В ногу со временем: создаем электронный документ

541
Работники кадровых служб по своему опыту знают, каких временных и финансовых затрат требует грамотное оформление документов, сопровождающих деятельность любой компании. В то же время сократить издержки этого процесса может введение системы электронного документооборота. О том, с какими проблемами при этом рискует столкнуться организация и можно ли эти проблемы предотвратить, мы расскажем в этой статье.

Работники кадровых служб по своему опыту знают, каких временных и финансовых затрат требует грамотное оформление документов, сопровождающих деятельность любой компании. В то же время сократить издержки этого процесса может введение системы электронного документооборота. О том, с какими проблемами при этом рискует столкнуться организация и можно ли эти проблемы предотвратить, мы расскажем в этой статье.

Статус электронного документа

Система по составлению, использованию и учету электронных документов позволяет значительно повысить эффективность работы компании. При ведении электронного документооборота зачастую предусматривается возможность совместной работы сотрудников над одним и тем же документом, что позволяет сэкономить время при подготовке важных бумаг. Хранение информации на электронных носителях дает возможность освободить площади, ранее предназначенные для хранения нужных документов. Однако на практике руководители и кадровые специалисты зачастую задаются вопросом о статусе электронного документа как легитимного носителя информации.

По этому поводу стоит сказать следующее. Законодательством предусмотрена возможность документирования информации не только в материальной (напечатанной на бумаге), но и электронной форме[1]. Правда, в обоих случаях необходимо соблюдение определенных требований к документированию. В частности, все кадровые документы, связанные с оформлением трудовых отношений, вне зависимости от того, зафиксированы они в письменном или в электронном виде, должны соответствовать требованиям, установленным нормативными актами в сфере труда. Например, ПВТР организации должны отвечать требованиям статьи 189 Трудового кодекса. То есть они должны регламентировать режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания. Необходимо, чтобы они были утверждены руководителем организации.

Преимущества электронного документа

– Входящие и исходящие документы хранятся в единой системе в едином пространстве, независимо от территориальной удаленности структурных подразделений и филиалов.

– На поиск необходимого документа требуется минимум времени: поиск может осуществляться по неполным реквизитам или штрихкоду каждого документа.

– Согласование документов и принятие решений занимает минимум времени независимо от местонахождения подразделения, при этом с одним документом могут работать одновременно несколько специалистов.

– Вероятность потери данных, в отличие от работы с документами на бумаге, снижена до минимума.

В чем проблема?

Привычный каждому бумажный документ, исходящий от организации, должен содержать подписи ее уполномоченных лиц, а также быть удостоверен печатью данной организации. Таким образом, можно судить о его статусе и юридической силе. А как судить о легитимности электронного документа? Обладает ли он той же силой, что и надлежащим образом оформленный бумажный документ? Закон об информации дает конкретные ответы на эти вопросы. Так, электронный документ (электронное сообщение), заверенный электронной цифровой подписью, признается равнозначным документу, заверенному собственноручной подписью[2]. Электронное сообщение – информация, переданная (или полученная) от одного пользователя информационно-телекоммуникационной сети другому пользователю.

Например, при заключении гражданско-правовых договоров, в том случае если лица обмениваются электронными сообщениями, такой обмен рассматривается как обмен документами, но при условии, что каждое из этих сообщений снабжено электронной цифровой подписью отправителя[3]. Как мы уже говорили, существенным условием для придания электронному сообщению статуса документа является наличие в нем электронной цифровой подписи. Более подробно рассмотрим вопрос о том, что она собой представляет и каков порядок ее использования.

Что такое ЭЦП?

Электронная цифровая подпись – это реквизит, предназначенный для защиты электронного документа от подделок. ЭЦП позволяет определить владельца сертификата ключа подписи[4], а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Владелец сертификата ключа подписи обязан хранить этот ключ в тайне.

Достичь равнозначности электронной цифровой подписи в электронном документе и собственноручной подписи в документе на бумажном носителе можно только при одновременном соблюдении следующих условий (они упомянуты в п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭЦП)).

Первое. Сертификат ключа подписи должен быть действующим на момент проверки либо подписания электронного документа.

Второе. Должен быть получен положительный результат проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи[5].

Третье. Электронная цифровая подпись должна быть использована в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. В частности, электронная цифровая подпись может быть использована только тем лицом, чьи фамилия, имя и отчество указаны в сертификате ключа подписи в качестве ее владельца.

Словарь кадровика

Сертификат ключа подписи – это документ на бумажном носителе либо электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Он выдается участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Удостоверяющий центр – специализированный центр, выдающий сертификаты ключей подписей для дальнейшего использования в информационных системах общего пользования.

Как получить электронную подпись?

Для того чтобы стать обладателем ЭЦП, представитель организации (руководитель или другое должностное лицо) должен обратиться с заявлением в удостоверяющий центр с просьбой об изготовлении сертификата ключа подписи[6].

При этом в заявлении должны быть указаны сведения, необходимые для идентификации владельца сертификата ключа подписи и передачи ему сообщений.

В данном случае речь идет о фамилии, имени и отчестве будущего владельца сертификата ключа подписи или его псевдониме, сведениях об отношениях (например, трудовых), при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение. Заявление должно быть подписано собственноручно будущим владельцем сертификата ключа подписи. При изменении персональных данных владельцу сертификата ключа подписи выдается новый документ.

Удостоверяющий центр изготовит сертификат ключа подписи в форме документов на бумажном носителе в двух экземплярах. Оба экземпляра должны быть заверены собственноручными подписями владельца сертификата ключа подписи и уполномоченного лица удостоверяющего центра, а также печатью удостоверяющего центра. После этого один экземпляр выдается владельцу сертификата ключа подписи, второй остается в удостоверяющем центре (ст. 9 Закона об ЭЦП).

Цитируем закон

Статья 12. Обязательства владельца сертификата ключа подписи

1. Владелец сертификата ключа подписи обязан:

  • не использовать для электронной цифровой подписи открытые и закрытые ключи электронной цифровой подписи, если ему известно, что эти ключи используются или использовались ранее;
  • хранить в тайне закрытый ключ электронной цифровой подписи;
  • немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа подписи при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа электронной цифровой подписи нарушена.

2. При несоблюдении требований, изложенных в настоящей статье, возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»

Как внедрить электронный документооборот в компании

Ведение системы электронного документооборота возможно только при наличии в организации программного обеспечения, сопровождающего бизнес-процессы (например, САПП, Парус, Флагман и др.)[7], и закреплении за работниками определенных трудовых функций, связанных с использованием этой системы. Обратите внимание, что в отношении сотрудников имеет место изменение условий труда и, следовательно, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Услуги по выдаче сертификатов ключей подписей, одновременно с информацией об их действии, оказываются безвозмездно.

В ногу со временем: создаем электронный документ

Далее, в случае согласия работников на продолжение работы в изменившихся условиях необходимо внести изменения в трудовые договоры и должностные инструкции[8].

На практике применяются два варианта документального оформления обязанностей работников применительно к системе электронного документооборота. Первый вариант предполагает включение таких обязанностей в должностные инструкции. Однако, как правило, это приводит к тому, что любые изменения в системе электронного документооборота (а такие изменения происходят постоянно) требуют пересмотра всего массива должностных инструкций, что является достаточно трудоемкой процедурой.

Второй вариант документального оформления обязанностей работников, занятых в эксплуатации системы электронного документооборота, предполагает объединение их в группы по принципу исполнения схожих функциональных обязанностей. В этом случае в должностных инструкциях обязанности прописываются только в общем виде, детализируются же в отдельном локальном акте (на который затем дается ссылка в должностной инструкции), например, в регламенте, определяющем деятельность каждой функциональной группы. Так, в организации можно предусмотреть группы сотрудников, осуществляющих выгрузку документов в систему электронного документооборота, группы операторов такой системы, группы сотрудников, осуществляющих редактирование электронных документов, и т. д.

Данный вариант является более удобным, так как любое изменение в порядке эксплуатации системы электронного документооборота зачастую касается только отдельной функциональной группы (а не всех функциональных групп в целом). При этом изменения обязанностей работников данной функциональной группы будет закреплено в регламенте, а не в должностной инструкции самого работника.

Комментарий документоведа
В ногу со временем: создаем электронный документ

Алена ЛАЧУГИНА,
документовед муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г. Бийск):

– Несмотря на все удобство системы электронного документооборота, руководителям организаций следует помнить, что пока большинство проверяющих органов, в частности трудовые инспекции, однозначно признают юридическую силу только за теми документами, которые выполнены на бумаге, имеют печать организации и подпись ее уполномоченного лица. По этой причине каждой организации для того, чтобы обезопасить себя от подчас необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, следует не только вести учет электронных документов, но не забывать и о том, чтобы обеспечивать правильное ведение, учет, и архивное хранение документов бумажных.


[1] Пункты 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон об информации).

[2] Правда, в отдельных случаях документ должен быть выполнен только на бумажном носителе. Об этом свидетельствует, например, письмо Рособразования от 22 октября 2009 г. № 17-187. В пункте 3 документа говорится о том, что учет персональных данных 1-й категории (данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов и состояния здоровья) следует осуществлять в форме анкет и справок только на бумажных носителях.

[3] Пункт 4 ст. 11 Закона «Об информации».

[4] Cм. словарь кадровика

[5] Данная услуга предоставляется удостоверяющими центрами в соответствии с «Административным регламентом предоставления Федеральным агентством по информационным технологиям государственной услуги по подтверждению подлинности электронных цифровых подписей уполномоченных лиц удостоверяющих центров в выданных ими сертификатах ключей подписей» (утвержден приказом Минкомсвязи России от 10 июля 2009 г. № 92).

[6] В Москве такими центрами являются, например, УЦ Росинформтехнологии, УЦ АО «Мосжилрегистрация», УЦ ГНИВЦ ФТС России, УЦ ГНИВЦ ФНС России и др.

[7] О возможных вариантах программного обеспечения деятельности организации см. в № 4, 2009.

[8] О том, как поступить с работником, если он отказывается от продолжения работы в изменившихся условиях, говорится в ч. третьей и четвертой ст. 74 ТК РФ. В соответствии с данной статьей ему необходимо в письменной форме предложить другую имеющуюся у работодателя должность. При отсутствии таковой (или отказа работника от предложения) расторгнуть трудовой договор по п. 7 ч. первой ст. 77 ТК РФ.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль