Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

814
Каждая организация стремится к снижению своих затрат. Один из вариантов возможной экономии - делегирование некоторых вспомогательных функций внешним исполнителям, то есть передача дел на аутсорсинг. В аутсорсинг отдают ведение бухгалтерской отчетности, юридическое обслуживание, кадровое делопроизводство.Передача кадрового делопроизводства другой организации. Подводные камни на этом пути и их обход.

Каждая организация стремится к снижению своих затрат. Один из вариантов возможной экономии - делегирование некоторых вспомогательных функций внешним исполнителям, то есть передача дел на аутсорсинг. В аутсорсинг отдают ведение бухгалтерской отчетности, юридическое обслуживание, кадровое делопроизводство. Как правильно передать кадровое делопроизводство другой организации? Какие на этом пути могут встретиться подводные камни и как их обойти?

Как заключить договор на аутсорсинг

Если ваша организация приняла решение о ведении кадрового делопроизводства привлеченной организацией, вы столкнетесь с проблемой правильного оформления договора. Прежде всего это связано с тем, что по аутсорсингу нет законодательной базы.

Возможным вариантом заключения договора на аутсорсинг может быть гражданско-правовой договор подряда* или договор возмездного оказания услуг**. Если вам нужно, чтобы фирма-исполнитель организовала кадровое делопроизводство вашей компании, а в дальнейшем вы планируете вести его самостоятельно, то можно заключить договор подряда. Если необходимо, чтобы организация-исполнитель постоянно предоставляла вам услуги по оформлению кадровых документов, то лучше заключить договор возмездного оказания услуг.

На что обратить внимание

Перед заключением договора на аутсорсинг необходимо издать приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней фирме (образец приказа см. на стр. 42).

Помните, что кадровые документы организации-исполнителю нужно передавать с подробной описью всех документов и оформлять актами приема-передачи документов. В договоре обязательно следует оговорить ответственность организации, предоставляющей услуги, за возможные ошибки, допущенные при ведении кадрового делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность возмещать возможные суммы штрафных санкций, в том числе и за нарушение трудового законодательства.

Передача прав на ведение трудовых книжек

Правилами ведения и хранения трудовых книжек*** на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. В соответствии с указанными Правилами работодатель должен назначить приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек****. В законодательстве не сказано, что данное лицо должно являться работником организации. Следовательно, можно назначить ответственным и лицо, не работающее в вашей организации постоянно. Но в этом случае необходимо будет дополнительно оформить доверенность на лицо, уполномоченное для оформления трудовых книжек.

Если в договоре с компанией, оказывающей услуги по кадровому делопроизводству, будет указана такая услуга, как ведение трудовых книжек, то сторонний кадровик будет заполнять трудовые книжки и подписывать их на основании доверенности, выданной ему организацией-работодателем.

Словарь кадровика

Аутсорсинг - привлечение специализированной сторонней организации для выполнения отдельных видов работ. Одно из современных толкований аутсорсинга - «все, что может быть куплено дешевле на стороне, чем произведено своими силами, должно быть приобретено на стороне».

Как перейти на аутсорсинг

Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

Защита персональных данных

Обязанности работодателя по защите персональных данных работника определены в главе 14 Трудового кодекса. И в соответствии со статьей 87 ТК РФ в каждой организации обязательно должен быть локальный нормативный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работника. Называется такой документ Положение о защите персональных данных работника.

Перед заключением договора на аутсорсинг организация - передающая сторона должна обязательно составить к указанному Положению дополнение. В дополнении нужно предусмотреть возможность обработки персональных данных работников другой организацией. Статья 88 Трудового кодекса разрешает доступ к персональным данным работника только специально уполномоченным лицам. Поэтому вам необходимо будет получить письменное согласие работников на то, что оформлением их личных карточек и трудовых книжек будет заниматься не работодатель, а наемное юридическое лицо (см. образец уведомления на стр. 44).

Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

Если не соблюдать нормы трудового законодательства, касающиеся запрета сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, к организации-работодателю могут быть применены административная и уголовная ответственность. Что же касается фирмы, ведущей кадровое делопроизводство по договору аутсорсинга, то в случае нарушения ею конфиденциальности в отношении предоставленных данных организация-заказчик может применить к ней меры гражданско-правовой ответственности согласно заключенным договорам.

Конфиденциальность информации

Кроме того, заключая с фирмой-исполнителем договор на аутсорсинг, обязательно включите в него раздел о конфиденциальности в отношении передаваемой информации, и не только персональных данных сотрудников. Существует риск, что по договору аутсорсинга информация, составляющая коммерческую тайну организации, становится доступной новому партнеру. Поэтому необходимо вспомнить еще о некоторых законодательных документах и учесть их при составлении текста договора на аутсорсинг.

Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

В первую очередь это Федеральные законы «О коммерческой тайне»***** и «Об информации, информатизации и защите информации»******. За нарушение норм, установленных этими законами, предусмотрена строгая ответственность.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Если говорить о преимуществах аутсорсинга, то, безусловно, основное его достоинство - это экономия затрат организации. Снижение затрат достигается за счет различных факторов, главные из которых - сокращение рабочих мест и отсутствие затрат на компьютерное обеспечение. Другим не менее важным достоинством аутсорсинга является возможность сосредоточиться на основном бизнесе, исключив временные потери на так называемые обслуживающие, «второстепенные» функции.

Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

Главным недостатком передачи некоторых видов работ сторонней организации является то, что фирма-исполнитель уносит с собой ценнейшую информацию. Прежде всего речь идет о получении доступа к базе данных на сотрудников, работающих в вашей компании. А во времена хэдхантеров это может нанести серьезный урон вашей фирме. У некоторых организаций специфика деятельности может быть такова, что передача личных данных сотрудников сторонней фирме просто недопустима.

Еще один недостаток - могут возникать ситуации, когда одной или другой стороне срочно требуется тот или иной кадровый документ. Не всегда возможно оперативно передать нужную бумагу.

Право каждого работодателя сделать свой выбор. Кто-то предпочтет иметь в своем штате постоянного сотрудника, ежедневно, оперативно и комплексно решающего повседневные задачи, стоящие перед организацией. Кто-то выбирает кадровика напрокат и, скинув часть наиболее рутинной работы, освобождает время для других дел.

Принимая решение о передаче функций кадрового делопроизводства, в каждом конкретном случае нужно учитывать структуру и объем деятельности организации. Мы уверены, что этот материал поможет вам определиться с выбором и достичь лучших результатов в работе.


* По договору подряда исполнитель обязуется выполнить по заданию заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику.

** По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги или вести определенную деятельность.

*** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

**** Образец приказа см. № 5, 2006, стр. 40.

***** Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ.

****** Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.78%
  • Иногда 56.03%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль