Оформляем командировку

824
Практически в каждой организации время от времени появляется необходимость отправить работника в командировку. Поскольку командировка связана с денежными выплатами и оформлением определенных документов, в этом процессе взаимодействуют кадровая и бухгалтерская службы организации. Давайте вместе пройдем по этапам оформления командировки и постараемся разрешить те вопросы, которые при этом возникают.

Собственно о командировке

Отметим один важный момент: нынешнее понятие командировки больше не основывается на необходимости поездки работника в другую местность, как это было ранее. Командировкой признается выполнение служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, если вы отправляете вашего менеджера на пару дней к своему партнеру, офис которого расположен на соседней улице, это тоже будет считаться командировкой. От командировок необходимо отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (курьеры, проводники поездов, стюардессы и т. п.).

В командировку могут быть направлены практически все работники, за некоторыми исключениями, предусмотренными трудовым законодательством. Например, в командировку нельзя посылать беременных женщин или работников в возрасте до 18 лет. Для отправления в командировку некоторых сотрудников необходимо сначала получить их согласие (женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет). Все остальные работники от командировки отказаться не вправе, поскольку это будет нарушением возложенных на них трудовых обязанностей и может повлечь за собой наложение дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. Рассмотрим вопросы, с которыми мы можем столкнуться при оформлении командировки, на примере. Итак, Кораблева Алексея Николаевича, ведущего программиста отдела разработки программного обеспечения ЗАО «НФЛ», расположенного в городе Москве, необходимо отправить в филиал этой организации в Смоленске для налаживания там работы в таком же отделе.

Что оформляем

В связи с командировкой программиста Кораблева кадровой службе ЗАО «НФЛ» необходимо будет подготовить приказ о направлении его в командировку (унифицированная форма № Т-9, утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26). Приказ издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а, утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26). После заполнения этих документов работнику выдается командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10, утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26).

Срок командировки

Очень часто возникает вопрос, каким может быть максимальный срок командировки. Проблема заключается в том, что действующая до сих пор Инструкция о служебных командировках в пределах СССР* ограничивает максимальный срок командировки 40 днями. Трудовой кодекс сейчас не содержит таких ограничений. В связи с этим существует две точки зрения. Сторонники первой позиции считают, что раз Инструкция о служебных командировках действует в части, не противоречащей ТК РФ, то ограничение продолжительности командировки применяться не должно.

Сторонники другой точки зрения говорят о том, что в Трудовом кодексе устанавливается только понятие служебной командировки, гарантии для работников при направлении в командировку, а также решаются вопросы возмещения расходов, связанных со служебной командировкой. Что же касается порядка направления в командировку, то здесь как раз и следует руководствоваться названной Инструкцией. Кроме того, к сторонникам ограничения срока командировок 40 днями относятся и государственные органы (Минтруд России, Министерство РФ по налогам и сборам и др.). Мнение МНС России по этому поводу является немаловажным. Его необходимо учитывать при отнесении расходов к командировочным, а значит, и при определении налогооблагаемой прибыли. Если расходы не будут признаны командировочными, оплачивать их организации придется за счет чистой прибыли. Но каких-либо официальных разъяснений по этому поводу нет. Поэтому ЗАО «НФЛ» может выбрать для себя любой из этих двух вариантов и в случае возникновения спора с работником доказывать правильность своего выбора в суде.

Размеры возмещения расходов

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, например Правилами внутреннего трудового распорядка. Однако размеры возмещения не могут быть ниже установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. При этом необходимо учитывать, что суммы, превышающие установленные Правительством РФ размеры, будут отнесены на счет чистой прибыли организации, а также будут включены в доход сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Итак, какие же расходы нужно будет возместить Кораблеву при поездке в Смоленск? Направляемому в командировку работнику возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

На сегодняшний день постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729 установлены следующие нормы командировочных расходов:

  • а) по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;
    б) на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
    в) по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
    • железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
    • водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
    • воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
    • автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
    • при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
    • железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
    • водным транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
    • автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Перед отправлением в командировку Кораблев получит в бухгалтерии денежный аванс в пределах сумм, которые причитаются ему на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных. Отчитаться об использовании выданных сумм сотрудник должен будет в течение трех дней после возвращения из командировки, представив в бухгалтерию ЗАО «НФЛ» авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). К отчету он прилагает все документы, подтверждающие произведенные им расходы (билеты на транспорт, чеки из гостиниц и т. п.).

В командировке

Нахождение работника в командировке тоже вызывает на практике множество вопросов. Рассмотрим некоторые, наиболее популярные.

Работник заболел во время командировки. Предположим, что Кораблев по прибытии в Смоленск простудился и три дня проболел, что подтверждается больничным листом. Каковы будут действия ЗАО «НФЛ»? В этом случае ему за эти три дня болезни должны выплачиваться суточные и возмещаться расходы по найму жилого помещения (за исключением времени его пребывания в стационаре, если до этого, конечно, дойдет). Вместо сохранения за работником за это время среднего заработка ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Режим и условия труда в филиале и в головной организации различаются. Что делать, если в самом ЗАО «НФЛ» пятидневная рабочая неделя, а в ее филиале - шестидневная? Надо ли оплачивать Кораблеву работу в субботу, которая для него является выходным днем? Трудовое законодательство предусматривает, что работнику гарантируется сохранение среднего заработка на время командировки. Однако средний заработок сохраняется лишь за те дни, которые являются рабочими по графику организации, где он постоянно работает. Значит, оснований для сохранения за ним среднего заработка при его работе в субботу нет.

Однако работать в субботу Кораблеву все же придется. Пункт 8 Инструкции о служебных командировках предусматривает, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они направлены. Тут возникает вопрос - можно ли будет оплатить Кораблеву время работы в субботу по правилам статьи 153 ТК РФ (оплата труда в выходные дни) или предоставить другой день отдыха?

Если работник в командировке трудился в те дни, которые являются для него выходными, они оплачиваются ему в соответствии со статьей 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере) либо компенсируются предоставлением дополнительных дней отдыха. Таким образом, Кораблеву нужно компенсировать труд в субботу.

Образец приказа о направлении в командировку

Оформляем командировку

Оформляем командировку

Образец командировочного удостоверения

Оформляем командировку

Оформляем командировку



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль