Кадровые документы: оформляем выписки и копии

1003
Сотрудник просит выдать ему выписку из трудовой книжки или копию кадрового приказа? Такая просьба не должна поставить вас в тупик. Выписки или копии документов могут понадобиться работнику, например, для оформления загранпаспорта или кредита в банке, исправления неверных записей в трудовой книжке по новому месту работы. Даже если вам никогда не приходилось выдавать сотрудникам выписки и копии, с помощью нашей статьи вы без труда оформите эти документы

Сотрудник просит выдать ему выписку из трудовой книжки или копию кадрового приказа? Такая просьба не должна поставить вас в тупик. Выписки или копии документов могут понадобиться работнику, например, для оформления загранпаспорта или кредита в банке, исправления неверных записей в трудовой книжке по новому месту работы. Даже если вам никогда не приходилось выдавать сотрудникам выписки и копии, с помощью нашей статьи вы без труда оформите эти документы.

Выписка, копия и подлинник

Начнем с того, что у любого документа, в том числе и кадрового, имеется подлинник. Это, по сути, и есть сам документ, который наделен юридической силой и действует непосредственно. Например, трудовая книжка сотрудника, приказ о приеме на работу, другие первичные учетные документы. Подлинник, как правило, только один, за исключением тех документов, которые изначально создаются в нескольких экземплярах. Скажем, у трудового договора два экземпляра – для работника и для работодателя. И оба они являются подлинниками.

Обычно подлинник находится у того работодателя, который его создал или принял на хранение, и на руки работнику не выдается (за исключением трудового договора). Причина ясна: если подлинник случайно потеряется, заменить его будет нечем и в системе кадровой документации возникнет пробел. Когда какой-либо документ требуется сотруднику для предъявления в другую организацию, на выручку приходят копии и выписки.

Кадровые документы: оформляем выписки и копии

Как оформить копию?

В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса копии документов, связанных с работой, выдаются сотруднику по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (образец выше).

Копия воспроизводит все реквизиты подлинника. Дата, регистрационный номер и место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем она готовилась. Если копия изготавливается не на бланке организации, то при ее снятии полностью воспроизводится и текст бланка подлинника. Из этого правила есть исключение: когда вы делаете копию исходящего документа (например, письма), чтобы оставить ее в организации, текст бланка можно не копировать.

Словарь кадровика

Копия – это документ, воспроизводящий всю информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их*. Копия может быть сделана с помощью ксерокса (ксерокопия), компьютера или пишущей машинки. Выписка – это тоже копия, но не всего текста документа, а лишь необходимой его части. Как правило, выписка делается вручную, на пишущей машинке или компьютере.


* ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Обычная копия, снятая с подлинника, юридической силы не имеет, так как на ней нет личной подписи того, кто оформил документ. Другое дело – заверенная копия. Это уже документ со всеми необходимыми реквизитами, которые придают ему юридическую силу. Только заверенная копия может служить основанием для юридически значимых действий. Например, сотрудник просит внести в его трудовую книжку запись о работе по совместительству. Кадровик по основному месту работы может сделать это на основании заверенных копий приказов о приеме на работу по совместительству и об увольнении с этой работы.

Заверяем копию

Как же правильно заверить копию документа? Нужно поставить в ее нижней части, после всех воспроизведенных данных, отметку о заверении копии (образец)*, которая состоит из слова «Верно» (без кавычек, запятой и других знаков препинания), должности, подписи и расшифровки подписи заверяющего, а также даты заверения копии.

Кадровые документы: оформляем выписки и копии

Если копия предназначена для выдачи за пределы организации, на ней проставляется оттиск печати организации или другой печати, определяемой в локальных нормативных актах (скажем, печати отдела кадров). Оттиск должен располагаться на наименовании должности лица, заверившего документ, и не заходить на подпись. Ниже отметки о заверении копии рекомендуется (но не обязательно) сделать ссылку о том, где находится подлинный документ. Не стоит писать «копия верна», поскольку и так ясно, что это копия, а не подлинник.

Основные правила выдачи копий

Организации выдают обратившимся гражданам копии своих исходящих документов. Кроме того, разрешается изготавливать копии документов, выданных другими организациями (например, копии дипломов, свидетельств и удостоверений о получении образования). Это допускается для оперативного решения дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых прав, при формировании личных дел сотрудников. Организация должна свидетельствовать верность копий документов (заверять копии), если законодательством не предусмотрено заверение копий в нотариальном порядке. Нельзя заверять копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления**.


** Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Выписки из документов

Иногда копии документов готовить нецелесообразно, лучше сделать выписку из подлинника. Это относится к тем документам, текст которых не требуется воспроизводить полностью, а также к объемным, многостраничным документам. Чаще всего выписки приходится делать из приказов работодателя.

Представьте, что вам нужно по запросу суда дать сведения о дисциплинарном взыскании, которое было наложено на конкретного работника. Подняв нужный приказ, вы видите, что он сводный – в нем упоминаются также другие сотрудники и решаются другие вопросы. Кроме того, там содержатся не относящиеся к делу распоряжения (например, довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений). Здесь правильнее будет сделать выписку из приказа, чем копировать лишнюю информацию.

Выписка – самостоятельный документ, имеющий свои реквизиты (образец). В каждой выписке должно содержаться:

  • наименование организации (полное и сокращенное, если есть);
  • наименование вида документа – «Выписка из приказа»;
  • дата и номер – те же, что и у приказа, из которого делают выписку;
  • место составления приказа;
  • заголовок приказа (например, «О перемещении», «Об установлении доплаты», «По кадрам» и т. п.);
  • констатирующая часть приказа, если она есть (весь текст до слова «Приказываю»). Если текст приказа начинается прямо со слова «Приказываю», безо всякого вступления, то этот реквизит не нужен;
  • необходимые пункты распорядительной части приказа (она идет после слова «Приказываю»);
  • наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего приказ (без личной росписи, вместо которой ставится слово «Подпись»);
  • отметка о заверении (как и копия, выписка недействительна без этой отметки, которая по форме ничем не отличается от проставляемой на копии).

Кадровые документы: оформляем выписки и копии

Нужно сказать, что кадровые приказы, составленные по унифицированным формам**, не предусматривают необходимости делать из них выписки, так как содержат всего одно распоряжение. Такую выписку и технически выполнить сложно из-за табличной формы документа. Поэтому с этих приказов снимаются копии и заверяются в порядке, предусмотренном для копий.

Трудовая книжка: как оформить копию и выписку?

Подлинник трудовой книжки, как мы знаем, выдавать сотруднику на руки запрещено, а вот копию или выписку по его заявлению вы оформить обязаны***.

С копией трудовой книжки все понятно – она представляет собой заверенную ксерокопию всех заполненных страниц документа. А как быть, если сотрудник требует не копию, а выписку из трудовой книжки? Вручную ее сделать трудно, а на ксерокопии будут видны те периоды работы, которые по запросу не требуются. На практике считается, что в этом нет никакой ошибки. Выписку из трудовой книжки также оформляют в виде ксерокопии заполненных страниц, включая титульный лист. Таким образом, по сути, она ничем не отличается от копии. Если трудовая книжка очень объемна, а подтвердить выпиской нужно короткий период работы, не стоит копировать всю книжку. Сделайте копию титульного листа и только нужных страниц, но проследите, чтобы все запрашиваемые периоды работы отобразились полностью. Сверху на документе сделайте надпись «Выписка из трудовой книжки».

Кадровые документы: оформляем выписки и копии

Копии и выписки из трудовой книжки заверяются по общим правилам – отметкой о заверении и оттиском печати. Учтите, что заверить нужно каждую страницу копии или выписки. На последней странице копии сделайте запись «Работает по настоящее время» (образец выше). Такая же запись будет и на выписке из трудовой книжки, если в ней отражается период работы сотрудника в вашей организации.

Совет

Чтобы не заверять каждую страницу копии трудовой книжки или другого многостраничного документа, прошейте копию, пронумеруйте ее страницы, а на обороте последнего листа сделайте запись «Прошито и пронумеровано ... страниц». Затем поставьте отметку о заверении копии и оттиск печати.


* Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

** Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

*** Пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.84%
  • Иногда 55.93%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль