квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 и в него регулярно вносятся дополнения.

Особенно внимательными советуем быть при указании наименования структурного подразделения, должности, специальности или профессии в случае предоставления льгот (либо наличия ограничений). Когда по должности, специальности, профессии предусмотрена так называемая льготная пенсия, то наименования структурного подразделения, должности (профессии) должны строго соответствовать спискам № 1 и 2. Малейшие отклонения от этих нормативных документов в трудовом договоре, штатном расписании организации, приказе о приеме на работу, трудовой книжке и должностной инструкции работника могут привести к самым серьезным последствиям: Пенсионный фонд при оформлении пенсии откажется засчитывать этот период в стаж, дающий право на льготную пенсию.

Кадровые специалисты внебюджетных организаций часто задают вопрос, насколько серьезным нарушением является указание должности работника, не соответствующее нормативным документам? Повторяем: в том случае, если предусмотрена льготная пенсия, это недопустимо. В то же время все прекрасно понимают, что внесение дополнений в квалификационный справочник несколько отстает от стремительно развивающейся экономической ситуации. По опыту работы кадровых специалистов предприятий различных регионов можно заметить, что трудовые книжки «супервайзеров» и «мерчендайзеров» Пенсионный фонд пока принимает без особых проблем, а внесение в квалификационный справочник таких должностей, как брокер и аукционист, вселяет надежду. В то же время стоит заметить, что руководители некоторых коммерческих структур занимаются откровенным словотворчеством, придумывая названия должностей, прямой аналог которым уже имеется в нормативных документах. Такая практика не может приветствоваться, так как в перспективе у работника, принимаемого на такую «изобретенную» должность, могут возникнуть проблемы как с дальнейшим трудоустройством, так и с начислением стажа при уходе на пенсию.

Даты и сроки

Затем в договоре отражаются условия приема на работу. Если работник принимается по основному месту работы и проработал более пяти дней, сотрудник отдела кадров организации вносит запись о приеме на работу в его трудовую книжку. Рекомендуем проявлять особую настойчивость в вопросах соблюдения сроков предъявления работником трудовой книжки (вплоть до наложения дисциплинарного взыскания при их несоблюдении).

Это связано с тем, что на практике довольно часто по вине работника возникают противоправные ситуации, в которых страдает не только он, но и организация-работодатель. Например, работник принят по трудовому договору на основное место работы. Но по каким-либо причинам затягивает с предъявлением подлинника трудовой книжки. При этом он оформлен на работу и в табеле учета рабочего времени ему ставятся «восьмерки», а не 16 часов в неделю, как предполагает прием на работу по совместительству. Время идет, кадровик нервничает, и, наконец, работник, проработавший определенный (порой весьма значительный) срок в данной организации (подчеркиваем, по основному месту работы), приносит трудовую книжку, в которой дата увольнения с предыдущего места работы обозначена... вчерашним, относительно даты предъявления подлинника трудовой книжки, днем. Далее кадровому специалисту предприятия остается ломать голову над тем, каким образом ему предстоит нарушить закон еще раз, выбирая для записи в трудовую книжку дату приема на работу.

В соответствии с пунктом 8 новых Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей оформление трудовой книжки работника, принятого на работу впервые, производится работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При приеме на работу по совместительству трудовая книжка работника хранится по основному месту работы и в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса «Документы, предъявляемые при приеме на работу» не предъявляется. В соответствии со статьей 284 Трудового кодекса Российской Федерации при приеме на работу по совместительству работнику устанавливается рабочий день не более 4 часов в день и рабочая неделя продолжительностью не более 16 часов. Это обязательно отражается в трудовом договоре. Вы можете также внести разбивку рабочего времени по дням, если режим работы совместителей не отражен в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Например, по 3,33 - ежедневно или по 3 часа - в течение 4 рабочих дней и 4 часа - один день. Рекомендуем внести разбивку рабочего времени также в приказ о приеме на работу по совместительству.

Внесение в раздел «Вид договора» причины заключения срочного трудового договора обязательно. С этой целью рекомендуем обратить самое серьезное внимание на статью 59 «Срочный трудовой договор». Дата начала и окончания трудового договора указывается только для срочных трудовых договоров. Для договоров, заключенных на неопределенный срок, не рекомендуем оставлять незаполненным раздел «Окончание работы». В этом случае указывается не дата, а вид договора - «на неопределенный срок» или «без срока».

Особенно внимательными при указании даты окончания трудового договора следует быть в том случае, если работник принимается по срочному трудовому договору для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы. Наиболее часто встречающийся в практике случай - прием на работу по срочному трудовому договору на время отсутствия работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им (ребенком) возраста, предусмотренного законодательством (3 лет). Указание точной даты окончания такого срочного трудового договора приводит к неизбежным конфликтам и серьезным правовым последствиям в том случае, если молодая мать принимает решение выйти на законно сохраняемое за ней рабочее место до достижения ребенком возраста 3 лет, например, отсидев с ним дома полтора или два года. Учитывая финансовые проблемы молодых семей, такая ситуация в наше время совсем не редкость. И тогда кадровому специалисту, допустившему небрежность при заключении трудового договора, приходится решать серьезные проблемы, предлагая работнику, принятому на работу по срочному трудовому договору, увольнение по собственному желанию, соглашению сторон или оплачивать простой по вине администрации. Если работник и работодатель не достигают соглашения в этом вопросе, дальнейший «анализ» трудового договора проводит Государственная инспекция труда или суд.

Рекомендуем вам обратить внимание на такие проблемы заранее, ведь они вполне очевидны. Поэтому в разделе «Срок окончания» срочного трудового договора, заключаемого в приведенном нами случае, указывается не дата, а пишется текстом:

«На время отпуска по уходу за ребенком главного бухгалтера Васильевой А.П.»

В этом случае за Васильевой А.П. сохраняется право прервать свой отпуск в любое удобное ей время и вернуться на свое рабочее место, причем проблем с увольнением работника, принятого по срочному трудовому договору, не возникает. Остается заметить, что на практике многие работодатели стремятся разрешить эту ситуацию по принципу «и волки сыты, и овцы целы». Работодатель, к всеобщему удовлетворению, стремится найти компромиссное решение путем перевода работника, с которым заключен срочный трудовой договор, на другую должность или место работы внутри организации.

При заключении срочного трудового договора с лицами, принимаемыми на работу для выполнения определенной работы, следует помнить, что определение конкретного срока окончания работы с точным указанием даты требует очень тщательного анализа.

Приведем случай из практики. Работник был принят по срочному трудовому договору для выполнения определенной работы, и при этом в трудовом договоре была зафиксирована предполагаемая дата окончания этой работы. По факту работа была выполнена в полном объеме значительно раньше указанного срока. Дальше возник вопрос: как увольнять работника? Кадровый специалист предприятия предложил написать заявление по собственному желанию. Это возможно при согласии работника. Ему может быть также предложено увольнение по соглашению сторон. Увольнение работника в связи с окончанием срока трудового договора в данном случае неправомерно: работодателю придется искать ему другую работу внутри организации или оплачивать время простоя по вине работодателя.

При этом необходимо закрыть акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Этот документ не влияет на срок окончания трудового договора и причину увольнения, но фиксирует факт завершения работ.

Конечно, разговор о составлении и оформлении этого документа при оформлении трудового договора несколько преждевременный, но кадровые специалисты предприятия должны знать о его существовании именно на момент заключения срочного трудового договора, ведь такие акты могут заполняться и при выполнении определенных этапов работы, указанной в трудовом договоре.

Образец акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору

Трудовой договор с точки зрения делопроизводства

Трудовой договор с точки зрения делопроизводства

Испытательный срок

Далее в трудовом договоре указывается срок испытания. Если испытание при приеме на работу не устанавливалось, это следует отметить. Не забывайте также о внесении продолжительности испытательного срока в приказ о приеме работника на работу (формы Т-1, Т-1а). Если продолжительность испытания не указывается, то работник считается принятым на работу без испытания. Обращаем ваше внимание на то, что испытание устанавливается работнику только один раз при приеме на работу. Оно не может быть увеличено по инициативе работодателя, например приказом директора, с последующим внесением изменений в заключенный трудовой договор.

Срок испытания для работников предприятий не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций, филиалов, представительств и других обособленных структурных подразделений, главных бухгалтеров и заместителей указанных руководителей и главных бухгалтеров - шести месяцев. Будьте особенно внимательны при приеме на работу работников, уволенных с предыдущего места работы по пункту 5 статьи 77 ТК РФ: «Перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю». Установление испытательного срока в данном случае встречается на практике, но является совершенно противозаконным.

Должностные обязанности и инструкции

Внесение в трудовой договор должностных обязанностей и прав работника, а также указание объема работ при совмещении профессий вовсе не избавляет кадровых специалистов организации от написания должностных инструкций.

Нормативных документов, четко регламентирующих порядок составления и оформления должностных инструкций работников предприятий, автору статьи не встречалось. Но необходимость составления и оформления должностной инструкции с обязательной выдачей заверенной копии на руки (под расписку) работнику диктует не только практика кадровой работы, но сам процесс управления организацией и понятие исполнительской дисциплины. Должностные обязанности, права и ответственность работника должны быть абсолютно четко и в полном объеме зафиксированы документально, иначе невозможно определить границы должностной компетенции и ответственности работника, что неизбежно приводит к конфликтам, а порой и к необоснованным дисциплинарным взысканиям. Соответствующий раздел трудового договора ни в коей мере не заменяет должностную инструкцию, которая является локальным нормативным актом предприятия и традиционно пишется на соответствующую должностную позицию.

Где указывать размер зарплаты?

Еще одна ошибка, которая встречается при оформлении трудового договора, связана с указанием условий оплаты труда: должностного оклада (тарифной ставки) и надбавок, доплат, поощрительных выплат. Иногда с целью «сохранения коммерческой тайны» в этом разделе даются ссылки на штатное расписание и Положение о премировании. Делается это также с целью экономии времени: при изменении размера заработной платы можно ограничиться внесением изменений в штатное расписание, издать приказ директора без внесения последующих изменений в трудовой договор работника. Такие же ссылки даются и в приказе о приеме на работу. Можно даже не говорить о том, какую путаницу такая «предусмотрительность» вносит в информационно-справочную работу в текущем делопроизводстве и в дальнейшем при выдаче архивных справок при оформлении пенсии. Но наличие таких ссылок в трудовом договоре противоречит обычной логике: получается, что работника при приеме на работу необходимо под расписку знакомить со штатным расписанием организации, а лучше выдавать его копию (что, конечно же, никто не делает), иначе вообще непонятно, под чем он ставит свою подпись в последнем разделе трудового договора: «Адреса сторон и подписи».

В трудовом договоре могут быть зафиксированы также сроки выплаты заработной платы с указанием конкретных дат.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 60.34%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.38%
  • Затрудняюсь ответить 23.28%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль