Оформляем нового сотрудника

640
Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника - значит избежать множества проблем. Мы расскажем о том, какие документы сотрудник кадровой службы должен получить от работника, с чем ознакомить при приеме, как написать заявление и оформить приказ.

Какие документы представляет работник

Подбор кандидата на вакантную должность успешно завершен, и принятый работник приступает к работе. Обычно кадровый специалист предприятия заранее предупреждает его о том, что в первый рабочий день необходимо явиться в отдел кадров с документами. Итак, новый сотрудник должен принести:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку (если новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, трудовую книжку оформляет первый работодатель);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, - то же правило, что и с трудовой книжкой);
  • документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Остановимся подробнее на трудовой книжке. Если трудовой договор заключается впервые и трудовая книжка у работника по вполне понятным причинам отсутствует, то работодателю предстоит завести ее по истечении пяти дней работы (ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку не требуют также у работников, принимаемых на работу на условиях совместительства.

В этом случае трудовая книжка ведется по основному месту работы. Однако опытные и осторожные кадровые специалисты еще на заключительном этапе собеседования стараются ознакомиться с копией трудовой книжки принимаемых на работу, в том числе совместителей. Дело в том, что в статье 66 ТК РФ сказано: «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Она позволяет документально подтвердить стаж работника по указанной должности. Также трудовая книжка помогает установить негативные факты, если они имели место в трудовой биографии работника: увольнение за прогул, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения и т. п. Бывают попытки устроиться на работу по совместительству и таким образом скрыть от работодателя, например, «нерабочую» группу инвалидности, а ведь это - противозаконно.

С чем ознакомить работника

При заключении трудового договора кадровый специалист под роспись знакомит принимаемого работника с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

  • коллективным договором и соглашениями (если они заключались);
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;
  • положением по охране труда;
  • положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;
  • положением об оплате труда, о премировании работников;
  • положением об обработке персональных данных;
  • положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;
  • должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.

Нужно ли писать заявление о приеме?

Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме нового сотрудника является трудовой договор, который документально закрепляет соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ), то есть волеизъявление равноправных сторон договора. По этой причине юристы совершенно справедливо замечают, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Тем не менее многие кадровые специалисты предприятий предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать на имя первого руководителя предприятия такое заявление.

Эта практика никак не нарушает закон и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора очень удобно проставлять визу непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения) - «Не возражаю. С 24.04.2003», затем подпись и дата. Первый руководитель предприятия также ставит на заявлении свою резолюцию «Отдел кадров. В приказ с 24.04.2003», подпись и дата резолюции.

Образец заявления о приеме на работу

Оформляем нового сотрудника

После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя (второй экземпляр выдается на руки работнику), и заверенной работником отдела кадров копией приказа (распоряжения) о приеме на работу подшивается в личное дело работника.

Что включает в себя приказ о приеме?

В соответствии со статьей 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказы о приеме на работу оформляются на всех работников (в том числе совместителей, принятых на работу по трудовому договору). Лишь на тех работников, с кем заключаются гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг), приказы о приеме не оформляются.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу оформляется в унифицированной форме Т-1. Если в течение определенного периода на работу принимается несколько работников, то на усмотрение сотрудника отдела кадров на каждого из вновь поступивших может быть оформлена «листовая» отдельная форма приказа о приеме Т-1 или работники внесены в списочную форму приказа (распоряжения) о приеме работников на работу Т-2.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения.

1. Наименование организации (строго в соответствии с Уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в Уставе).

2. Код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации.

3. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации.

4. Срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора - дата окончания работы).

5. Фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными).

6. Наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, - строго в соответствии с нормативными документами).

7. Испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. «Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций шести месяцев...» (ст. 70 ТК РФ). Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.

Иногда на практике возникают, например, такие ситуации. В трудовом договоре и приказе о приеме работнику установлен испытательный срок в течение месяца. Месяц закончился, но руководство предприятия не пришло к окончательным и конкретным выводам о соответствии работника поручаемой работе, поэтому и предлагает продлить испытательный срок принятому на работу до трех месяцев. Отдел кадров издает приказ о продлении испытательного срока по инициативе работодателя, не задумываясь о том, что такая процедура, по сути, не вполне законна.

Если в трудовом договоре и приказе о приеме работника(ов) на работу испытательный срок не указан, это означает, что работник принят без испытания.

При необходимости форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу можно дополнить необходимыми реквизитами. Например, указать, что работник принят на работу с материальной ответственностью, с указанием даты и номера договора о материальной ответственности. Для принятых на работу по совместительству необходимо указать продолжительность рабочей недели - 16 часов по 3,33 часа ежедневно.

После подписания трудового договора и заявления о приеме на работу сотрудник отдела кадров подготавливает проект приказа о приеме на работу. Проект приказа при формировании отделом кадров электронной информационно-справочной базы, состоящей из копий приказов, оформляется в трех экземплярах. Если электронная база отсутствует, необходимо подготовить дополнительную, четвертую копию приказа (на бумажном носителе), так как ведение информационно-справочной работы по подлинникам приказов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, недопустима.

При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.

Стоит заметить, что некоторые современные кадровые программы автоматически регистрируют приказы на этапе оформления проекта документа. Это не совсем правильно с точки зрения делопроизводства и нарушает хронологический порядок издания приказов (датой приказа считается дата его подписания руководителем). В то же время исключает возможность издания приказов задним числом, их переоформления и других подобных случаев фальсификации документов.

Правила подписи

После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:

  • руководитель кадровой службы;
  • отдел труда и заработной платы;
  • непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);
  • работник бухгалтерии.

Последним, непосредственно перед подписанием приказа руководителем, свою визу ставит сотрудник юридической службы.

Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа - это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.

После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписывать два экземпляра приказа.

Регистрация

После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб.

Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку (форма Т-2) и подшить подлинник приказа в дело. Через пять дней после приема работника на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке.

Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:

  • первый экземпляр передается в бухгалтерию;
  • второй экземпляр подшивается в личное дело работника;
  • третий экземпляр в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.

По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Реквизит «Отметка о заверении копии» выглядит следующим образом:

Оформляем нового сотрудника

Если копия выдается по запросу сторонней организации, то подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью. В приведенном нами примере - печать отдела кадров.

Сроки хранения

В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с пунктом «б» статьи 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив.

Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников - 75 лет (ст. 337 указанного Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов статьей 7 Перечня устанавливается срок хранения один год.

Образец приказа о приеме на работу

Оформляем нового сотрудника

Оформляем нового сотрудника



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.33%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль