Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

915
Обособленные структурные подразделения в других регионах это «прекрасное сегодня» многих компаний, крупных и не очень. С одной стороны, они дают большие преимущества: близость к клиенту, возможность сокращения сроков поставки товаров и услуг и т. п. Но с другой стороны, возникает ряд незаметных на первый взгляд, но достаточно серьезных проблем, в частности в области кадрового делопроизводства. Посмотрим, как их можно разрешить.

Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

Обособленные структурные подразделения в других регионах это «прекрасное сегодня» многих компаний, крупных и не очень. С одной стороны, они дают большие преимущества: близость к клиенту, возможность сокращения сроков поставки товаров и услуг и т. п. Но с другой стороны, возникает ряд незаметных на первый взгляд, но достаточно серьезных проблем, в частности в области кадрового делопроизводства. Посмотрим, как их можно разрешить.

При организации обособленного структурного подразделения работодателю приходится решать такие вопросы, как заключение трудовых договоров с работниками, организация движения документов между центральным офисом и регионом, хранение кадровых документов, трудовых книжек и т. д., организация процедур приема, перемещений и увольнения. И самый главный вопрос: каким образом при такой удаленности подразделения от головного офиса соблюсти сроки, установленные законодательно для кадровых процедур?

Быть или не быть?

Нужно сказать, что четкие требования по указанным выше вопросам в законодательстве отсутствуют. Так, нигде не содержится запрета на то, чтобы работодатель сам принимал решение, где вести документооборот в обособленном подразделении или централизованно. Исходя из этого, организация устанавливает порядок приема, ведения, хранения и выдачи кадровых документов самостоятельно, с учетом своих организационных, кадровых и финансовых возможностей. Давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого из двух названных вариантов (таблица).

Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении

Необходимые условия

Централизованный способ
Децентрализованный способ
Соблюдение сроков оформления кадровых документов Соблюдение возможно Крайне затруднительно. Возможно только при использовании услуг экспресс-почты
Наличие специалистов, ответственных за ведение кадровых документов Имеются в штате Имеются в штате в случае большой численности персонала в подразделении. При небольшой численности невозможно
Соблюдение установленных процедур по привлечению к сверхурочной работе и в выходные дни Невозможно из-за проблем в оперативном оформлении кадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств Возможно и, как правило, соблюдается
Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов
Выдача личных документов работника (трудовой книжки и др.) Затруднительна, возникает множество проблем по передаче документов в установленные законодательно сроки, риски, связанные с потерей и порчей документов при пересылке и т. д. Дает возможность с соблюдением установленных сроков выдавать работникам личные документы по требованию работника при прекращении трудового договора

Проанализировав таблицу, можно сделать вывод, что при решении вопроса о типе ведения кадрового делопроизводства в подразделении необходимо учитывать все существующие риски и возможности организации, а также принципы элементарной целесообразности.

Если в обособленном подразделении работает от одного до пяти человек, вводить в структуру штатную единицу специалиста по кадрам нецелесообразно. Возлагать обязанности по оформлению кадровых документов на одного из работников подразделения также не всегда имеет смысл, так как при этом ему необходимы специальные знания и навыки (которым, возможно, его потребуется еще обучить).

Если в подразделении достаточно большой штат (от 30 человек и выше), введение должностной единицы по оформлению кадровых документов оправданно. Сотрудника можно взять по совместительству, либо передать обязанности работнику обособленного структурного подразделения в виде совмещения, расширения зоны обслуживания (ст. 602 ТК РФ).

Кто в доме хозяин?

Еще один важный вопрос: кто должен подписывать кадровые документы в обособленном подразделении? При децентрализованном варианте такие полномочия передаются руководителю подразделения, который в свою очередь все или часть из них может возложить на одного из своих подчиненных. Но чаще подпись под кадровыми документами сохраняется за руководителем подразделения. Данное право передается ему по доверенности и/или возлагается приказом руководителя организации.

Крайне редко, но тем не менее встречаются в практике ситуации, когда руководитель организации в принципе не имеет права передать данные полномочия руководителю обособленного подразделения либо устанавливается отдельная процедура согласования данного вопроса. Поэтому прежде чем решать вопрос о передаче части полномочий из головного офиса, необходимо удостовериться, что учредительные документы позволяют это сделать и никакого запрета или ограничений в них не установлено.

Комментарий HR-а

Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделенииГалина ПОГОДИНА,
директор по управлению персоналом Saveco LLC. (г. Нижний Новгород):

– Больше всего вопросов при организации обособленного подразделения возникает вокруг печати. Печать подразделения не является аналогом печати организации и не заменяет ее. Дело в том, что печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица. В свою очередь печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Нормативные документы не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Выход из этой ситуации можно предложить следующий. Изготовить дополнительные печати организации в количестве имеющихся структурных подразделений. Приказом руководителя организации определить лиц, имеющих право использовать печати. Затем передать указанные печати в структурные подразделения.

Рассмотрим указанные варианты ведения делопроизводства в обособленных структурных подразделениях. Для удобства сделаем это на примере сравнительной таблицы.

Способы ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях: сравнительная таблица
Общие принципы
Различия
централизованный способ
децентрализованный способ
1. Штатное расписание
Утверждается приказом по всей организации, включает все обособленные структурные подразделения. Далее оформляется выписка, заверяется уполномоченным должностным лицом и передается в подразделение Нет различий Нет различий
2. Правила внутреннего трудового распорядка
Утверждаются руководителем организации, с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Работники головного офиса знакомятся с оригиналом Правил. Далее оформляется копия Правил, заверяется уполномоченными лицами, передается в подразделение, где хранится. Работники подразделения знакомятся с заверенной копией Правил Лист ознакомления с Правилами должен быть передан в головной офис. Поэтому при данном варианте работник подписывается не под самой копией Правил внутреннего трудового распорядка, а в отдельной расписке (или другим косвенными способом ознакомления). Оригинальные подписи работников передаются и хранятся в головном офисе После оформления копии и передачи в обособленное подразделение хранится там же. Работники подразделения знакомятся с заверенной копией Правил
3. Коллективный договор, локальные нормативные акты (ознакомление с ними работников согласно ст. 68 ТК РФ)
Аналогично пункту 2
4. График отпусков
Утверждается с учетом мнения профсоюзного органа организации. Ведется и хранится в головном офисе При необходимости заверенная в установленном порядке выписка передается в обособленное подразделение. Информация о предоставленных отпусках и переносах вносится в график отпусков в головном офисе Заверенная в установленном порядке выписка передается в обособленное подразделение, где в нее вносятся сведения о предоставленных отпусках, переносе отпуска
5. Трудовые договоры
Типовой вариант трудового договора утверждается в головном офисе Весь порядок оформления трудового договора организован в головном офисе, после подписания руководителем организации отправляется в обособленное подразделение, где подписывается работником. Один вариант трудового договора выдается работнику, другой отсылается в головной офис, где и хранится Трудовой договор подписывается руководителем обособленного подразделения либо другим уполномоченным лицом, далее подписывается работником. Один вариант трудового договора выдается работнику на руки, другой вариант хранится в обособленном подразделении
6. Дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору
При добавлении, изменении условий трудового договора аналогично пункту 5
7. Личная карточка №Т-2
Отсутствуют Оформляется в головном офисе, отсылается на подписание второй страницы карточки №Т-2 (автобиографические данные) и раздела 2 (прием на работу) в обособленное подразделение. Подписывается работником и отсылается обратно в головной офис, где на второй странице карточки №Т-2 подписывается работником кадровой службы и хранится в головном офисе. Сведения во все разделы, не требующие подписания работником, вносятся в головном офисе ответственным должностным лицом. При внесении записей в раздел 2 (прием и переводы), требующих ознакомления работника, пересылается в подразделение, подписывается работником и отправляется обратно. При внесении записи о прекращении трудового договора подписывается работником кадровой службы и отсылается в подразделение для подписания работником, затем отправляется в головной офис на хранение Оформляется в обособленном подразделении, подписывается работником и ответственным сотрудником на месте. Сведения во все разделы вносятся на месте. При внесении записи о прекращении трудового договора подписывается работником кадровой службы и работником. После подписания хранится в обособленном подразделении
8. Приказы по основной деятельности
Издаются и подписываются руководителем организации. При необходимости ознакомить сотрудников с данным приказом оригинал приказа или выписка отсылается в обособленное подразделение После подписания приказа (выписки) в обособленном подразделении отправляется на дальнейшее хранение в головной офис После подписания приказа (выписки) в обособленном подразделении хранится там же. Если руководителю подразделения передано право издавать приказы по основной деятельности, то приказ издается и доводится до сведения сотрудников на месте. Оригинал хранится в подразделении
9. Приказы по личному составу
Отсутствуют Издаются и подписываются руководителем организации. Оригинал приказа отсылается в обособленное подразделение. После подписания приказа работником отправляется на хранение в головной офис Издаются и подписываются руководителем обособленного подразделения. Оригинал приказа после подписания работником хранится в подразделении
10. Табель учета рабочего времени
Ведется в обособленном подразделении (в связи с невозможностью исполнения ч. третьей ст. 91 ТК РФ) Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода передается в головной офис, где обрабатывается и хранится Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода обрабатывается и хранится в обособленном подразделении
11. Расчетный лист
Типовая форма расчетного листа утверждается руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников (ч. вторая ст. 136 ТК РФ) Индивидуальные расчетные листы оформляются в головном офисе, отправляются в обособленное подразделение для письменного информирования работников Индивидуальные расчетные листы оформляются непосредственно в обособленное подразделение и выдаются работникам не позднее дня выплаты заработной платы
12. Трудовая книжка, Книга учета движения трудовых книжек
Отсутствуют Оригинал трудовой книжки отсылается в головной офис, где она регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и хранится. Все записи в трудовые книжки вносятся в головном офисе. При прекращении трудового договора запись вносится в головном офисе, после этого трудовая книжка вместе с книгой движения трудовых книжек отправляется в обособленное подразделение, где работник расписывается в получении трудовой книжки под записью об увольнении и в книге учета движения трудовых книжек. Либо при выдаче трудовой книжки оформляется расписка о получении трудовой книжки, которая высылается в головной офис и подкрепляется к книге учета движения трудовых книжек Оригинал трудовой книжки принимается на ведение и хранение в обособленном структурном подразделении. При проведении кадровых процедур, требующих внесения записей в трудовые книжки, записи вносятся непосредственно в обособленном подразделении. При прекращении трудового договора запись вносится в подразделении. Работник расписывается под записью об увольнении и в книге учета движения трудовых книжек в получении трудовой книжки

А что мне за это будет?

Оценивая целесообразность или нецелесообразность каждого из вариантов ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, работодатель должен четко понимать, что процедура оформления кадровых документов должна быть поставлена так, чтобы было возможно соблюсти сроки оформления, подписания, ознакомления работника с документами. При нарушении установленных законодательно сроков как руководитель организации, так и виновные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Основные из названных сроков приведены в таблице.

Важные сроки в кадровом делопроизводстве
Документы и кадровые процедуры
Установленный срок
Прием на работу
Ознакомление под роспись с локальными нормативными актами До подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)
Ознакомление с инструкциями по охране труда и прохождение инструктажа До фактического приступления к работе (ст. 76 ТК РФ)
Заключение трудового договора В течение трех рабочих дней с даты фактического приступления к работе (ст. 67 ТК РФ)
Издание приказа о приеме на работу В течение трех рабочих дней с даты фактического допущения к работе (ст. 68 ТК РФ)
Оформление личной карточки №Т-2 День приема на работу (как правило)
Прием трудовой книжки День приема на работу (как правило)
Ежегодный отпуск
Уведомление работника о начале отпуска по графику отпусков Не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ)
Оформление приказа на отпуск Срок, достаточный для того, чтобы на основании данного приказа расчет отпускных был получен работником не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)
Прекращение трудового договора
Издание приказа о прекращении трудового договора Не позднее чем день увольнения (ст. 841 ТК РФ)
Получение работником окончательного расчета Не позднее чем день увольнения (ст. 140 ТК РФ)
Выдача трудовой книжки Не позднее чем день увольнения (ст. 841 ТК РФ)

Напоследок отметим, что на практике встречаются смешанные варианты распределения обязанностей по ведению кадрового делопроизводства между центральным офисом и обособленным структурным подразделением. В дальнейшем мы обязательно будем еще возвращаться к начатой сегодня теме.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.47%
  • Иногда 56.45%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль