Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?

18574
Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале? Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов.

Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале? Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов.

Способы хранения данных о работнике

Многие кадровики по старинке ведут личные дела и не хотят отказываться от них, несмотря на то что это очень трудоемко. Поскольку единых правил ведения личных дел в коммерческой организации не существует, это порождает многообразие вариантов их оформления в масштабе всей российской кадровой практики. Однако по своему содержанию личные дела, используемые в различных организациях, как правило, немногим отличаются друг от друга.

Сегодня кадровикам негосударственных организаций предоставлен выбор в вопросе, как систематизировать информацию о работниках. Практически у всех из них есть возможность пользоваться электронными ресурсами, разработано много полезных и удобных программ, значительно облегчающих процесс обработки персональных данных. Те документы, которые у работодателя должны быть обязательно, конечно, придется оформлять на бумаге. Но для всех остальных документов это неудобно, да и незачем.

Кроме личных дел, наиболее часто встречаются следующие способы систематизации и хранения персональной информации о работниках: раздельное хранение документов (в папках, сформированных по тематике) и хранение в электронном виде. Краткую характеристику каждого из способов хранения, его основные преимущества и недостатки вы найдете в таблице на стр. 50.

Способы систематизации и хранения кадровых документов

Особенности

Преимущества

Недостатки

Личное дело

Вся информация о работнике в виде оригиналов и копий документов накапливается в специально сформированной папке

– Основная информация о работнике находится в одном месте;

– четкость систематизации;

– быстрота работы с  информацией

– Высокая трудоемкость (необходимость в утвержденном регламенте, подшивке документов, описи, периодической сверке и ознакомлении работника, архивировании);

– необходимость в дополнительных ресурсах (отдельный кабинет, сейфы, картотеки, архивы);

– необходимость в дополнительных навыках исполнителей (знание процедуры работы с личным делом);

– риск претензий со стороны проверяющих органов

Раздельное хранение[1]

Все документы хранятся на бумажных носителях по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации. Таким образом, все документы сотрудников одного назначения, например: трудовые договоры, карточки формы № Т-2, договоры материальной ответственности, приказы (по видам), складываются в отдельные папки и размещаются там обычно в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. Документы анкетно-биографического характера хранятся в картотеке в алфавитном порядке с использованием файла-папки отдельно на каждого сотрудника

– Низкие трудозатраты (по сравнению с ведением личных дел);

– нет дополнительных требований к квалификации специалиста кадровой службы;

– меньший риск претензий со стороны проверяющих органов;

– отсутствие дополнительных ресурсов (архив, сейфы и т. п.)

– Увеличение времени на сбор и предоставление необходимой информации о работнике;

– отсутствие явной структуры хранения информации;

– риск для разглашения персональных сведений работников

Хранение на электронных носителях

Вся информация (за исключением обязательных бумажных форм) хранится в электронном виде посредством информационных систем и баз данных

– Нет необходимости в других ресурсах;

– экономия места и пространства;

– высокая скорость обработки информации;

– высокая степень защиты от несанкционированного доступа;

– возможность неограниченного срока хранения;

– отсутствие необходимости работы с архивом;

– наиболее прогрессивная и перспективная организация трудового процесса

– Необходимость наличия резервной копии базы данных и информационной системы;

– предполагается наличие дорогостоящего оборудования и программного обеспечения;

– необходимость в достаточно высокой квалификации сотрудника

Что выбрать?

Итак, вы вправе выбирать, какой способ хранения данных о сотрудниках наиболее приемлем и удобен в вашей организации. Зачастую методы хранения могут сочетаться. Например, наряду с ведением личных дел создается электронная база документов, куда входят и данные о персонале. Следует учесть, что если в коммерческой организации официально принимается решение вести личные дела на ее сотрудников, то порядок их ведения определяется внутренним регламентом этой организации.

При этом работодатель должен быть готов к тому, что проверяющий инспектор, увидев личное дело, заинтересуется, какие в нем собраны документы и все ли они соответствуют нормам закона. Если в личное дело попали документы сверх перечня установленного законом, он попросит доказательства того, что работник сам предоставил о себе дополнительную информацию.

Нельзя не обратить внимания еще на один факт. Существуют компании, относящиеся, как правило, к малому бизнесу, которые не ведут кадрового делопроизводства, не систематизируют и не хранят информацию о сотрудниках. Тут есть свои преимущества – отсутствие трудозатрат и потребности в дополнительных ресурсах, но имеется и огромный риск ответственности перед проверяющими органами[2].

Порядок ведения личных дел в государственных учреждениях определяется статьей 44 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Альтернатива личному делу,  или Как хранить документы  сотрудников?

Какие документы систематизируем и храним?

Теперь, когда мы разобрались со способами хранения, поговорим о том, какие именно документы работника следует хранить. Это документы, которые содержат персональные данные и несут в себе всю информацию о работнике и его «судьбе» у данного работодателя. Их можно условно разделить на две группы: документы, содержащие анкетно-биографические данные, и документы, содержащие данные, связанные с трудовой деятельностью работника в отдельной компании. Документы, которые, в принципе, могут храниться у работодателя, перечислены на стр. 52, 53. Этот перечень является собирательным и включает в себя все возможные для хранения документы.

Документы, содержащие анкетно-биографические данные
 
  • Анкета;
  • автобиография;
  • копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность;
  • копия свидетельства о присвоении индивидуального номера налогоплательщика;
  • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • копии документов об образовании, повышении квалификации, прохождении курсов;
  • копии документов воинского учета;
  • копии документов о присвоении ученого звания, степени;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (для определенных должностей);
  • копии свидетельств о заключении и расторжении брака;
  • копии свидетельств о рождении детей;
  • другие документы
Документы, связанные с трудовой деятельностью
 
  • Трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личные заявления работника;
  • приказы о предоставлении отпусков работникам;
  • приказы о приеме, переводах, увольнении;
  • копии документов о поощрениях, в том числе о присвоении почетных званий;
  • копии документов о наложении взысканий и их снятии;
  • копии документов о прохождении аттестации работника, оценки персонала;
  • другие документы

Необходимо отметить, что перечень документов первой группы законодательно ограничен обязательными документами для предъявления при поступлении на работу[3]. Остальные документы, не предусмотренные Трудовым кодексом[4], как правило, кадровики все же запрашивают у работников как при оформлении на работу, так и в процессе их трудовой деятельности в компании, и впоследствии хранят их в кадровой службе. Часто это делается, несмотря на прямой запрет законодателя[5]. Это не касается тех случаев, когда работник сам согласен предоставить дополнительные документы при оформлении на работу или в ее процессе. Cейчас же все чаще можно услышать о нежелании работника предоставлять о себе какую-либо дополнительную информацию.

Документы второй группы возникают в процессе трудовой деятельности работника и выполняются всегда на бумажных носителях. Наряду с карточкой формы № Т-2 эти документы (кроме личного листка по учету кадров и дополнения к нему) обязательны для хранения в кадровой службе и для предъявления проверяющим органам.

Согласие на предоставление дополнительных данных о себе работник должен выразить в письменной форме

Важно то, что кадровик обязан обеспечивать конфиденциальность документов, содержащих персональные данные работников. Учитывая, что не каждая организация может выделить отделу кадров или специалисту, работающему с кадрами, отдельное помещение, а вместе с ним сейфы и картотеки для хранения, выполнить требование закона по исполнению этой обязанности[6] становится затруднительным.

Поэтому если работодатель расширяет перечень документов, необходимых для предъявления работником и хранения в кадровой службе, то он должен помимо создания внутреннего регламента[7] учитывать согласие или несогласие работников на обработку их персональных данных, свои ресурсные возможности на обеспечение сохранности документов[8], трудозатраты на их обработку, а также возможную материальную ответственность работодателя за несоблюдение необходимых условий конфиденциальности.

Комментарий чиновника
 
Альтернатива личному делу,  или Как хранить документы  сотрудников?

Ирина АКШОНОВА,
государственный инспектор труда Гострудинспекции в г. Москве:

– Государственный инспектор труда осуществляет надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства посредством документарных проверок (когда он рассматривает документы, представленные работодателем, по своему мотивированному запросу), а также выездных проверок (когда помимо знакомства с документами еще и проверяет используемые работодателем помещения и оборудование)*.

При этом госинспектор не вправе требовать у работодателя представления документов и информации, не являющихся объектами проверки или не относящихся к предмету проверки, а также документов, не предусмотренных действующим законодательством для ведения и хранения работодателем. Например, фактически потребовать у работодателя документы анкетно-биографического характера, не предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса, инспектор не вправе.

Но часто получается так, что работодатель выдает себя. На практике при анализе документов, представленных работодателем, нарушения обнаруживаются: например, в правилах внутреннего трудового распорядка организации прописывают среди документов, необходимых для предъявления работодателю при заключении трудового договора, документы, которые запрещается требовать в соответствии с действующим законодательством от лица, поступающего на работу. При выявлении такого нарушения государственный инспектор труда обязательно примет к работодателю меры инспекторского реагирования.


* В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

[1] Как правило, при таком способе работодатель хранит количество информации и копий документов, не превышающих требуемых ТК РФ.

[2] В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

[3] Статья 65 ТК РФ предусматривает обязательное предъявление при оформлении на работу паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, в определенных случаях – документа воинского учета, документа об образовании.

[4] Например, характеристики и рекомендательные письма, ИНН, документы органов ЗАГСа.

[5] Часть третья ст. 65 ТК РФ гласит: «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации».

[6] Статья 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

[7] Образец Положения о работе с персональными данными вы найдете в электронном тематическом приложении «Банк локальных нормативных актов и должностных инструкций» к № 6, 2009.

[8] Как оборудовать помещение для кадровой службы, см. в № 3, 2010.

Читайте статью о заключении ученического договора между работником и работодателем (с образцом).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль