Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

488
В прошлом номере мы коснулись сложностей, которые встречаются при составлении должностных инструкций работников, разобрались, в каких случаях в них вносятся изменения. Сегодня вместе пройдем все этапы составления инструкции. Посмотрим, какие при этом получаются промежуточные бумаги, а затем с учетом всех данных ранее рекомендаций сконструируем готовый к применению документ.

В прошлом номере мы коснулись сложностей, которые встречаются при составлении должностных инструкций работников, разобрались, в каких случаях в них вносятся изменения. Сегодня вместе пройдем все этапы составления инструкции. Посмотрим, какие при этом получаются промежуточные бумаги, а затем с учетом всех данных ранее рекомендаций сконструируем готовый к применению документ.

Для начала определимся с целью, для достижения которой будет использоваться информация, полученная в ходе анализа работы. В нашем случае такой целью будет являться составление описания работы и разработка на его основе должностной инструкции. Для анализа, как уже отмечалось выше, мы отобрали должность менеджера по оптовым продажам.

Вторым шагом в проведении анализа работы будет сбор вспомогательной информации, которую мы можем почерпнуть из уставных документов компании, документов о распределении обязанностей между высшими должностными лицами, положений о структурных подразделениях. Хорошим подспорьем будет структура компании, выполненная в графическом виде (пример).

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Отдел оптовых продаж это ключевое структурное подразделение, приносящее компании прибыль. Как видно из схемы, оно взаимодействует с отделом маркетинга и рекламы, бухгалтерией, складом и отделом транспортного обеспечения. Теперь обратимся к схеме. На ней представлен фрагмент организационной структуры в разрезе функциональных групп. Схема показывает, что менеджеры по оптовым продажам подчиняются непосредственно начальнику отдела оптовых продаж. В то же время им непосредственно подчиняются торговые представители. В процессе работы менеджеры по оптовым продажам взаимодействуют с операторами отдела оптовых продаж, менеджерами по маркетингу, кладовщиками, бухгалтерами и бухгалтером-кассиром.

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Следующим этапом будет сбор информации для анализа работы. Для этого существует несколько методов**. Мы остановимся на методе анкетирования (использования опросных листов) как наименее затратном. Напомним, что информацию необходимо получить как от рядовых сотрудников, так и от их руководителей (пример анкеты).

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

После того как информация собрана, начинается следующий этап анализа работы обобщение информации, полученной в ходе анкетирования (опроса). При этом, одновременно, решается еще одна задача специалист, проводивший анкетирование должен оценить, является ли эта информации корректной и объективной, полной и легкой для понимания всеми заинтересованными лицами. Очень важно учесть мнение непосредственного руководителя. Если вы не попросили его заполнить аналогичную анкету, то можно предложить ему к каждой анкете, заполненной его подчиненными, написать уточнения и замечания. Это можно сделать в форме, представленной в образце.

Разработка должностных инструкций шаг за шагом*

Следующим шагом будет составление описания работы (рабочего места). На этом же этапе составляется еще один важный документ спецификация работы. В нем находит отражение информация о личных и деловых качествах, необходимых для выполнения этой работы, умениях и навыках, образовании и т. д. Спецификация работы является основой для разработки модели (карты) компетенций.

Стандарты описания работы (рабочего места) отсутствуют, содержание этого документа может варьироваться в различных компаниях достаточно широко. Обычно он включает в себя следующие разделы: название должности; краткое описание (одна-две фразы) должностных функций; обязанности и ответственность (описание задач, используемых материалов, степень контролируемости действия работника и контроля, осуществляемого с его стороны по отношению к другим); полномочия; условия работы (окружающая рабочая среда) (температура, освещенность, уровень шума, вредные воздействия); социальное окружение (взаимоотношения) приводится информация о размерах рабочей группы, взаимоотношениях между работниками, необходимых для выполнения работы. Пример описания работы приведен на стр. 46.

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Наименование должности: менеджер по оптовым продажам

Краткое описание должностных функций: Анализирует состояние рынка и конкурентной среды, планирует продвижение и продажу продукции, осуществляет сбыт продукции компании путем оптовых продаж и через торговых представителей, контролирует своевременность отгрузки и поставки продукции клиентам, выполнение ими обязательств по договорам.

Обязанности и ответственность

1. Распространяет информацию, способствующую сбыту продукции компании, формированию спроса на нее, обеспечивает ее соответствующее позиционирование, мотивирует клиентов на сотрудничество с компанией.

2. Выстраивает стратегию продвижения продукции компании, участвует в планировании объемов продаж.

3. Осуществляет сбор информации о сегменте рынка, соответствующем интересам компании, исследует и анализирует ситуацию на рынке и конкурентную среду, выявляет основные тенденции, прогнозирует направления развития.

4. Планирует и выполняет работу, касающуюся всех стадий оптовых продаж: поиск клиентов, выявление их потребностей, предложение (аргументация), предпродажная стадия, прием и обработка заказов, заключение сделок, контроль выполнения договорных обязательств обеими сторонами договора. Заносит сведения о клиентах в корпоративную информационную систему.

5. Обеспечивает выполнение корпоративных стандартов по обслуживанию клиентов и принятых в компании норм труда.

6. Поддерживает с клиентами систематические контакты на всех стадиях продажи, ведет коммерческие переговоры, выполняет посреднические функции при заключении договоров, участвует в подготовке исходных документов для их заключения.

7. Контролирует погашение клиентами дебиторской задолженности, предпринимает меры по ее своевременной ликвидации.

8. В установленные сроки представляет аналитическую информацию и необходимую отчетность о выполнении плановых показателей.

9. Руководит работой торговых представителей: осуществляет постановку тактических и оперативных задач, координирует деятельность по продвижению продукции компании, участвует в их обучении, осуществляет постоянное информационное взаимодействие, контролирует выполнение ими корпоративных стандартов по обслуживанию клиентов, распорядительных документов руководства компании применительно к специфике деятельности.

10. Соблюдает правила работы с конфиденциальной информацией, не разглашает сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

Полномочия

1. Визирует документы по вопросам, относящимся к его компетенции.

2. Представительствует от имени компании по вопросам, относящимся к его компетенции.

3. Может принимать решения:

  • о предоставлении постоянным клиентам от имени компании гарантий коммерческих рисков, товарных кредитов на срок до четырех недель;
  • о резервировании для клиентов по их просьбе части продукции компании на складе.

4. Вносит мотивированные предложения по ассортименту закупаемой продукции.

5. Может требовать от непосредственных подчиненных объяснений в случае нарушения трудовой дисциплины, вносить предложения непосредственному руководителю об их поощрении, применении к ним мер дисциплинарного воздействия.

6. Может запрашивать от должностных лиц компании и получать информацию, необходимую для осуществления его деятельности, знакомиться с проектами решений, касающимися его сферы деятельности.

7. Может информировать непосредственного руководителя об имеющихся в работе недостатках, вносить мотивированные предложения по улучшению деятельности подразделения, оптимизации взаимодействия с другими подразделениями компании.

Условия работы и окружающая среда

1. Помещение следует постоянно содержать в чистоте и ежедневно убирать:

  • полы ежедневно протирать влажными тряпками и не реже одного раза в неделю мыть горячей водой с моющими веществами;
  • оконные стекла, подоконники, двери, шкафы, столы необходимо тщательно протирать влажными тряпками;
  • генеральную уборку помещений производить не реже одного раза в месяц с удалением пыли со стен, потолков, карнизов, отопительных приборов, производственной мебели;
  • к уборке следует допускать проинструктированный по охране труда персонал;
  • мусор, собираемый при уборке помещений, следует выносить в мусорные ящики, во всех офисных помещениях должны быть установлены корзины или урны для мусора.

2. На каждого работающего должен быть предусмотрен объем производственного помещения не менее 15 куб. м, площадь помещений не менее 4,5 кв. м.

3. Документацию следует хранить в специальных стеллажах, оборудованных для предохранения от пыли закрывающимися дверцами.

4. В производственных помещениях на стенах на высоте 1,5 м должны быть установлены термометры, психрометры для ежедневно мониторинга уровней температуры и влажности воздуха.

5. В помещении должна иметься аптечка для оказания первой помощи. На внутренней дверце аптечки следует четко указать, какие медикаменты применяются при несчастных случаях и заболеваниях.

6. Рабочие столы и другую офисную мебель следует расставить таким образом, чтобы свет на рабочие места падал по возможности с левой стороны. Не допускается расположение автоматизированных рабочих мест (АРМ), оборудованных компьютерной техникой, в помещениях без естественного освещения.

7. АРМы должны располагаться от стены с оконными проемами на расстоянии не менее 1,5 м, от других стен на расстоянии не менее 1 м. Расстояние от задней и боковых стенок дисплея монитора до другого сотрудника должно быть не менее 1,5 м.

8. Размеры рабочей поверхности столешницы должны быть не менее 1600 x 900 мм. Под столешницей рабочего стола должно быть свободное пространство для ног с размерами по высоте не менее 600 мм, по ширине 500 мм, по глубине 650 мм.

9. Для защиты от прямых солнечных лучей должны предусматриваться солнцезащитные устройства (регулируемые жалюзи и др.).

10. Для исключения бликов отражения на экранах мониторов от светильников общего освещения необходимо располагать источники света параллельно направлению взгляда на экран.

11. Температура воздуха в помещении может колебаться от 21 до 25 °С.

12. Клавиатура дисплея не должна быть жестко связана с монитором.

13. Пол помещения должен быть покрыт материалами, не выделяющими вредных веществ, поглощающими шум, не накапливающими статическое электричество.

14. Допустимые уровни напряженности электростатистических полей на рабочих местах не должны превышать 20 кВ/м (ГОСТ 12.0.145-84). Мощность экспозиционной дозы низкоэнергетического рентгеновского излучения на расстоянии 5 см от экрана, задней или боковых стенок дисплея не должна превышать 100 мкР/ч (0,03 мкР/с). Мощности ультрафиолетового излучения не должны превышать 10 Вт/мчт кв. мч на расстоянии 5 и 30 см от экрана дисплея (ГОСТ 27954-88). Помещения должны быть оборудованы защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями электробезопасности.

Социальное окружение

Подотчетен начальнику отдела продаж.

Руководит работой торговых представителей и контролирует ее.

Взаимодействует:

  • внутри компании с операторами отдела оптовых продаж, менеджерами по маркетингу, бухгалтерами, бухгалтером-кассиром, кладовщиками;
  • вне компании с клиентами и их представителями, транспортными компаниями

Затем на основании описания работы разрабатывается должностная инструкция работника. Образец готового документа, который разработан по приведенному алгоритму, представлен в рубрике «Свод должностных инструкций» на стр. 35.


* Окончание. Начало в №12, 2007, №1, 2008.

** Подробнее о применяемых методах сбора информации мы рассказывали в №12, 2007.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль