Как отвечать на вопросы инспектора о трудовых книжках?

6177
Трудовая книжка - основной документ работающего человека. В ней наглядно представлен весь рабочий стаж трудящегося. Безусловно, если в организацию придет трудовая инспекция с проверкой, пристальное внимание будет также адресовано организации, хранению и оформлению трудовых книжек. Как не попасть впросак перед трудовой инспекцией, и как отвечать на вопросы инспектора о трудовых книжках, разбираемся вместе.

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В Трудовом кодексе ей посвящена статья 66, в которой сказано, что работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.


Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>


И не просто вести, добавим мы, а вести по правилам, предусмотренным специальными нормативными актами. Речь идет о двух документах. Первый - это Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек), второй - Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

В ходе контрольной проверки государственный инспектор труда будет выяснять, насколько ведение трудовых книжек в вашей организации соответствует установленным требованиям.

Итак, что может спросить у вас представитель Гострудинспекции в первую очередь?

Вопрос первый

«Кто в вашей организации отвечает за ведение и хранение трудовых книжек?» Именно с такого вопроса, как правило, начинает инспектор свой визит в кадровую службу компании.

Правильный ответ: «Работник отдела кадров, на которого приказом директора возложена обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек сотрудников организации».

Почему следует отвечать именно так? Дело в том, что в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы с трудовыми книжками возложена на компанию-работодателя. А кто в компании действует от ее имени? Правильно, руководитель -  генеральный директор.

Конечно, вряд ли первое лицо компании будет лично заниматься заполнением и хранением трудовых книжек сотрудников. Такую работу он скорее всего поручит кадровику (если такая должность есть в организации) или же (при отсутствии в компании кадровой службы) другому сотруднику, например секретарю или бухгалтеру. Но для того, чтобы придать поручению законный характер, директор обязан издать специальный приказ, возлагающий на сотрудника миссию по ведению трудовых книжек. Если такого приказа нет, то работник кадровой службы вовсе не обязан выполнять эту функцию.

Вопрос второй

«А где вы берете бланки трудовых книжек?»

Правильный ответ: «В бухгалтерии. Именно там получает их инспектор отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек».

Часто случается, что кадровики сами занимаются поиском и покупкой трудовых книжек или принимают бланки от работников. Так делать нельзя. Бланки трудовых книжек - это документы строгой отчетности. Их должны приобретать работники бухгалтерии в специализированных организациях и при помощи приходно-расходной книги вести их строгий учет. По мере необходимости кадровик (либо другой сотрудник организации, в обязанности которого входит работа с трудовыми книжками) обращается в бухгалтерию и получает определенное количество формуляров.

По окончании каждого месяца кадровик обязан представить в бухгалтерию отчет о том, сколько бланков использовано, а сколько осталось чистыми в отделе кадров. Если есть испорченные бланки (например, при оформлении трудовой книжки была допущена ошибка на титульном листе), кадровик указывает и на этот факт.

Вопрос третий

«Как происходит первичное оформление трудовой книжки?»

Правильный ответ: «Я беру трудовой договор с работником, приказ о приеме на работу и, пригласив сотрудника в кабинет, в его присутствии заполняю бланк трудовой книжки».

Да, отвечать нужно именно так. Ведь в пункте 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии самого работника. Игнорировать это требование ни в коем случае нельзя. Если правовому инспектору станет известно, что главный трудовой документ кадровик оформляет работнику заочно, на счету организации появится лишнее «штрафное очко».

Вопрос четвертый

«Где вы храните трудовые книжки сотрудников?»

Правильный ответ: «Трудовые книжки работников хранятся в шкафу, который специально отведен для этих целей и запирается надежным замком. Ключ от замка находится у старшего инспектора (младшего инспектора, инспектора, начальника) отдела кадров, на которого приказом возложена ответственность за хранение трудовых книжек».

Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>

Следует помнить, что работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников. В связи с этим в организации необходимо создать все условия, исключающие возможность утраты документов. Шкаф с крепким замком (а еще лучше несгораемый сейф) должен находиться непосредственно в помещении кадровой службы под присмотром ответственного кадровика. Следует позаботиться о том, чтобы только этот сотрудник имел право доступа к документам. В случае его болезни, отпуска или иного длительного отсутствия «шефство» над архивом трудовых книжек может быть временно передано другому сотруднику на основании соответствующего приказа.

Вопрос пятый

«Как вы регистрируете выданные трудовые книжки?»

Правильный ответ: «Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь, регистрируем в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».

Любая организация (не важно, государственное это предприятие или же частная фирма) должна иметь книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Образец книги дан в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Кроме слова нужно дело...

Мы надеемся, что вы последуете нашим советам и будете отвечать инспектору именно так, как мы вам рекомендовали. В этом случае ваши обдуманные, четкие, юридически грамотные ответы, безусловно, произведут благоприятное впечатление на проверяющего инспектора.

Однако не стоит надеяться, что до реальной проверки у инспектора руки не дойдут. Обязательно будьте готовы к тому, что проверяющий, воодушевленный услышанной информацией, захочет воочию увидеть ваши профессиональные достижения. Иными словами, будьте готовы все сказанное подтвердить делом.

Смотрите образец заполнения трудовой книжки генерального директора.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 60%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.36%
  • Затрудняюсь ответить 23.64%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль