Спрашивали? Отвечаем: как настроить компьютер самому

464
В работе кадровика и менеджера по персоналу давно важное место занимает компьютер. Помимо специализированных кадровых программ часто приходится пользоваться текстовыми редакторами (например, Word) и табличными процессорами (Excel). Однако часто специалисты по персоналу не используют и половины заложенных в эти программы возможностей. А ведь зная некоторые хитрости, можно значительно ускорить и упростить работу. Расскажем о некоторых настройках программ, которые могут оказаться вам полезными.

В работе кадровика и менеджера по персоналу давно важное место занимает компьютер. Помимо специализированных кадровых программ часто приходится пользоваться текстовыми редакторами (например, Word) и табличными процессорами (Excel). Однако часто специалисты по персоналу не используют и половины заложенных в эти программы возможностей. А ведь зная некоторые хитрости, можно значительно ускорить и упростить работу. Расскажем о некоторых настройках программ, которые могут оказаться вам полезными.

Что нужно знать кадровику о настройках?

Для того чтобы успешно управлять настройками приложений (так называются программы, с которыми вы часто работаете, например, Microsoft Word и Excel 2003, 2007), вам нужно открыть для себя несколько полезных клавиш.

В Microsoft Word 2003* такой полезной кнопкой будет пункт «Настройка» в меню «Сервис» (ищите вверху на панели программы). Его использование позволит вам определить и поместить на панель только нужные вам кнопки для работы с текстом или изображением. Для этого нажмите кнопку «Настройка», появится окно, в котором есть вкладка «Панели инструментов». Она дает подробный список всех возможных функций, которые могут вам понадобиться для работы. Чтобы вызвать эту вкладку, просто наведите курсор на «Панель инструментов» и нажмите левой клавишей мыши.

Чаще всего кадровикам и менеджерам по персоналу нужны те функции, которые позволяют быстро изменить шрифт, цвет и размер букв, высоту строк, то есть помогающие форматировать текст. Поэтому во вкладке «Панели инструментов» обязательно поставьте галочку напротив слова «Форматирование». Вверху у вас появятся клавиши «Шрифт», «Размер» и другие, необходимые для форматирования.

Упрощает процесс форматирования текста специальная кнопка «Формат по образцу». Вы просто ставите курсор там, где текст уже оформлен в соответствии с вашими требованиями. Затем нажмите эту кнопку и выделите фрагмент текста, который нужно отформатировать. Программа все сделает за вас. Если этой полезной кнопки нет на панели инструментов, то ее можно «вытащить» следующим образом. Откройте в окне «Настройка» вкладку «Команды». Теперь перед вами слева – окно «Категории» (это список команд строки меню и других функций, которыми вы можете воспользоваться), а справа – окно «Команды» (это список команд, которые еще не отображены в верхних строках панели инструментов). Выберите категорию «Формат» справа, а слева найдите кнопку «Формат по образцу». Нажмите на нее левой клавишей мыши и перетащите в панель инструментов (вверху страницы), например, поставив после кнопки «Вставить».

Используйте аналогичную схему и для «вытаскивания» других полезных кнопок. Скорее всего, кадровику и HR-у еще понадобятся кнопки «Панель для таблиц и границ» (ищите в категории «Таблица» на вкладке «Команды» или в «Панели инструментов»), «Нарисовать таблицу». Панель программы Excel настраивается аналогичным образом и имеет те же полезные кнопки, поэтому внимательно изучите возможности окна «Настройки», перетащите нужные кнопки, откройте нужные панели, например, «Форматирование», «Строка меню листа» и др.

Спрашивали? Отвечаем: как настроить компьютер самому

Когда используют горячие клавиши?

Горячие клавиши удобно использовать при выполнении большого количества рутинных операций. Например, вам нужно отредактировать обширную электронную таблицу, заменив во всех строках одного столбца одно значение другим, и вы не знаете, как это можно сделать с помощью функции поиска значений в выделенном столбце и их замены (ищите в меню «Правка» кнопку «Найти»). Кроме того, они позволяют ускорить выполнение отдельных команд, как, например, сочетание клавиш CTRL+R в почтовой программе Outlook заменяет кнопку «Ответить», а команда Ctrl+N при открытой программе Word позволяет создать и работать с новым текстовым документом.

Есть клавиши, которые универсальны для разных программ. Кнопка F1 служит для вызова встроенной справки. Используйте ее, если есть вопросы по работе с программой. Сочетания клавиш CTRL+C и CTRL+V в большинстве случаев будут означать команды копирования и вставки. Информацию о том, какие команды выполняют горячие клавиши или сочетания, можно получить во встроенной справке. Там же можно узнать, как их настроить. Например, при наведении курсора на кнопку в Word или Excel может появляться подсказка о выполняемой с ее помощью функции, а также сочетание горячих клавиш. Для этого в окне «Настройка» откройте вкладку «Параметры» и установите галочки напротив надписей «Отображать подсказки для кнопок» и «Включить в подсказки сочетание клавиш».

Спрашивали? Отвечаем: как настроить компьютер самому

Как быстро найти информацию?

Бывают ситуации, когда нужно быстро найти документ среди множества похожих. Здесь поможет систематизация файлов. Поэтому обратите внимание на то, где вы храните документы.

Для большинства пользователей наилучшим местом хранения файлов является папка «Мои документы». Как правило, осуществляется автоматическое резервное копирование этой папки. Это означает, что в случае серьезного системного сбоя можно будет восстановить все документы. Если вы предпочитаете хранить документы не в этой папке, поставьте в известность системного администратора, чтобы он мог организовать резервное копирование ваших документов. В некоторых компаниях принято выделять специальный файловый сервер для того, чтобы пользователи могли размещать на нем свою информацию.

Существует несколько простых способов организации хранения документов. Можно их систематизировать, опираясь на тип (файлы Word, Excel, файлы с изображениями и т. д.). Внутри этих папок можно создать другие, которые позволят хранить информацию по тематике.

Совет

Изменяйте что-либо в настройках компьютера только в тех случаях, когда вы абсолютно уверены в том, что имеете полное представление об эффекте, производимых вами действий. То есть вы делаете это не в первый раз и знаете, как отменить действия или их последствия.

Возможен и обратный подход. В качестве начального критерия систематизировать файлы в соответствии с их тематикой (например, договоры, отчеты, фотографии и т.п.), а внутри – по типам файлов. Более сложным, но удобным способом является систематизация по виду деятельности. К примеру, у вас есть регулярные работы по составлению приказов, отчетов и разовые проекты, например, по разработке системы грейдов. Тогда для регулярных работ можно создать отдельную папку, внутри которой систематизировать, например, по периодичности (ежедневные, еженедельные, ежемесячные). При работе с проектами удобно организовать документы по их содержимому (требования, концепция, расписание, отчеты и т. д.). Еще одним способом может быть систематизация файлов по времени: по месяцам, годам и т. д. Такой способ удобен для тех, кто работает с небольшим количеством разновидностей документов.

Получить доступ к файлам поможет правильная организация «Рабочего стола». Это такая же папка, как и «Мои документы», только ее содержимое особым образом отображается на экране вашего компьютера. Его удобно использовать для хранения ярлыков для программ и папок файловой системы, к которым вы чаще всего обращаетесь. Ценные файлы, с которыми вы часто работаете, во избежание потери информации не храните на рабочем столе. Лучше создайте ярлык документа и поместите его на рабочий стол. Сделать это можно, переместив файл в другую папку и нажав на него правой клавишей мышки, вызвать меню, найти в нем команду «Создать ярлык» и выполнить ее. Затем перетащить ярлык и установить в любом месте рабочего стола, используя левую кнопку мыши.

Или откройте папку «Мои документы» при помощи ярлыка на рабочем столе или меню «Пуск», затем нажмите кнопку «Вверх» на панели инструментов проводника Windows, или выберите «Рабочий стол» в адресной строке. Скопируйте ярлык в эту папку.

Спрашивали? Отвечаем: как настроить компьютер самомуЮлия ЮДИНА,
HR-менеджер компании RBK Money:

«Вопрос о том, можно ли самостоятельно настроить ПК заключается только в “продвинутости” пользователя. А поскольку сейчас тенденция к овладению как можно большим количеством программ достаточно сильна, и от количества приобретенных навыков работы на компьютере зависит успешность трудового процесса, то сотрудники либо в силу собственной любознательности, либо в силу производственной необходимости изучают и осваивают все больше и больше приложений и ПО».

Спрашивали? Отвечаем: как настроить компьютер самому

Как узнать больше о программе?

Представление о возможностях программного приложения (программы) можно получить, прежде всего, на сайте производителя. Как правило, на сайте разработчика существуют разделы «Функции» (features) и «Снимки экрана» (screenshots). В последнее время принято размещать информацию об экранных сессиях (screen sessions), в которых демонстрируют простоту и удобство использования основных функций приложения. Полезными могут быть форумы пользователей приложения. Многие производители поддерживают такие разделы на своих сайтах. Здесь можно получить компетентный ответ на возникший у вас вопрос.

Чтобы определить, какие функции будут чаще всего необходимы в работе, понаблюдайте за собственной работой. Проанализируйте, какие действия вы чаще всего выполняете с программой. Многие пользователи могут перечислить ряд основных операций, которые они выполняют в течение рабочего дня. Каждую такую операцию можно разбить на отдельные действия. Перечисление этих отдельных действий и требований к ним позволяет определить наиболее необходимые настройки для программы. Поэтому, когда действие является рутинным (например, форматирование по образцу), его автоматизация позволяет существенно сократить требующееся для выполнения время.


* В настоящее время это наиболее часто используемая версия программы. О более новом варианте – Microsoft Word 2007 – мы рассказывали в № 5, 2008.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль