Разработка должностных инструкций

18378
Поговорим о том, какие сложности встречаются при составлении должностной инструкции и оформлении реквизитов. А также скажем несколько слов о процедуре внесения изменений в этот локальный акт.

Из этой статьи вы узнаете:

  • порядок составления должностных инструкций;
  • как часто надо вносить изменения в должностные инструкции;
  • каковы сроки должностных инструкций;
  • кому надо изучить должностные инструкции.

Самое важное при составлении должностных инструкций

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Разработка должностных инструкций

Приказ об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции

Должностная инструкция заместителя генерального директора

Журнал регистрации должностных инструкций

Рассмотрим в каких случаях, исходя из специфики компании, целесообразно отступить от традиционного формата инструкций и включить в документ такие дополнительные разделы, как «Функции и задачи», «Взаимоотношения и связи по должности» и «Критерии эффективности работы»*.

Раздел «Функции и задачи» стал встречаться в должностных инструкциях достаточно часто. На наш взгляд, этот раздел наиболее необходим для менеджеров, которые в первую очередь выполняют функции управления. (Напомним, что в менеджменте обычно выделяют несколько основных функций управления: планирование, организация, мотивация, координация, контроль, анализ, коммуникация.) В зависимости от уровня управления (например, всей организацией (высшее звено), структурным подразделением (среднее звено)) функционально разграничиваются масштаб и предел полномочий, а также степень детализации выполняемых функций.

Раздел «Взаимоотношения и связи по должности» целесообразно включить в должностную инструкцию, если есть необходимость очертить круг должностных лиц, с которыми взаимодействует работник, а также когда нужно прописать порядок и сроки обмена служебной информацией.

Такой раздел следует включить в инструкцию и в случае, если структура организации сложна и наряду с линейными и функциональными подразделениями существуют различные адаптивные структуры (проектные, матричные). Само существование таких структур предполагает сложную иерархию (например, подчинение одновременно руководителю линейного подразделения и руководителю проекта, а также руководство сотрудниками из различных подразделений). Поэтому возникает необходимость указать в должностной инструкции наличие и состав подчиненных либо подчиненность работника вышестоящим сотрудникам.

Раздел «Критерии эффективности работы» необходим в должностной инструкции, если в компании наряду с системой мотивации персонала действует система контроллинга. В инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника, и устанавливаются их плановые значения. Однако если специфика деятельности предполагает периодическую корректировку нормативов, в должностной инструкции можно закрепить только сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (например, в плане работы сотрудника на определенный период).

Писать ли в должностной инструкции о требованиях к сотруднику?

Во многих продвинутых компаниях в должностные инструкции включаются требования к персоналу. Давайте разберемся, насколько это целесообразно. В практике работы западных компаний для этого существуют специальные внутренние документы (такие как спецификация должности, карты или модели компетенций), в которых и находят отражение такие требования. Устанавливая, какими компетенциями (знаниями, умениями, навыками, личностными характеристиками) должен обладать человек, замещающий определенную должность, компания имеет в виду, что наличие этих качеств и их выраженность в необходимой степени будут обеспечивать выполнение должностных обязанностей наилучшим образом.

В результате составления такой спецификации появляется описание идеального сотрудника. На практике, однако, подобрать сотрудника, обладающего полным набором качеств, очень трудно. Если указать эти качества в должностной инструкции, то возникает ситуация, когда человек занимает должность, требованиям которой не вполне соответствует. Вот поэтому личностные требования в должностную инструкцию, как правило, не включаются, а создается другой внутренний документ, который используется для поиска и отбора персонала, а также для проведения оценочных и иных кадровых процедур.

Вебинар 28 марта "Составляем положение о премировании. Как безопасно прописать годовые, квартальные и ежемесячные премии"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Какими признаками и особенностями обладает премия
  2. Новое в законодательстве о выплате премий
  3. Где надо и не надо устанавливать премию и какие вопросы необходимо учитывать
  4. Кто может и должен устанавливать премию
  5. Переменная и фиксированная часть оплаты труда
  6. Вопросы и проблемы отсроченных выплат/li>
  7. Кабальные соглашения о выплатах с отдельными сотрудниками

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Традиционные разделы должностных инструкций

Дадим еще несколько советов по формированию традиционных разделов должностных инструкций. Как показывает практика, специалисты кадровых служб наибольшие затруднения испытывают при определении объема и логического построения раздела «Должностные обязанности». К формированию этого раздела существует два основных подхода. Первый используется, если по должности определен функциональный блок (это, как правило, не более шести-семи функций). В этом случае необходимо внутри каждого блока определить шесть-семь должностных обязанностей (такое соотношение считается оптимальным). Второй подход уместен, если функциональные блоки в инструкции не выделены. Тогда должностные обязанности целесообразно разделить на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно, и те, в которых он участвует наряду с другими работниками.

Часто возникают вопросы при написании раздела «Права». Определить перечень прав, которыми обладает работник для выполнения должностных обязанностей, будет более удобно, представив их в виде нескольких смысловых блоков:

  • право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
  • получать информацию, которая необходима для реализации должностных обязанностей;
  • контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий;
  • давать распоряжения, указания, требовать установленных действий от подчиненных;
  • согласовывать, подписывать, утверждать документы;
  • вносить предложения по совершенствованию рабочих процессов.

Советы по составлению должностных инструкций

1. Не используйте расплывчатых формулировок и не допускайте излишней детализации. Руководствуйтесь принципом «разумной достаточности».

2. Используйте единый подход к построению должностных инструкций. Однотипные функции работников разных подразделений формулируйте единообразно.

Реквизиты должностных инструкций

В состав обязательных реквизитов должностной инструкции включают наименование организации, наименование документа, дату и номер документа, заголовок к тексту (наименование должности), гриф утверждения, подпись разработчика документа, визы согласования, отметку об ознакомлении работника с документом.

Поговорим о требованиях к реквизитам, которые вызывают наибольшее количество вопросов. Одним из таких реквизитов, как ни  странно, является наименование организации. При оформлении этого реквизита необходимо помнить, что наименование организации, издавшей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят, только если оно также закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках и помещают ниже полного наименования или непосредственно за ним. Если документ издан филиалом, территориальным отделением или представительством, указывают и его название и располагают ниже наименования юридического лица, обособленным подразделением которого оно является. Над наименованием организации указывают сокращенное (а при его отсутствии – полное) наименование вышестоящей организации (если она есть).

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по усмотрению организации. Место составления документа указывают в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «наименование организации». Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно может включать в себя только общепринятые сокращения. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», например, должностная инструкция мастера, инженера, инспектора отдела кадров.

Как часто вносить изменения в должностные инструкции?

Вопрос этот далеко не праздный. Некоторые работники кадровых служб проводят работу по внесению изменений в должностные инструкции ежегодно. Такой подход не всегда оправдан. Должностная инструкция должна быть динамичным документом, но актуализировать ее следует не по истечении определенного времени, а в связи с происходящими в компании изменениями (см. схему).

Разработка должностных инструкций

Как правило, проблемы возникают, если изменения вносятся в должностную инструкцию в то время, когда должность не вакантна и изменения означают корректировку определенных сторонами условий трудового договора. В этом случае изданию приказа о внесении изменений в должностную инструкцию или утверждении инструкции в новой редакции должно предшествовать подписание соглашения между работником и работодателем об изменении условий трудового договора.

Особо следует оговорить случай перевода работника на другую работу, который допускается только с письменного согласия работника (за исключением случаев, предусмотренных ч. второй и третьей ст. 72 ТК РФ). Документальное оформление согласия работника будет зависеть от того, кто является инициатором перевода. Если сам работник, то согласие работника будет выражено его письменным заявлением. Если инициатива исходит от работодателя, то таким документом будет являться соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ руководителя организации о переводе работника на другую должность, который в свою очередь является основанием для внесения изменений в должностную инструкцию.

Интересен случай, когда необходимо внести изменения в должностную инструкцию в связи с изменением организационных или технологических условий труда. К таким изменениям можно отнести изменение техники и введение новой технологии, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства и т. п.** Напомним, что в случае трудового спора обязанность доказывать, что изменение условий трудового договора вызвано именно изменением организационных или технологических условий труда лежит на работодателе, поэтому все эти изменения должны быть подтверждены документально. Таким подтверждением сможет служить издание приказа, в котором необходимо обозначить, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация учета, внедрение новой технологии и т. д.). О таких изменениях работник должен быть уведомлен письменно, не позднее чем за два месяца.

Срок действия должностной инструкции

Сроки должностных инструкций – период времени, в течение которого документ обязателен для работника и работодателя. Срок действия должностной инструкции специально ничем не ограничивается. Конечно, при составлении должностной инструкции в текст документа можно внести условие о сроке ее действия, однако это нерационально. По общему правилу, в том случае, если действующая инструкция устаревает, составляется и утверждается новая редакция должностной инструкции по вышеописанным правилам. С момента утверждения новой редакции должностной инструкции, старая утрачивает силу. При необходимости руководитель организации вправе издать приказ о признании должностной инструкции , утратившей силу. Поэтому срок действия должностной инструкции в самом документе, как правило, специально не оговаривается.

Отсутствие должностной инструкции

Должностная инструкция не относится к документам, которые обязательно должны быть у работодателя. Поэтому отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не угрожает работодателю административными штрафами.

Вместе с тем, этот документ очень полезен как для работника, так и для работодателя. Должностные инструкции регламентируют трудовые функции работников и являются важным нормативным актом локального значения. Необходимость должностных инструкций возникает при установлении должностных обязанностей работника, а также при возникновении трудового спора. Так, при отсутствии должностной инструкции, работодателю будет непросто доказать невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей. Работнику, в свою очередь, имеет смысл не пропускать изучение должностных инструкций при подписании трудового договора.

Хранение должностных инструкций

Сроки хранения должностных инструкций определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения***. Сроки хранения устанавливаются в зависимости от того, какие инструкции, типовые (примерные) для определенных должностей или для конкретных работников (персональные), принято разрабатывать в организации. Если инструкции типовые, то по месту разработки и утверждения хранение должностных инструкций постоянное, а в прочих организациях – до замены новыми. Если инструкции персональные, то они хранятся 75 лет в составе личных дел. Срок хранения недействующих редакций должностных инструкций – 3 года (п.77 раздела 2 Перечня типовых управленческих архивных документов).


* Обычно должностная инструкция включает в себя следующие разделы: общие положения, должностные обязанности, должностные права, ответственность

** Пункт 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г. №2

*** Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Вам также будут интересны материалы:

Приходится изменить график работы или уменьшить премию? Расскажем, как узаконить непопулярные решения

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностные инструкции сотрудников

Как внести дополнения к должностной инструкции: образец, сроки и необходимые приказы

Разработка должностных инструкций


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль