Как не испортить трудовую книжку: проблемы «увольнительного» блока

652
Уже более полугода наши постоянные читатели имеют уникальную возможность пользоваться профессиональным сервисом «Кадровое дело: персональные консультации». За это время в редакцию поступило более пяти тысяч звонков. Кадровики не только задают волнующие их вопросы, но и делятся наработанным опытом. К сожалению, не все в практике кадровых специалистов можно признать правильным: порой встречаются досадные ошибки и промахи. О некоторых из них мы и поговорим сегодня.

Уже более полугода наши постоянные читатели имеют уникальную возможность пользоваться профессиональным сервисом «Кадровое дело: персональные консультации». За это время в редакцию поступило более пяти тысяч звонков. Кадровики не только задают волнующие их вопросы, но и делятся наработанным опытом. К сожалению, не все в практике кадровых специалистов можно признать правильным: порой встречаются досадные ошибки и промахи. О некоторых из них мы и поговорим сегодня.

О типичных недочетах

Поскольку большую часть своего времени кадровые специалисты уделяют оформлению трудовых книжек (записи о приеме, увольнении, переводе, награждении и т. п.), именно с этим документом и связаны основные «производственные» ошибки. Неправильно оформленный титульный лист, внесение излишней информации, использование непригодной печати все это делает трудовую книжку уязвимой. Возникает серьезный риск того, что в свое время «собес» просто не зачтет в страховой тот или иной период трудовой деятельности работника. И тогда потенциальному пенсионеру потребуется масса времени и сил для того, чтобы подтвердить свое право на заслуженную пенсию*.


Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>


Особенно опасны промахи при закрытии блока с записью об увольнении. Ведь получив на руки трудовую книжку, работник окончательно покидает организацию (при этом иногда переезжает в другой город), и ему не всегда предоставляется возможность обратиться на старую работу для исправления допущенной ошибки. Таким образом, человек остается один на один со своими проблемами.

Анализируя поступившие звонки, мы сделали вывод о том, что при заверении записи об увольнении, в основном кадровики делают следующие ошибки: дают трудовую книжку на подпись неправомочному должностному лицу, вносят излишние символы, слова, предложения, заверяют запись непригодной печатью.

Поговорим об этом подробнее. А также посмотрим, как правильно закрыть увольнительный блок, чтобы в дальнейшем не создавать проблем ни сотруднику, ни организации.

Кто вправе расписываться?

На практике ответственность за работу с трудовыми книжками (за их ведение, хранение, учет и выдачу) несет сотрудник, получивший такие полномочия на основании специального приказа. Не важно, как называется должность этого сотрудника (инспектор отдела кадров, специалист по управлению персоналом, секретарь), главное, чтобы подобная функция была отражена в его трудовом договоре и подробно расписана в должностной инструкции. Только в этом случае подпись сотрудника будет считаться легитимной.

Если же кадрового специалиста какое-то время не будет на работе (он может находиться в отпуске, на больничном, в командировке и т. п.), заменять его должен также правомочный специалист. При этом временную замену можно оформить, например, по правилам ст. 602 ТК РФ (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором), либо по правилам ст. 702 (временный перевод на другую работу). В крайнем случае запись об увольнении может быть заверена подписью первого руководителя организации. Кстати, при этом не потребуется какого-то дополнительного документального оформления его действий. Согласно пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей**, записи, внесенные в трудовую книжку работника, заверяются либо подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, либо подписью работодателя. А поскольку в отношениях с сотрудниками от лица работодателя выступает руководитель организации, то имеется в виду именно его подпись.

Совет

Если вы допустили ошибку при заверении увольнительной записи, исправлять ее нужно немедленно. Как это сделать? К сожалению, прямого ответа на этот вопрос нет ни в одном нормативном правовом акте. На наш взгляд, в этом случае нужно целиком отменить внесенную ранее запись* (при этом автоматически погасится неправильная подпись или печать) и вновь внести запись, заверив ее должным образом.


* Как признать внесенную запись недействительной, указано в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69).

Не пишите лишних слов!

После того как кадровый специалист поставил подпись под записью об увольнении, обладатель трудовой книжки также в обязательном порядке должен расписаться в этом документе. Данное правило следует из пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>

Однако, выполняя требование нормативного правового акта, кадровые специалисты зачастую вносят в этот процесс своеобразный элемент «творчества». То место, где должна стоять подпись работника, они помечают различными галочками, крестиками. А подчас украшают ее фразой примерно такого содержания: «с записями в трудовой книжке ознакомлен».

Подобная практика ведения трудовых книжек недопустима, так как ставит под сомнение юридическую чистоту внесенной записи. На наш взгляд, допускаемая вольность объясняется тем, что кадровые специалисты переносят на трудовые книжки навыки работы с другими кадровыми документами. Например, с приказами по личному составу. Дело в том, что в приказах об увольнении многие из них автоматически помечают галочкой место подписи работника (что само по себе вполне безобидно), а фраза «с приказом (распоряжением) ознакомлен» и вовсе является неотъемлемой частью унифицированной формы этого документа***.

Комментарий документоведа

Как не испортить трудовую книжку: проблемы «увольнительного» блокаЛариса САНКИНА,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– Обратите внимание, что согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003* в состав реквизита «подпись» входят следующие элементы: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). И хотя трудовая книжка работника не относится к числу распорядительных документов, а в Инструкции по заполнению трудовых книжек ничего не сказано на этот счет, представляется правильным при заверении записей об увольнении в трудовой книжке отражать все звенья этого важного реквизита. Такой подход будет вполне соответствовать устоявшейся практике работы с кадровой документацией.


* «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст).

Какая ставится печать?

До принятия постановления Правительства РФ №132**** в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек говорилось о том, что все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время его работы в данной организации, должны быть заверены печатью этой организации или печатью ее отдела кадров. Использовать какую-либо другую печать при этом не разрешалось.

Однако на практике работодатели и здесь допускали отход от установленных правил. Какие только оттиски печатей не проставлялись порой в трудовой книжке работника! «Для внутренних документов», «для справок», «для кадровой документации» и т. п. Например, в компании нет отдела кадров. Для того чтобы работник, ответственный за работу с трудовыми книжками (например, секретарь), «не приватизировал» печать организации, специально для него изготавливали «местную» печать. Допустим, с оттиском «для документов». Конечно же, это неправильно. В данном случае кадровый специалист должен был заверять все записи в трудовой книжке работников только печатью организации. А изготовленную для него модель использовать для других целей. Например, для заверения подписи линейных руководителей на исходящих документах при служебной переписке со сторонними организациями.

Но, как говорится, что сделано, то сделано (главное – при необходимости оперативно помочь бывшему сотруднику, если его «развернут» в «собесе», например, выдать копию приказа об увольнении с правильной печатью).

Как не испортить трудовую книжку: проблемы «увольнительного» блока

Теперь кадровым работникам нужно думать о том, как бы не наделать новых ошибок. Дело в том, что постановление Правительства РФ №132 исключило из пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек положение о том, что все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, могут быть заверены как печатью организации, так и печатью кадровой службы. В соответствии с нововведениями отныне увольнительный блок можно будет заверять только печатью работодателя, то есть основной печатью организации (если речь идет о юридическом лице), или основной печатью индивидуального предпринимателя (если речь идет о лице физическом). Но это уже отдельный разговор. К нему мы обязательно вернемся в одном из ближайших номеров журнала.


* При необходимости страховой стаж работника можно подтвердить также документами, перечисленными в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. №555), например, надлежаще оформленные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225, далее Правила ведения и хранения трудовых книжек.

*** Формы №Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

**** Имеется в виду постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль