Правила оформления разъездного характера работы для сотрудников-иностранцев

846
Порядок учета и оформления разъездного характера работы в законодательстве четко не определен, что на практике вызывает проблемы у сотрудников кадровой службы. Наибольшую остроту эти проблемы приобретают, если работник – иностранец. Расскажем о том, как правильно установить разъездной характер работы такому сотруднику, как вести учет его поездок, какие риски могут возникнуть у работодателя, если направить иностранца на срок более 60 календарных дней в регионы, где не получены разрешения на работу.

Порядок учета и оформления разъездного характера работы в законодательстве четко не определен, что на практике вызывает проблемы у сотрудников кадровой службы. Наибольшую остроту эти проблемы приобретают, если работник – иностранец. Расскажем о том, как правильно установить разъездной характер работы такому сотруднику, как вести учет его поездок, какие риски могут возникнуть у работодателя, если направить иностранца на срок более 60 календарных дней в регионы, где не получены разрешения на работу.

Трудовой кодекс устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166). Тем самым законодатель четко разделил понятия служебной командировки и служебной поездки штатных работников с разъездным характером работы.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплен в статье 1681 Трудового кодекса. Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень должностей устанавливается коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами, а также трудовым договором.

При оформлении служебных поездок иностранных работников с разъездным характером работы необходимо учитывать и требования, установленные в подзаконных актах. Речь идет, например, о постановлении Правительства РФ*, предусматривающем ограничения в передвижении для работников-иностранцев, временно пребывающих в Российской Федерации. На основании пункта 3 этого постановления утверждены списки профессий (должностей) и работ, при выполнении которых такой работник вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого ему было выдано разрешение на работу**.

Так, иностранец, временно пребывающий в России, с разъездным характером работы может находиться вне пределов субъекта РФ, где ему выдано соответствующее разрешение, не более 60 календарных дней в течение периода действия этого разрешения.

А как у вас?

Мы обратились к работодателям с вопросом:

Как вы поступаете, если необходимо направить иностранного работника в служебную поездку, продолжительность которой превышает установленные сроки?

Эллина,
заместитель директора по административным вопросам и персоналу компании по производству стройматериалов (г. Новосибирск):

– У нас международная компания. Некоторые руководители подразделений и специалисты – иностранные граждане. Поэтому при направлении в служебную поездку мы руководствуемся приказом Минздравсоцразвития России от 19 сентября 2007 г. № 607 и приложениями к нему. Например, монтажник по монтажу стальных и железобетонных конструкций включен в список (приложение № 1) и может выехать в другой регион в рамках служебной поездки. Ну, а если необходимой должности в списке нет – тогда получаем новые разрешения для работы
в другом регионе.

Наталия Васильевна,
инспектор по кадрам, транспортная компания (г. Краснодар):

– Берем иностранцев на работу, но только тех, у кого есть вид на жительство. Хотя говорят, что водителей можно брать и временно пребывающих, нарушения не будет, но мало ли что… И еще граждане Беларуси у нас работают, на них ограничения по срокам нет, насколько я знаю.

Майя,
менеджер по персоналу, бизнес-школа (г. Москва):

– Как правило, преподаватели и бизнес-тренеры выезжают в регионы на краткосрочные тренинги. А когда лимит исчерпывается, оформляем дополнительные разрешения, не очень удобно, конечно, но таковы правила.

Как установить разъездной характер работы

Обычно в Правилах внутреннего трудового распорядка (см. образец на стр. 64) в разделе «Режим работы» закрепляется перечень должностей, в отношении которых может быть установлен разъездной характер работы. Необходимость в таком перечне вызвана тем, что разъездной характер работы существенно отличается от обычного режима работы остальных сотрудников организации.

ОБРАЗЕЦ
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

5.11. Некоторым категориям работников трудовым договором может быть установлен разъездной характер работы. Он подразумевает следующие условия выполнения работы:

– поездки, связанные с перемещениями работника в служебных целях по одному или нескольким населенным пунктам и/или от одного населенного пункта к другому. Работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства;

– поездки, связанные с перемещениями работника в служебных целях по одному или нескольким населенным пунктам и/или от одного населенного пункта к другому, из которых работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Для целей документального подтверждения служебных поездок оформляется маршрутный лист работника согласно утвержденной форме.

Перечень должностей работников, работа которых имеет разъездной характер, устанавливается в Приложении № 2 к настоящим Правилам

Кроме того, в Положении о командировках или в ином документе, устанавливающем порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках/поездках, указывается порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками при разъездном характере работы (см. образцы на стр. 62).

Порядок возмещения расходов можно закрепить и в Положении о заработной плате, премировании и предоставлении льгот работникам.

ОБРАЗЕЦ
ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ, ПРЕМИРОВАНИИ И ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ЛЬГОТ РАБОТНИКАМ

6. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников,

постоянная работа которых имеет разъездной характер

6.1. Работодатель возмещает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками в пределах РФ, а также иные расходы на основании предоставленных отчетов и квитанций, в соответствии с трудовым договором работника, настоящим Положением, другими локальными нормативными актами работодателя и законодательством РФ.

При разъездном характере работы, если он установлен в трудовом договоре с работником, продолжительность служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебной поездки*.

На основании решения работодателя о направлении работника в служебную поездку работнику оформляется маршрутный лист, согласно утвержденной форме, подтверждающий срок его пребывания в служебной поездке.

Маршрутный лист оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем. До отправления в служебную поездку работник должен зарегистрировать маршрутный лист в отделе кадров или у иного уполномоченного лица. После оформления маршрутный лист находится у работника в течение всего срока служебной поездки.

По возвращении из служебной поездки работник должен представить маршрутный лист в отдел кадров или иному уполномоченному лицу.

6.2. Работодатель возмещает работнику следующие расходы, связанные со служебными поездками:

– расходы по проезду

Расходы на проезд к месту служебной поездки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Работодатель устанавливает возмещение расходов на проезд к месту служебной поездки и обратно в зависимости от класса проезда и категории должностей работников по аналогии с возмещением расходов на проезд, связанных со служебными командировками.

Расходы по проезду обратно из места служебной поездки, если иное не согласовано работником с его непосредственным руководителем, работнику не возмещаются, если по окончании служебной поездки он не вернулся к месту постоянной работы в день, установленный в маршрутном листе. Например, работник продлил поездку, взяв ежегодный оплачиваемый отпуск либо отпуск без сохранения заработной платы либо в других случаях, установленных действующим законодательством. В ситуации, когда поездка обратно работодателем уже оплачена, работник обязан возместить расходы по обратному проезду, понесенные работодателем, в течение трех рабочих дней с момента возвращения.

– расходы по найму жилого помещения

Работодатель возмещает расходы по найму жилого помещения при служебных поездках в пределах России, в зависимости от класса проживания и категории должностей работников, по аналогии с пунктом 5.2 раздела 5, предусмотренных для возмещения расходов по найму жилья, связанных со служебными командировками.

Работнику не компенсируются расходы по найму жилого помещения в городе по месту его постоянной и/или временной регистрации, если иное не установлено трудовым договором с работником.

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

Работодатель возмещает работнику дополнительные расходы, связанные с проживаем вне места постоянного жительства (суточные) в следующем размере, если иное не предусмотрено трудовым договором с работником: за каждый день нахождения в служебной поездке норма суточных составляет 800 (восемьсот) рублей.

– иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя

Работник вправе нести обоснованные расходы при служебных поездках на питание, такси и прочие аналогичные расходы, в дополнение к суточным, установленным законодательством. Любые иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, возмещаются при условии утверждения данных расходов непосредственным руководителем работника и документально подтвержденных расходов, представленных работником.

Служебные поездки должны быть вызваны нуждами хозяйственной деятельности работодателя, а суммарные годовые расходы на служебные поездки должны находиться в рамках утвержденного бюджета расходов работодателя.

6.3. Работник по возвращении из служебной поездки обязан представить документы,

подтверждающие произведенные расходы, и авансовый отчет. Названные документы должны быть представлены в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения работника из служебной поездки на свое рабочее место.

6.4. Возмещение расходов, связанных со служебной поездкой, работнику осуществляется после представления в бухгалтерию работодателя правильно оформленного и утвержденного руководителем работника авансового отчета.

Возмещение расходов, связанных со служебной поездкой производится по безналичному расчету на банковский счет работника, открытый в одном из российских банков.

6.5. Перечень должностей работников, работа которых имеет разъездной характер, устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка работодателя.

6.6. Во всем ином, не урегулированном в настоящей главе, применяются нормы, по аналогии установленные для служебных командировок.

Нормы и порядок возмещения расходов

Служебная поездка при разъездном характере работы не идентична командировке (например, командировка для временно пребывающих в России иностранцев ограничена всего 10 днями). Поэтому нормы возмещения расходов, применяемые к служебным командировкам и поездкам, могут существенно различаться.

Законодатель в статье 1681 Трудового кодекса закрепляет перечень расходов, подлежащих возмещению при служебных поездках. Фактически этот перечень повторяет список расходов, которые работодатель обязан возместить работнику при направлении его в командировку (ст. 168 ТК РФ). Но есть и различия, которые обусловлены применением подзаконных актов.

Так, при направлении в командировку работника за ним сохраняется средний заработок за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути***. При разъездном характере работы работодатель может самостоятельно определить – сохранять за работником средний заработок на время нахождения сотрудника в служебной поездке (включая время нахождения в пути) или должностной оклад.

Сказанное относится и к установлению размера суточных. Как правило, работодатель устанавливает их размер не более 700 рублей за каждый день нахождения работника в командировке на территории РФ (именно такая сумма определена как не подлежащая налогообложению в п. 3 ст. 217 НК РФ). Упомянутая норма распространяется только на случаи направления работника в служебную командировку. Что касается служебной поездки, подобных ограничений нет. Соответственно при установлении размера и порядка возмещения расходов при направлении работника в служебную поездку при разъездном характере работы у работодателя есть выбор: он может установить размер суточных, как для служебных командировок, или иной размер и порядок возмещения указанных расходов.

Комментарий специалиста по налогообложению
Разъезды иностранного работника: оформление, учет и риски

Мария АНТОНОВА,
руководитель отдела налогового планирования и методологии ООО «Геликонъ Финанс»:

– Расходы на служебную поездку по России (в части суточных, превышающих 700 руб.) при разъездном характере работы иностранца могут быть приняты в целях налогового учета при выполнении определенных условий. А именно: суточные или надбавки к окладу за разъездной характер работы иностранного сотрудника должны быть предусмотрены коллективным и (или) трудовыми договорами организации. В части исчисления налога на прибыль это подтверждает и официальная позиция финансового ведомства*.

Важным моментом является и факт правильного документального оформления иностранца на работу в российскую организацию согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса.

В части исчисления НДФЛ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм), связанных в том числе с выполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно**, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа сотрудников, в том числе иностранных, по занимаемой должности носит разъездной характер, указанные выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных с их служебными поездками, не облагаются НДФЛ.

Этот вывод подтверждают и более ранние письма финансового ведомства***.

Оптимальный вариант, когда в локальном документе организации указывается точный размер суточных, превышающий 700 рублей.

Исключение из этого правила – ситуация, когда локальным документом предусмотрены не суточные, а надбавки к заработной плате за разъездной характер. На них, согласно позиции финансового ведомства****, вышеперечисленные положения не распространяются. Такие надбавки облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.


* Письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.

** Письмо Минфина России от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230.

*** Например, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14, от 18 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/124.

**** Письмо Минфина России от 04.09.2009 № 03-04-06-01/230

В следующем номере читайте, как вести учет служебных поездок, что ставить в табеле, о практике поездок, превышающих лимит, и о позиции проверяющих.


* Постановление Правительства РФ от 17 февраля 2007 г. № 97.

** Приказ Минздравсоцразвития России от 19 сентября 2007 г. № 607.

*** Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль