У работника нет трудового договора. Что делать?

15659
Со времен действия КЗоТ в компаниях до сих пор можно найти сотрудников, которые работают без трудовых договоров уже много лет. Нужно ли заключать с ними письменные договоры? И если да, то как это правильно сделать?

Сейчас никто из кадровиков не сомневается в том, что трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Но такое требование в законодательстве было не всегда. Во времена действия КЗоТ работник и работодатель зачастую устно договаривались о трудовых отношениях, а прием на работу оформляли лишь приказом. В результате до сих пор в организациях выявляются сотрудники, которые работают без трудовых договоров уже много лет. Нужно ли заключать с ними письменные договоры? И если да, то как это правильно сделать?

Есть договор, но только устный…

В ООО «Весна» пришла новая сотрудница кадровой службы, Нина Б. Принимая дела у предшественницы, она обнаружила, что у начальника отдела продаж Маргариты А., которая трудится в организации уже около 20 лет, отсутствует трудовой договор.


Читайте подробнее о трудовом договоре с работником в статье >>>


Маргарита устроилась в ООО «Весна» в 1991 году на должность менеджера по продажам. В то время законодательство не содержало норм об обязательном оформлении письменного трудового договора, поэтому руководитель и работница ограничились устной договоренностью, приказом о приеме на работу и записью в трудовой книжке. В сентябре 1992 года в Кодексе законов о труде появилось жесткое требование о наличии трудового договора в письменной форме*. Но с Маргаритой его так и не подписали – компания переживала трудные времена, и работодатель просто забыл оформить отношения должным образом.

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ).

В 2004 году сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, а с 11 января 2005 года заняла должность начальника отдела продаж. Перевод провели так же, как и прием на работу, – подготовили приказ и сделали запись в трудовой книжке. Дополнительное соглашение к трудовому договору не заключалось, так как самого договора не было. Таким образом, Нина столкнулась с нестандартной ситуацией: с Маргаритой необходимо заключить трудовой договор, но у нее поменялись и личные данные, и трудовая функция. Какой датой оформить договор? На какую фамилию? Как подписать дополнительное соглашение с работницей о переводе, которое не было издано своевременно? Она решила посоветоваться по этим вопросам с более опытным коллегой из другой компании.

Что предпринять в первую очередь?

Если у кого-то из работников вашей организации нет трудового договора в письменной форме, это может послужить для вас источником неприятностей. Вполне возможно, что этот факт обнаружится при проверке Гострудинспекции, и тогда руководителя компании, начальника отдела кадров или другого ответственного сотрудника оштрафуют за нарушение статьи 67 Трудового кодекса на сумму от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец акта приема-передачи кадровых документов.

Разумеется, трудовой договор с Маргаритой надо было заключить еще в 1992 году. И поскольку это требование работодатель не выполнил до сегодняшнего дня, положение следует исправить как можно скорее. Но сначала Нина как новый сотрудник, принимающий дела, должна отразить отсутствие трудового договора с Маргаритой А. в акте приема-передачи кадровых документов, а затем написать

докладную записку на имя генерального директора организации, чтобы поставить его в известность о результатах передачи дел. Если Нина сделает это, она не будет отвечать перед руководством или проверяющими органами за ошибки кадровиков, которые работали до нее и проигнорировали эту ситуацию.

У работника нет трудового договора. Что делать?

Оформляем правильно

Чтобы подписать трудовой договор с Маргаритой, нужно прежде всего поговорить с ней и получить на это ее согласие. Затем оформить договор по должности, на которую она в 1991 году принималась в компанию – менеджер по продажам. Целесообразно указать оклад, получаемый сотрудницей именно в то время. Дату документа следует поставить текущую, а в самом тексте договора указать дату фактического начала работы, например 11 января 1992 года (образец смотрите выше). Часто можно услышать от кадровиков мнение, что оформить договор в такой ситуации допустимо задним числом. Однако законодательство не предусматривает такой возможности, поэтому подобными методами исправления ошибок пользоваться не стоит. Фамилию сотрудницы в договоре правильно будет написать ту, что указана у нее в паспорте в настоящий момент, ведь договор заключается уже с женщиной, которая носит другую фамилию. Не забудьте, что оба экземпляра договора должны подписать как работник, так и работодатель. Один экземпляр остается у сотрудницы, другой хранится в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ).

Аналогично надо поступить и с дополнительным соглашением к трудовому договору о переводе на должность начальника отдела продаж. Его можно оформить той же текущей датой, а в тексте указать реальный день вступления изменений в силу: 11 января 2005 года. Новая должность – это новая трудовая функция, поэтому в соглашении важно в полном объеме отразить изменения, которые произошли в условиях труда Маргариты в связи с переводом (ст. 72 ТК РФ). Соглашение так же должно быть издано в двух экземплярах и подписано сторонами.

Заметим, что даже этот вполне законный способ исправления ошибки не исключает претензий проверяющих из Гострудинспекции. Ведь по правилам статьи 67 Трудового кодекса с работником, который приступил к выполнению трудовой функции (с ведома или по поручению работодателя или его представителя) без договора, он должен быть заключен письменно не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы. А в нашем случае получается большой разрыв по времени между датой начала работы и днем оформления письменного документа. Это может повлечь штраф за нарушение трудового законодательства (для должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Трудовой договор и новая фамилия

Согласно части первой статьи 57 Трудового кодекса, в трудовой договор включаются два вида информации: сведения и условия. Чтобы изменить условия договора, надо заключить дополнительное соглашение к нему (ст. 72 ТК РФ). Недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. третья ст. 57 ТК РФ). Согласно упомянутой норме, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. Что касается изменения сведений, об этом ничего не говорится. Но в рассматриваемом случае не будет ошибкой внести поправки прямо в текст договора. Для этого нужно зачеркнуть устаревшие сведения, а сверху написать новые.

Таким образом, в связи со сменой фамилии сотрудника не требуется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Если сотрудник меняет фамилию или другие личные данные, кадровик должен сделать соответствующие исправления в договоре, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. В качестве основания указывается приказ «о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Такой приказ издается на основании паспорта и свидетельств загса, предъявленных сотрудником в отдел кадров.

Договор – не приговор

Нина последовала рекомендациям коллеги и в кратчайшие сроки оформила все недостающие документы. К счастью, Маргарита отнеслась к ситуации с пониманием, но ведь часто бывает и по-другому. Работники, привыкшие трудиться без договоров, не соглашаются их заключать, полагая, что это как-то ограничит их свободу в отношениях с администрацией. В таком случае совет один: убеждать сотрудника, что трудовой договор в письменной форме, наоборот, служит гарантией строгого соблюдения его прав, делает трудовые отношения более прозрачными и позволяет сторонам проще договариваться об улучшении условий труда. Если работник категорически откажется от заключения договора, рекомендуем составить об этом акт.

Образец акта об отказе от заключения трудового договора.

Читайте подробнее о трудовом договоре с работником в статье >>>

Чтобы избежать ситуации, о которой мы рассказали, рекомендуем периодически проводить аудит кадровой документации. Это позволит службе кадров выявлять и исправлять такие ошибки вовремя.

А как у вас?

Мы обратились к работодателям с вопросом: есть ли у вас в организации сотрудники, работающие без письменных трудовых договоров?

Ксения Павловна,
специалист отдела кадров, коммерческий детский сад (г. Санкт-Петербург):

– У нас недавно созданная организация, и трудовые договоры есть у всех работников. Чтобы не забывать об этом, ведем журнал учета трудовых договоров, где проставляем дату заключения договора, его номер и просим работника расписаться за получение своего экземпляра.

Светлана,
менеджер по персоналу, консалтинговая компания (г. Волжский):

– Пару лет назад мы случайно обнаружили, что у трех работников (первых лиц компании, которые работали с момента ее основания) нет трудовых договоров в письменном виде. С двоими мы оформили договоры текущей датой, а один сотрудник отказался – не помогли никакие доводы. Пришлось оформить акт об отказе от заключения трудового договора. Надеемся, что это снимет ответственность с кадровой службы в случае проверки Гострудинспекции.

Юлия,
инспектор по кадрам, организация розничной торговли (г. Пермь):

– Одно время наш генеральный директор задерживал подписание трудовых договоров – они могли лежать у него на столе неделями. Работники спрашивали, почему они работают без договора, возмущались, грозили жалобами. Тогда мы написали докладную записку директору с просьбой ускорить этот процесс. Теперь сроки заключения трудовых договоров у нас укладываются в рамки закона.

Ольга ГУРЕВСКАЯ,
ведущий специалист отдела персонала ООО «Сигма»,
группа компаний «ОМНИ» (г. Ангарск
Иркутской области)


* В КЗоТ были внесены изменения Законом РФ от 25 сентября 1992 г. № 3543-1.

Читайте также статью об ученическом договоре между работодателем и работником (с образцом).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль