Получение и проверка сведений о работнике

545
Генеральный директор, секретарь-референт, уборщица-это не только штатные единицы компании, но и люди со своими особенностями, своей судьбой и биографией. Сведения о сотруднике, позволяющие определить его как личность, необходимы каждому работодателю для построения трудовых отношений с подчиненным. Однако к порядку сбора такой информации законодательство (и не только трудовое) предъявляет довольно жесткие требования.

Понятие «персональные данные» в главе 14 ТК РФ определяется как «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Здесь же сформулированы и основные требования, предъявляемые законодателем к обработке персональных данных, то есть к процессу их сбора, хранения, передачи или любого другого использования.

Остановимся подробнее на самых первых этапах работы с персональными данными-на их получении и проверке. Ведь именно с этими процедурами работодателю в первую очередь приходится иметь дело при приеме нового сотрудника, и с ними же связано большинство нарушений в сфере использования личной информации.

Хочу все знать

Оговоримся сразу: вся информация, которую работодатель вправе потребовать от сотрудника либо соискателя, должна иметь непосредственное отношение к самому процессу труда. Собирать данные о личной, частной жизни гражданина (такие, как наличие в прошлом судимостей, жилищные условия, вероисповедание, подробные сведения о родственниках и т. п.) работодатели просто не вправе.

Что может заинтересовать руководство при решении вопроса о том, соответствует ли определенный кандидат требованиям, предъявляемым к должности, на которую он претендует? Прежде всего наличие у него необходимых документов, перечисленных в статье 65 ТК РФ. Это:
- паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета-для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний-при поступлении на работу, требующую специальной подготовки.

Этот перечень закрытый, но в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов. Так, работодатель вправе потребовать у подростка, не достигшего возраста 18 лет, информацию о состоянии его здоровья. Это объясняется тем, что в данном случае закон допускает существование трудовых отношений только при соответствующем состоянии здоровья, подтвержденном в установленном порядке медицинским заключением (ст. 213 ТК РФ).

Сведения о здоровье требуются также при приеме на работу, связанную с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, с движением транспорта.

Отдельным работодателям может понадобиться не совсем обычная информация, например документ о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации для поступающих на службу в органы внутренних дел, внешней разведки, федеральные органы налоговой полиции и налоговой службы (ст. 9 Федерального закона от 25.07.98 №128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации»). Но повторим, что документы, не оговоренные в статье 65 ТК РФ, работодатель вправе требовать, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Примеров, когда персональные данные играют существенную роль при заключении трудового договора и в процессе труда, можно привести великое множество. Процесс их получения должен быть предельно корректным и осуществляться в строгих правовых рамках.

Документ Кто предъявляет Где предусмотрено
Медицинская справка о прохождении медосмотра - Работники в возрасте до 18 лет.
- Работники, принимаемые на тяжелые работы, работы с вредными и опасными условиями труда, работы, связанных с движением транспорта
Статья 266 ТК РФ
Статья 213 ТК РФ
Медицинское заключение о состоянии здоровья и справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении Поступающие на государственную службу Пункт 4 статьи 21 Федерального закона от 31.07.95 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 27.05.03 № 58-ФЗ)
Документ о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований РФ,поступающие на службу в органы внутренних дел, внешней разведки, федеральные органы налоговой полиции и налоговой службы Статья 9 Федерального закона от 25.07.98 № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 30.06.03 № 86-ФЗ).
Индивидуальная программа реабилитации инвалида Инвалида, поступающие на работу Статья 11 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 23.10.03 № 132-ФЗ)
Справка с основной работы о том, что основная работа не связана с тяжёлыми, вредными и (или) опасными условиями труда Граждане, принимаемые по совместительству на работы с вредными, тяжелыми и (или) опасными условиями труда Статья 282 ТК РФ

Расскажите о себе

Информация о личности содержится не только в документах, перечисленных в статье 65 ТК РФ. Будущий работник может сообщить сведения о себе в устной форме, через анкеты, резюме, другие недокументальные источники. Поговорим об их особенностях.

Надо сказать, что ни резюме, ни анкеты не имеют установленной формы (не являются документом в строгом смысле этого слова). Здесь представляют определенный интерес лишь изложенные в них сведения.

О чем нужно помнить, добывая информацию с помощью анкетирования? О том, что пункт 4 статьи 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос вашей анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, заставить его сообщить такую информацию вы не можете. Если для работодателя это крайне важно, он должен получить от сотрудника согласие в письменной форме и приготовиться доказать в случае судебного разбирательства, что, во-первых, согласие было добровольным, а во-вторых, данные сведения непосредственно связаны с работой.

Работодатель не имеет права получать информацию о членстве работника в общественных объединениях и профсоюзах, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 5 ст. 86 ТК РФ).

Как правило, работодатель при первом знакомстве с кандидатом на вакантную должность просит его показать резюме. Чаще всего резюме содержит биографические данные человека, сведения об образовании и опыте работы, то есть, иными словами, профессиональный портрет соискателя. Как мы уже заметили, резюме не является документом и его предъявление не обязательно при приеме на работу. А значит, отсутствие резюме не может повлечь за собой никаких правовых последствий для соискателя. Тем более что практически вся информация, обычно включаемая в резюме, доступна через другие источники-предыдущие места работы отражены в трудовой книжке, а о карьерных достижениях соискатель может сообщить устно или через анкету.

Из вторых рук

Общий принцип получения персональных данных, закрепленный в статье 86 ТК РФ, звучит так: «Все персональные данные работника следует получать у него самого». Однако тут же приводится оговорка: если такую информацию можно получить только у третьей стороны, то работник уведомляется об этом заранее и от него непременно должно быть письменное согласие. Работодатель в этом случае сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способе получения персональных данных, а также о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Данные о работнике, предоставляемые третьей стороной, также могут выражаться в различных формах, но как правило это официальный документ, выданный правомочным органом. В этом случае важна не только информация, содержащаяся в документе, но и сам документ должен отвечать определенным требованиям (печать организации, подпись надлежащего должностного лица и т. п.). Примером получения персональных данных от третьих лиц может служить справка из органов загса об изменении фамилии в том случае, если работник не может подтвердить этот факт каким-либо другим документом.

Доверяй, но проверяй

Как можно проверить информацию о работнике, которая поступила в распоряжение работодателя? Если подходить к решению данной задачи только с точки зрения законности, то вариантов здесь не так уж и много.

Первый-детально изучив записи в трудовой книжке (в соответствии со ст. 66 ТК РФ «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника»), сопоставить их с другими имеющимися данными о работнике. Практика работы кадровиков свидетельствует о том, что большинство нестыковок в информации можно обнаружить уже при анализе записей в трудовой книжке (насколько правильно эти записи сделаны, какие стоят печати, является ли сам бланк представленной трудовой книжки подлинным и пр.). В случае каких-либо сомнений за разъяснением можно обратиться непосредственно к самому работнику.

Унифицированная форма №Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Второй-направление официального запроса от имени организации-работодателя в соответствующие органы и организации (например, паспортный стол милиции по месту регистрации или жительства, военкомат, «студенческий архив» вуза и т. д.) с целью подтверждения сведений, указанных в личной карточке формы №Т-2.

Если информация, представленная работником при заключении трудового договора, основана на заведомо ложных сведениях или содержится в подложных документах, работодатель имеет полное право расторгнуть трудовой договор с ним именно с учетом этих обстоятельств (п. 11 ст. 81 ТК РФ).

Личные данные-это серьезно

Действующее законодательство предусматривает довольно суровую ответственность для работодателя за нарушение норм о работе с персональными данными. Статья 90 ТК РФ звучит так: «Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами».

А в Кодексе об административных правонарушениях этой теме посвящена статья 13.11. В ней говорится, что нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах наказывается штрафом. На должностное лицо может быть наложен штраф от 5 до 10 МРОТ, а на юридическое лицо-от 50 до 100 МРОТ.

Не обойден вопрос защиты персональных данных и в уголовном законодательстве. В Уголовном кодексе РФ предусмотрено две статьи-137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и 138 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений». Кстати, максимальная санкция по этим нормам предусматривает арест на срок до шести месяцев.

Отсюда напрашивается вывод-в законодательном порядке персональные данные ваших сотрудников защищены от посягательств довольно надежно и серьезно.

Напоследок коснемся вопроса, который не напрямую, но очень тесно связан с получением и проверкой персональных данных. Речь идет об отказе в приеме на работу, решение о котором работодатель зачастую принимает под влиянием информации, полученной из представленных соискателем документов или других источников. Статья 3 ТК РФ говорит о том, что никто не может быть ограничен в трудовых правах в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного положения и т. п. А в статье 64 ТК РФ содержится запрет на отказ в заключении трудового договора по тем же основаниям. Поэтому какими бы ни были истинные причины вашего негативного отношения к соискателю, нельзя класть их в основу отказа (тем более письменного) в приеме на работу. Подыщите законную и приемлемую причину-нехватка опыта, недостаточная квалификация, неподходящее образование и т. п.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль