Расчет отпускных: пошаговая инструкция

30484
В 2016 году действует прежний порядок расчета отпускных. Принципиальные изменения в действующий порядок не вносились. При этом правила расчета отпускных остаются одной из наиболее популярных тем – как у кадровых работников, так и у бухгалтеров. В нашей статье вы получите пошаговую инструкцию, по которой можно самостоятельно произвести расчет отпускных. В частности, обсудим, как определять период для расчета отпускных, какую использовать формулу расчета отпускных, каков порядок определения среднего заработка для расчета отплаты отпускных.

Из этой статьи вы узнаете:

  • про правила расчета отпускных;
  • как определять период для расчета отпускных;
  • порядок определения среднего заработка для расчета отплаты отпускных;
  • формулу расчета отпускных.

Работникам за время нахождения в отпуске выплачивается средний заработок, который бухгалтеры и кадровики называют «отпускными» (ст.114 ТК РФ). Кстати, можно услышать и термин «отпускное пособие», однако к пособиям отпускные выплаты никакого отношения не имеют. Поэтому словосочетание «расчет отпускного пособия» лучше не использовать в профессиональной среде.

          Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику (фрагмент). Заполнение лицевой стороны

Форма № Т-7. График отпусков

Приказ о предоставлении отпуска


Читайте подробнее о выплате отпускных в статье >>>


Отпускные выплачиваются не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч.9 ст.136 ТК РФ). Отметим, что Трудовой кодекс РФ не уточняет, какие именно дни имеются в виду: календарные или рабочие. По мнению Роструда, для расчета трехдневного периода надо принимать во внимание календарные дни (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). И если отпуск работника начинается с понедельника, выплатить отпускные ему надо не позднее пятницы. Но ничто не мешает работодателю выплатить отпускные раньше, например, в четверг.


Пример

Отпуск работника начинается 18 мая 2015 г. (в понедельник). Работнику надо выплатить отпускные не позднее 15 мая 2015 г (в пятницу).


Для расчета отпускных заполняется записка-расчет о предоставлении отпуска, которую можно составить по форме № Т-60. При этом бланк расчета отпускных организация может разработать самостоятельно.

Формула расчета отпускных

Теперь рассмотрим непосредственно порядок расчета отпускных.

Формула расчета отпускных довольно проста: необходимо средний дневной заработок работника умножить на количество дней (календарных или рабочих) оплачиваемого отпуска1.

Как правило, отпуск предоставляется работникам в календарных днях. В рабочих днях отпуск устанавливается:

  • работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст.291 ТК РФ);
  • сезонным работникам (ст.295 ТК РФ).

Итак, для того, чтобы произвести расчет суммы отпускных нам необходимо:

  • определить расчетный период для оплаты отпуска;
  • исчислить размер дневного заработка работника. 

Шаг 1. Определяем расчетный период для оплаты отпусков

Расчет выплаты отпускных начинается с расчета отпускного периода.  Расчетный период – это отрезок времени, который берется для определения среднего заработка работника. Для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск он составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работнику предоставляется отпуск (п.4 Положения о среднем заработке).

Например, работник уходит в отпуск 23 марта 2015 года. В качестве расчетного берем период март 2014 г. по февраль 2015 г. (включительно), то есть с 1 марта 2014 года по 28 февраля 2015 года включительно. 

Шаг 2. Рассчитываем средний дневной заработок

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется следующим образом: определяется размер заработной платы работника за расчетный период (12 календарных месяцев). Затем это значение делится на 12  (количество календарных месяцев расчетного периода) и на 29, 3 (среднемесячное число календарных дней).

Такая формула расчета среднего дневного заработка для определения отпускных приведена в ч.4 ст. 139 ТК РФ и п.10 Положения о среднем заработке. Те же правила применяются для расчета компенсации за неиспользованный отпуск.


Важно!

Не забудьте, что в апреле 2014 года среднемесячное число календарных дней изменено на 29,3. Ранее этот показатель был равен 29,4.


Шаг 3. Исчисляем размер отпускных

Теперь, имея всю необходимую информацию, можно рассчитать размер отпускных.

Образец расчета отпускных

Работник уходит в очередной отпуск в июне 2015 года. Отпуск ему предоставляется продолжительностью 28 календарных дней. Представим, что расчетный период отработан полностью. 

Должностной оклад работника – 20 000 рублей, плюс доплата за совмещение другой должности – 5000 рублей. Ее мы тоже включаем в расчет. Заработная плата за расчетный период составляет 300 000 рублей (25 000 руб. х 12 мес.)

Средний дневной заработок при этом будет равен 853,2 руб. = 300 000 руб. : 12 : 29,3

Теперь эту сумму умножаем на 28 календарных дней и получаем размер отпускных 23 889,6 руб. = 853,2 руб. x 28 дн.

Один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью

Если же один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется так:

1. Определяем сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период.

2. Делим эту сумму на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

3. Полученное значение умножаем на количество дней (суммируем календарные дни в полных календарных месяцах и календарные дни в неполных месяцах)2

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается следующим образом:

1. Вначале делим среднемесячное количество календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца.

2. Полученное значение умножаем на количество отработанных календарных дней в месяце.


Пример

В феврале работница находилась на больничном с 3 марта по 10 марта 2015 года включительно. Количество отработанных календарных дней в марте – 23.

Рассчитаем количество календарных дней в марте с целью определения отпускных

29,3 : 31 дн. (кол-во календарных дней в марте) = 0,95

0,95 х 23 (кол-во отработанных календарных дней) = 21,25 дн.


Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Сотрудник работает в организации меньше года

Ситуация, когда работник полностью отработал расчетный период для оплаты отпуска, является скорее идеальной. Довольно часто случается так, что расчетный период отработан не полностью.

Если работник трудится в организации меньше года, расчетным периодом для исчисления отпускных будет время от даты начала работы по конец календарного месяца, предшествующего месяцу предоставления отпуска (п.4 Положения).

К примеру, 15 сентября 2014 года с работником заключен трудовой договор. 18 мая 2015 года работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В этой ситуации расчетным будет период с 15 сентября 2014 г. по 30 апреля 2015 г.


Пример расчета отпускных, когда работник проработал меньше года

Предположим, что работник устроился на работу 15 сентября 2014 года. 13 апреля 2015 года работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Заработная плата работника составляет 20 000 рублей. За расчетный период начислена заработная плата в размере 130 000 рублей. Количество календарных дней в неполном календарном месяце (в марте) составит 14,18 дней = 29,3 : 31 (количество календарных дней в марте) х 15 (количество отработанных календарных дней в марте).

Общее количество календарных дней для исчисления среднего дневного заработка составит 189,98 дней = 29,3 дн. x 6 мес. + 14,18 дн.

Средний дневной заработок равен 684,28 руб. = 130 000 руб. : 189,98 дн.

И наконец, рассчитаем размер отпускных. Сумма, которую работодатель должен выплатить сотруднику к отпуску равна 9579,92 руб. = 684,28 руб. x 14 дней.


Периоды времени, исключаемые из расчетного периода

В пункте 5 Положения о среднем заработке перечислены обстоятельства, при которых из расчетного периода исключаются приходящиеся на него отрезки времени и соответствующие денежные выплаты. Так, при определении среднего заработка не учитывается время, а также начисленные за это время суммы, когда:

  • за работником сохранялся средний заработок (например, отпуск, командировка);
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты.

Таким образом, расчет отпускных производится с учетом дней фактически отработанных. Например, сотруднику, отработавшему в организации больше года, предоставляется отпуск с 18 мая 2015 г. При этом с 16 по 19 февраля 2015 г. работник находился на больничном, а с 22 по 24 сентября 2014 г. работник был направлен в командировку. В данной ситуации периоды болезни и командировки исключаются из расчетного периода, то есть февраль 2015 г. и сентябрь 2014 г. будут считаться отработанными не полностью. Суммы, выплаченные за период болезни и командировки, не учитываются при расчете среднего дневного заработка.


Пример расчета отпускных, если в расчетном периоде работник болел

Рассмотрим такую ситуацию. Сотруднику, отработавшему в организации больше года, предоставляется отпуск с 18 мая 2015 г. продолжительностью 28 календарных дней. С 16 по 19 февраля 2015 г. работник находился на больничном.

Заработная плата работника – 25 000 руб. За расчетный период начислена заработная плата в размере 291 000 рублей (сумму выплаченных больничных в расчет не включаем).

Расчетный период для расчета отпускных: май 2014 г. – апрель 2015 г.

В феврале 2015 года работник болел четыре дня, соответственно, февраль будет считаться не полностью отработанным месяцем.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце (в феврале) составит 25,2 дн. = 29,3 : 28 (количество календарных дней в марте) х 24 (кол-во отработанных календарных дней).

Общее количество календарных дней для исчисления среднего дневного заработка составит 347,5 дней = 29,3 дн. x 11 мес. + 25,2 дн.

Средний дневной заработок равен 837,41 руб. = 291 000 руб. : 347,5 дн.

Размер отпускных составит 23447,48 руб. = 837,41 руб. х 28 дн.


Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Обращаем внимание, что средний часовой заработок используется для определения среднего заработка при суммированном учете рабочего времени во всех ситуациях, за исключением случаев расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск (п.13 Положения).

Поэтому порядок расчета отпускных работникам, в отношении которых ведется суммированный учет рабочего времени, производится по общим вышеописанным правилам.

Учет премий для расчета отпускных

При расчете среднего заработка необходимо учитывать все премии, входящие в систему оплаты труда. Поэтому, премии, предусмотренные положением о премировании (положением об оплате труда), в том числе премии к профессиональным праздникам, юбилеям, памятным датам должны учитываться при расчете отпускных (письмо Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-2/377012-772).

Для расчета отпускных не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие (п.3 Положения).

Порядок учета премий при расчете отпускных будет зависеть от вида премии. Ежемесячные премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются полностью, но не более одной выплаты за каждый показатель в каждом месяце расчетного периода.

Также полностью учитываются квартальные, полугодовые премии и иные премии, начисленные в расчетном периоде за каждый показатель за время работы, превышающее один месяц3.

Премия за предшествующий год учитывается вне зависимости от даты ее начисления. Например, при расчете отпускных в 2015 году годовая премия за 2014 год будет одинаково учитываться при начислении ее в январе 2015 или декабре 2014 года (п.15 Порядка). При этом, если годовая премия была начислена после выплаты отпускных, необходимо пересчитать средний заработок с ее учетом и начислить сотруднику доплату (письмо Роструда от 3 мая 2007 г. № 1253-6-1).

Если же расчетный период отработан не полностью, учитываем годовую премию пропорционально отработанному времени. Иными словами, расчет отпускных идет с учетом отработанных дней в расчетном периоде. Чтобы определить учитываемую часть годовой премии, ее размер делят на количество рабочих дней по графику в расчетном периоде и умножают на количество отработанных в расчетном периоде.

Если же годовая премия начислена уже с учетом отработанного времени, то при расчете отпускных она учитывается в полном размере4.


Пример расчета отпускных в ситуации, когда выплачена годовая премия, а расчетный период сотрудник отработал не полностью

Работнице предоставлен отпуск с 18 мая 2015 года продолжительностью 21 календарный день. Годовая премия по итогам работы за 2014 год составила 25 000 рублей. Премия начислена без учета отработанного времени.  Расчетный период сотрудница полностью не отработала. Сотрудница находилась в отпуске с 1 июля по 28 июля 2014 года, и на больничном с 20 октября по 27 октября 2014 года.

Таким образом, она отработала полностью 10 месяцев, в июле – 3 дня, в октябре – 23 дня. Заработная плата за расчетный период была начислена в размере 450 000 рублей (за исключением сумм пособия и отпускных).

Расчетный период – с 1 мая 2014 г. по 30 апреля 2014 г.

Рассчитаем сумму премии, которая будет включаться в расчет отпускных. Для этого надо размер начисленной премии разделить на число рабочих дней в расчетном периоде и умножить на число отработанных в расчетном периоде дней.

Учитываемая часть премии составляет 22 448,98 руб. = 25 000 руб. : 245 раб. дн. за расчетный период. × 220 отработанных раб. дн. за расчетный период

Количество учитываемых календарных дней составляет 317,7 дн. = 10 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 23 дн.

Средний дневной заработок составит 1487,09 руб. = (450 000 руб. + 22 448,98 руб.) : 317,7 дн.

Сумма отпускных равна 31 228,89 руб. = 1487,09 руб. × 21 дн.


1 ч.2 п.9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительство РФ  от 24.12.2007 № 922, далее – Положение о среднем заработке.

2 п.2 Положения о среднем заработке.

3 п.15 Положения о среднем заработке.

4 ч.3 п.15 Положения о среднем заработке.

Читайте подробнее о выплате отпускных в статье >>>

Вам также будут интересны материалы:

Рассчитываем, когда идти в отпуск выгоднее

Как рассчитать отпускные в нестандартных ситуациях

Отпуска: сложные вопросы и нестандартные ситуации

Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты

Отпуск генерального директора: как подготовить документы и организовать замещение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Есть ли в вашей компании должности, к которым обязательно применяются профстандарты?

  • Да, и немало 27.8%
  • Да, пара человек 28.75%
  • Нет 32.91%
  • Затрудняюсь ответить 10.54%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


  • Мы в соцсетях
Статья предназначена для профессионалов!

Материалы сайта могут читать специалисты по кадрам и управлению персоналом.

Подтвердите, пожалуйста, свой статус профессионала, пройдя быструю регистрацию. После этого Вам будут доступны:

  • профессиональные материалы сайта;
  • 24 шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль