Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)

560
Из предыдущей статьи вы узнали, каким образом нужно учитывать и хранить трудовые книжки. Теперь давайте посмотрим, как оформлять трудовые книжки при приеме на работу и в какие сроки выдавать трудовую книжку при увольнении работника. Кроме того, поговорим, как правильно передать трудовые книжки при смене сотрудников кадровой службы.

Из предыдущей статьи вы узнали, каким образом нужно учитывать и хранить трудовые книжки. Теперь давайте посмотрим, как оформлять трудовые книжки при приеме на работу и в какие сроки выдавать трудовую книжку при увольнении работника. Кроме того, поговорим, как правильно передать трудовые книжки при смене сотрудников кадровой службы.

Прежде всего необходимо определить лицо, которое в вашей организации будет заниматься оформлением трудовых книжек. Назначение ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек оформляется приказом руководителя организации (образец на стр. 40). Как правило, обязанности по ведению работы с трудовыми книжками возлагаются на сотрудника кадровой службы.

Давайте подробно рассмотрим обязанности кадровика по работе с трудовой книжкой от приема сотрудника на работу до его увольнения.

Прием на работу и оформление трудовой книжки

Работа с трудовыми книжками начинается с момента приема сотрудника.

На этом этапе сотрудник, назначенный ответственным, должен зарегистрировать трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек [2]. А также расписаться в книге учета при получении трудовой книжки от работника, поступающего на работу.

О том, что должен делать кадровик с трудовой книжкой, оформляя нового сотрудника на работу, смотрите схему на стр. 41.

Нередко на работу устраиваются лица, которые заверяют кадровика в том, что трудовой книжки ранее не имели. Причиной обычно называют неофициальную работу по устной договоренности с прежним работодателем. И в этом случае кадровик, исполняя свои обязанности, оформляет для них новые трудовые книжки. Однако спустя какое-то время (при оформлении пенсионного свидетельства) выясняется, что трудовая книжка все-таки была. И в итоге у работника получается две или более трудовых.

Поэтому, если к вам на работу поступает сотрудник, у которого отсутствует по какой-либо причине трудовая книжка и он просит у вас завести ее заново, рекомендуем вам документально зафиксировать этот факт. Предложите сотруднику в письменной форме (в заявлении или в тексте трудового договора) указать причину отсутствия указанного документа. Если в дальнейшем работодателю станет известно о недостоверности представленной работником информации, наличие указанного документа может послужить основанием для расторжения работодателем трудового договора за представление подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора (ст. 81, п. 11 ТК РФ).

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)

Увольнение с работы и выдача трудовой книжки

О том, что должен делать кадровик с трудовой книжкой, оформляя увольнение сотрудника с работы, смотрите схему на стр. 42.

Выдача трудовой книжки уволенному фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выдаче трудовой книжки в графе 12 регистрационной книги необходимо указать дату выдачи документа на руки, а в графе 13 работник обязательно должен поставить свою подпись.

Трудовую книжку с внесенными сведениями об увольнении необходимо выдавать сотруднику на руки строго в день увольнения. На практике бывает, что сотрудник отказывается забирать свою трудовую книжку в последний день работы (например, из-за того, что не выдана заработная плата). В этом случае кадровику лучше всего попросить работника написать об этом заявление и составить в присутствии двух свидетелей акт о таком отказе.

Бывает, что сотрудник вообще не приходит в последний рабочий день на работу. И, следовательно, кадровик не имеет возможности выдать сотруднику его документ. В этом случае мы также рекомендуем составлять акт о невозможности выдать трудовую книжку. А также на стр. 43 приводим образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки. Уведомление необходимо составить в письменной форме и отправить заказным письмом с почтовым уведомлением на домашний адрес работника, который указан в личной карточке.

Почтовое уведомление о вручении, подтверждающее получение письма работником, и квитанцию об отправке подшейте в личное дело сотрудника. В письме-уведомлении попросите разрешение работника на отправку его трудовой книжки по почте. Пересылка трудовой книжки по почте возможна только с согласия работника. Если согласие на пересылку не будет получено и сам сотрудник не придет за трудовой книжкой, то отдел кадров обязан сохранять ее. Законодательством определены сроки хранения трудовых книжек [3]. Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив организации. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)

Совет

При смене сотрудников кадровой службы передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо подписать двумя сторонами - с одной стороны указать должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)

Как вы знаете, оформлять трудовую книжку работника необходимо в соответствии с установленным порядком, который закреплен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек [4] и Инструкции по заполнению трудовых книжек [5]. Однако внесение записей в трудовые книжки, исправление неверных записей, оформление вкладышей и выдача дубликатов вызывает много вопросов на практике. В следующих номерах мы продолжим цикл статей о трудовых книжках и разъясним наиболее сложные ситуации, с которыми вы сталкиваетесь в своей работе.

Все, что вы хотели знать о трудовых книжках (продолжение)


[1] Продолжение. Начало в № 4, 2006.

[2] Образец заполнения Книги учета движения трудовых книжек приведен в № 4, 2006 на стр. 51.

[3] Пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

[4] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

[5] Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Вопрос в тему

При увольнении сотрудника трудовая книжка была выдана по вине работодателя на три дня позже фактического увольнения. В соответствии с законодательством вынужденный прогул был оплачен сотруднику. Нужно ли вносить изменения в записи об увольнении сотрудника в трудовую книжку?

Елена Михеева, руководитель службы персонала (г. Нижний Новгород)

В результате задержки трудовой книжки работник не может поступить на новое место работы. И, следовательно, теряет возможность получать заработную плату. Поэтому законодательством предусмотрена оплата вынужденного прогула за счет работодателя. Вы поступили правильно.

Дополнительные записи в трудовую книжку внести нужно обязательно. Для чего необходимо издать приказ об изменении даты увольнения сотрудника. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Затем в трудовой книжке нужно признать в установленном порядке недействительной ранее внесенную запись. После чего сделать следующую запись с новой датой увольнения и с указанием приказа, послужившего основанием к ней. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, по письменному заявлению работника можно оформить дубликат трудовой книжки.

На вопрос отвечала
Мария МАЛКОВА, эксперт
журнала «Кадровое дело»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль