напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неизвестная почта или логин
Неверный логин или пароль
Введите пароль

Практический журнал
по кадровой работе

Анкетирование сотрудников: автоматизируем процесс и обрабатываем результаты

1 января 2010   3303   

Для того чтобы эффективно управлять персоналом, развивать и совершенствовать мотивацию сотрудников компании, нужно как минимум знать, чего они хотят. Получить необходимую информацию по различным вопросам поможет анкетирование. Но если все делать вручную – подготовка, проведение и обработка результатов отнимают у специалистов по кадрам массу драгоценного времени. Чтобы не тратить его попусту, во многих компаниях, в том числе и в ОАО «УРАЛСИБ», большую часть работы доверили компьютеру.

Цели анкетирования

В нашей компании с помощью электронных средств коммуникации три года проводится анкетирование «Мониторинг здоровья». Цель данного исследования – планирование и оценка программ, направленных на развитие здорового образа жизни сотрудников и профилактику заболеваний. В результате определяется распространенность факторов риска, оценивается состояние работников, их отношение и удовлетворенность программами по развитию здорового образа жизни и в целом внутренней социальной политикой компании. На основании полученных в результате анкетирования данных разрабатываются новые и модифицируются уже действующие в компании программы.

Для исследования случайным методом отбирается репрезентативная* выборка (численность – 2000 сотрудников) из всего списочного состава Корпорации.

Как создается анкета?

Анкета для опроса сотрудников разрабатывается в Дирекции развития социальных проектов Службы человеческих ресурсов. Вопросы, касающиеся факторов риска, созданы на основе стандартного опросника, используемого в Государственном научно-исследовательском центре профилактической медицины и Всемирной организации здравоохранения. Остальные вопросы чаще всего закрытые, с уже заданным набором ответов. К вопросам, имеющим несколько ответов, мы даем разъяснение о том, что нужно отметить все возможные варианты. В вопросах с альтернативными ответами, например «да» или «нет», устанавливаем ограничение для выбора только одного из них. Среди ответов на каждый вопрос обязательно есть такой вариант, как «отказываюсь отвечать». В большинстве вопросов указывается ответ «затрудняюсь ответить», что равносильно «не знаю». Это не относится к вопросам о половой принадлежности, возрасте и личных поведенческих привычках, в которых такой ответ просто не может быть выбран участником анкетирования.

Компьютерная программа, используемая нами для анкетирования, написана специалистами Службы информационных технологий нашей компании. Достоинства созданной таким образом программы в следующем:

  • интеграция в среду внутрикорпоративного портала;
  • возможность гибко настраивать интерфейс любого опросника.
ПОРТРЕТ КОМПАНИИ
 

Финансовая корпорация «УРАЛСИБ» образована в 1988 году и включает в себя банковский, лизинговый, инвестиционный, страховой бизнес и управление активами. Ключевая структура корпорации – банк ОАО «УРАЛСИБ», созданный в результате объединения бизнеса 12 банков в период с 2001 по 2007 год. Сегодня ОАО «УРАЛСИБ» является сетевым банком федерального масштаба и имеет отделения в каждом регионе России. В целом в корпорации работают 13 947 человек, в Службе человеческих ресурсов трудится 91 специалист.

Процесс пошел!

За неделю до начала проведения опроса всем сотрудникам через Lotus Notes направляется информационное сообщение о целях и времени его проведения, о том, что в анкетировании будут участвовать сотрудники, выбранные компьютером случайным методом. Сотрудникам, попавшим в выборку, приходит информационное уведомление по программе Lotus Notes о том, что его просят ответить на ряд вопросов.

Отправляется также краткое руководство, как заполнить анкету. В конце сообщения указывается ссылка, выбрав которую, сотрудник попадает в электронный формат опросника. После заполнения анкеты сотрудники нажимают кнопку «отправить», и их ответы попадают в общую базу данных по проводимому исследованию.

Необходимо отметить, что участие в анкетировании не предполагает каких-то специальных компьютерных знаний у респондентов. Им достаточно базового уровня знаний работы в Lotus Notes для прочтения информационных рассылок. Если же по указываемой в сообщении ссылке не открывается электронная форма опросника или возникают какие-либо технические проблемы при его заполнении, служба информационных технологий компании оказывает сотрудникам техническую поддержку.

Словарь HR-а
 

Интерфейс – часть программного обеспечения, предназначенная для ввода и отображения информации на экране монитора.

Платформа MS SQL Server – система управления базами данных, разработанная корпорацией Microsoft.

Портал – точка входа в Интернет, сайт, с которого человек регулярно начинает свою работу в Интернете. Как правило, порталами являются сайты поисковых машин, электронной почты, новостные ресурсы, ведущие отраслевые сайты.

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами.

IBM Lotus Notes – одно из программных средств для коллективной работы, календарного планирования, обмена мгновенными сообщениями, разработанных компанией IBM.

Обработка результатов

После первого информационного сообщения отклик (число заполненных опросников) составляет примерно 30–40 процентов. Этого совершенно недостаточно, чтобы иметь статистически значимые достоверные данные при анализе. Необходимо, чтобы процент респондентов из случайной выборки был не менее 50–60. Поэтому после первой основной рассылки через каждые две недели нереспондентам** приходит напоминание о необходимости заполнения опросника.

Всего рассылается три таких напоминания. Отклик при этом увеличивается до 60 процентов. Такой подход при опросах является стандартным и используется во многих странах.

После завершения исследования Служба информационных технологий формирует базу данных в виде файла Microsoft Excel и направляет заказчику – Дирекции развития социальных проектов для проведения статистического анализа. Формат и набор полей таблицы изменяется по нашему требованию.

Следует сказать, что в таком формате анализ вопросов с одним вариантом ответов достаточно прост, чего нельзя сказать про вопросы с несколькими вариантами ответов. На их обработку в Excel требуется много времени. В данном случае стоит использовать специальные программы, предназначенные для статистической обработки данных. В настоящее время в нашей компании рассматривается вопрос о приобретении таких программ, позволяющих создавать электронные опросники, формировать базы данных и проводить статистический анализ.

Данные анкетирования, как и другие методы опросов, хранятся в базе данных на платформе MS SQL Server и кроме анкетирования нигде и никем не используются.

Где еще применяется анкетирование?

Электронное анкетирование сотрудников проводится в нашей компании и при получении сотрудниками абонементов в спортивные клубы. Если раньше работник присылал заявку в форме электронного сообщения, то в течение всего 2009 года регистрация осуществлялась с помощью заявки-анкеты, размещенной на внутрикорпоративном портале на сайте социальной политики. Предварительно мы также рассылаем краткую инструкцию по заполнению анкеты-заявки. Так, при указании места работы мы просим не вводить никакой дополнительной информации (например, название отделения банка или филиала), которая осложняет процесс обработки анкет. Мы просим также не отправлять заявку по нескольку раз, если не приходит уведомления об отправке. Нажатие соответствующей кнопки уже означает отправку. А если произойдет ошибка, программа предупредит, что отправка невозможна.

Сотрудники дирекции развития социальных проектов могут в любой момент выгрузить базу данных и получить готовый список с заявками сотрудников. Электронная регистрация значительно сокращает и упрощает процесс сбора такой информации.

В нашей компании также реализуются программы, направленные на помощь в отказе от курения, поддержку физической активности. Для участия в этих программах сотрудники так же должны зарегистрироваться, заполнив специальную форму на внутрикорпоративном портале. Желающие указывают имя, фамилию, отчество, возраст, контакты, а также отвечают на несколько вопросов. После заполнения форма автоматически отправляется в общую базу данных и затем выгружается в формате Microsoft Excel.

В целом анкетирование сотрудников компании имеет большое значение. Без учета мнений и пожеланий работников, а также выявления ключевых факторов, действительно их волнующих, велика вероятность потратить средства «не туда и не на то».

Юбилейная статистика
 

За 7 лет

  • более 350 экспертов журнала написали свыше 1500 практических статей
  • мы составили, а вы проанализировали около 2000 образцов, схем и таблиц
  • мы взяли около 100 актуальных интервью и сообщили более 1600 новостей
  • мы ответили на 35 000 ваших вопросов!

 


* Репрезентативная – представительная, отражающая возрастно-половой состав сотрудников, соотношение численности подразделений.

** Нереспонденты – сотрудники, получившие, но не ответившие на опросник.


Поделиться с коллегами

Будьте в курсе!

Комментарии экспертов, масштабная аналитика, инструкции по решению кадровых вопросов. Всё это можно найти в профессиональных статьях журнала «Кадровое дело». Подпишитесь на рассылку статей и получайте полезную информацию раньше всех.

Скачать
Кадровые шпаргалки
на каждый день
Скачать
Кадровое телевидение
Скачать
Самые популярные вопросы
этого месяца