Оформляем учебный отпуск работника

11587
Близится лето. Впереди пора ежегодных отпусков и сложное время для студентов и абитуриентов (на июнь-август выпадают итоговые государственные экзамены, защита диплома, вступительные экзамены, сессии). Поэтому кадровику придется трудиться не покладая рук, оформляя и очередные, и учебные отпуска. В помощь вам рассмотрим порядок документального оформления отпуска для учебы и заострим внимание на сложных моментах.

Есть такая гарантия

В Трудовом кодексе закреплены гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением (гл. 26). Одна из ключевых гарантий дополнительные отпуска с сохранением или без сохранения заработной платы.  Отметим, что такие отпуска предоставляются в календарных днях и независимо от продолжительности работы сотрудника в организации.

Продолжительность оплачиваемых учебных отпусков (в календарных днях)
Причина, по которой предоставляется
отпуск
Уровни образования
высшее профес-сиональное (академия, университет, институт вечернее и заочное отделения) среднее профес-сиональное (техникм, колледж) общее (вечернее (сменное) общеобраз-овательное учреждение)
Сессия на I и II в течение курсах года (50 дней при в течение года в течение года сокращенном обучении на II курсе) 40 дней 30 дней
Сессия на III и последующих в течение года в течение года в течение года курсах 50 дней 40 дней
Подготовка и защита диплома и сдача госэкзаменов до 4 месяцев до 2 месяцев
Сдача выпускных экзаменов в 9-м классе 9 дней
Сдача выпускных экзаменов в 11-м (12-м) классах 22 дня
Продолжительность неоплачиваемых учебных отпусков (в календарных днях)
Причина, по которой предоставляется отпуск
Уровни образования
высшее профессиональное (академия, университет, институт )
среднее профессиональное (техникум, колледж)
Выпускные экзамены на подготовительном отделении 15 дней

Вступительные экзамены

 
15 дней 10 дней
Сессия (очное обучение) в течение года в течение года 15 дней 10 дней
Подготовка и защита диплома и сдача госэкзаменов (очное обучение) 4 месяца до 2 месяцев
Сдача госэкзаменов 1 месяц  

Важный список

Как же оформить учебный отпуск? Для начала определимся, какими документами должен располагать кадровик и какие бумаги ему нужно подготовить. Получается следующий список:

  • справка-вызов образовательного учреждения (оформляется учебным заведением и выдается учащемуся на руки для представления по месту работы);
  • заявление работника (составляется самим сотрудником с обязательным указанием дат начала и окончания, а также продолжительности отпуска);
  • приказ о предоставлении отпуска;
  • записка-расчет о предоставлении отпуска;
  • справка-подтверждение учебного заведения;
  • личная карточка работника.

Оформляем документы

Справка-вызов из образовательного учреждения. Данный документ и заявление работника являются основанием для предоставления учебного отпуска. Форма справки-вызова утверждена  приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013.

При получении от работника заявления и справки-вызова, но до оформления отпуска кадровик должен проверить: имеет ли право сотрудник на предоставление отпуска (наличие государственной аккредитации у учебного заведения); будет ли отпуск оплачиваемым или нет; какое количество дней положено предоставить.

Дополнительно следует проверить уровень полученного и получаемого образования. Так как гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ). Иными словами, если сотрудник, например, учится в вузе, льготы и компенсации ему полагаются только в том случае, если высшее образование он получает впервые. Если сотрудник параллельно обучается в двух образовательных учреждениях, тогда организация обязана предоставить отпуск в связи с обучением в одном учреждении (по выбору работника или в том, которое имеет государственную аккредитацию).

Заявление работника. Сотрудник, желающий получить учебный отпуск, одновременно со справкой-вызовом отдает в отдел кадров заявление. В данном документе работник выражает свое намерение воспользоваться предусмотренной законодательством гарантией, заверяет его своей подписью. Кроме этого сотрудник вправе использовать учебный отпуск не полностью, а только частично. Поэтому в заявлении он может указать даты, отличающиеся от тех, которые приводятся в справке-вызове. Однако фактически предоставляемый сокращенный учебный отпуск не должен выходить за пределы дат, указанных в справке-вызове. Здесь важно понимать, что учебный отпуск не обязанность, а право работника. Сотрудник вообще может не принести в организацию справку-вызов и все время сессии работать в обычном режиме.

Оформляем учебный отпуск работника

Пример

Ирина К. работала в компании «Новая линия» бренд-менеджером. Параллельно училась в городском университете по специальности «экономист». В один момент у нее возникла следующая ситуация. По работе необходимо было выехать в командировку за рубеж. Причем служебная поездка могла существенно повлиять на карьеру Ирины. Однако время командировки совпало с очередной сессией в вузе. Перед Ириной встала дилемма ключевая командировка или сессия без «хвостов». Вариант решения вопроса представлялся такой. Половину зачетов и экзаменов Ирине как успешной ученице заранее проставили автоматически. Если бы удалось оформить не целый учебный отпуск, а взять его частично, а остальное время провести в командировке, бренд-менеджер была бы на седьмом небе от счастья. Но законно ли это? Ирина обратилась с вопросом к специалисту по кадрам компании «Новая линия» и получила положительный ответ. Вскоре ей был оформлен учебный отпуск не на 25 календарных дней (как было указано в справке-вызове), а на 10 дней.

Приказ о предоставлении учебного отпуска. На основании заявления работника и справки-вызова готовится приказ о предоставлении отпуска, который можно сотавить по унифицированной форме № Т-6*. В документе прописывается необходимое количество дней отпуска. Обратите внимание, что учебный отпуск предоставляется в календарных днях. Если такой отпуск приходится на праздничные дни, то праздники включаются в общее количество предоставляемых дней. Почему так происходит? Ведь для ежегодных отпусков действует другое правило. Трудовым кодексом установлено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 «Исчисление продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков» ТК РФ). Как видно, действие этой нормы распространяется только на ежегодные основные отпуска и к учебным отношения не имеет.

Оформляем учебный отпуск работника

Записка-расчет о предоставлении отпуска. На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет о предоставлении работнику отпуска, которую можно сотавить по унифицированной форме № Т-60*. Данный документ предназначен для подтверждения факта предоставления сотруднику отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за данный период. На основании записки-расчета бухгалтерией будут начислены и выплачены отпускные. Расчет денежных средств отражается на оборотной стороне формы № Т-60.

Оформляем учебный отпуск работника

Личная карточка работника. Заключительная стадия оформления сотруднику учебного отпуска внесение записи в личную карточку по унифицированной форме № Т-2**. Делается это так (образец выше).

Оформляем учебный отпуск работника

 


* Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

** Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Читайте по теме о том, как оформить отпуск директору и про оформление отпуска с последующим увольнением. Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм смотрите по ссылке.

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль