График отпусков: исполняем и планируем

1073
Составляя планы и прогнозы на будущий год, важно не забыть о делах насущных, которые необходимо завершить до новогодних праздников. Например, об исполнении и утверждении на предстоящий календарный год графика отпусков. Сегодня мы остановимся на ключевых моментах этой работы. Расскажем, на что следует обратить внимание при разработке и исполнении графика отпусков. А также вспомним, что нам еще надо успеть сделать в текущем году.

Составляя планы и прогнозы на будущий год, важно не забыть о делах насущных, которые необходимо завершить до новогодних праздников. Например, об исполнении и утверждении на предстоящий календарный год графика отпусков. Сегодня мы остановимся на ключевых моментах этой работы. Расскажем, на что следует обратить внимание при разработке и исполнении графика отпусков. А также вспомним, что нам еще надо успеть сделать в текущем году.

Как следует из содержания статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков – это локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. По закону данный документ должен быть составлен и утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Это значит, что график отпусков на 2009 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2008 года.

Если вы этого еще не сделали – срочно приступайте к составлению документа. В случае нарушения срока утверждения графика или его отсутствия вам грозит административная ответственность.

Утверждаем на будущее

Итак, как мы уже говорили, график отпусков на предстоящий год должен быть составлен до 17 декабря. При его составлении необходимо учитывать нормы действующего законодательства, производственные и финансовые возможности организации, а также пожелания работников.

Посмотрим, как при составлении графика отпусков учесть пожелания сотрудников? Для этого можно разработать лист опроса либо использовать унифицированную форму № Т-7 (как черновик), распечатанную для каждого структурного подразделения (график отпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затем полученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусков организации). Процедура опроса законодательством не предусмотрена. Однако мы рекомендуем проводить его письменно, поскольку в каждой организации найдутся лица, которым по закону отпуск должен предоставляться в удобное для них время. Например, несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ), почетные доноры*, чернобыльцы**. Или сотрудники, пожелания которых вы также обязаны учесть при планировании их отпуска. Это беременные женщины (ст. 260 ТК РФ); внешние совместители (ст. 286 ТК РФ); работники, совмещающие работу с обучением (ст. 177 ТК РФ). За нарушение законодательства о труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица – от 30 000 до 50 000 рублей.


Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>


При составлении документа важно помнить:

Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (ст. 115 ТК РФ)***. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).

Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Обратите внимание, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), при планировании им отпусков учитывайте стаж работы в вашей организации (в частности, отпуск работнику можно предоставить по истечении шести месяцев его непрерывной работы) (ст. 122 ТК РФ). Для отдельных работников стаж работы не имеет значения (в частности, для работников в возрасте до 18 лет, для беременных женщин, работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех лет (ч. третья ст. 122 ТК РФ).

Исполняем график отпусков текущего года

График отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками (ст. 123 ТК РФ). При составлении графика отпусков должно учитываться мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ.

Однако как показывает практика, сроки предоставления отпусков, зафиксированные в этом документе, не всегда соблюдаются. Это связано с тем, что в течение года в производственной деятельности организации или у сотрудника возникают непредвиденные ситуации (например, болезнь работника), в результате которых запланированные ранее отпуска не могут быть предоставлены в установленный срок. В таких случаях они либо переносятся на другой срок, либо продлеваются или делятся на части. Кстати, такие действия законом не запрещены (ст. 124 и 125 ТК РФ). Но при этом нельзя забывать о следующем:

  • Во-первых, при разделении отпуска на части, как мы уже говорили ранее, хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.
  • Во-вторых, при перенесении отпуска на другой срок – отпуск должен быть использован в течение рабочего года. При этом обращаем ваше внимание, что перенесение отпуска на следующий рабочий год (с согласия работника) допускается лишь в исключительных случаях, когда его предоставление в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. третья ст. 124 ТК РФ).
  • В-третьих, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ). Неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть отпуска может быть (по выбору работника) предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску на следующий рабочий год.

Совет

Обратите внимание на документы, срок исполнения которых истекает в текущем году.

При формировании дел в архив важно помнить, что в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы. Вместе с тем проверьте: все ли дела у вас сформированы в строгом соответствии с номенклатурой дел (индексы дел, их заголовки и сроки хранения должны быть указаны по номенклатуре дел). Обратите внимание также на те документы, которые непосредственно не связаны с кадровым учетом, но являются обязательными для исполнения. В частности, все ли мероприятия, предусмотренные Планом работы по осуществлению воинского учета и бронированию граждан в организации на 2008 год, у вас выполнены.

Поэтому прежде чем отправить по истечении текущего года данный документ на полку (срок хранения графика предоставления отпусков – один год!), проверьте: есть ли у вас сотрудники, которым в текущем году по тем или иным причинам отпуск не предоставлялся, были ли они в отпуске в прошлом году, и за какой период каждым из них не использован отпуск. Одновременно обратите внимание на несовершеннолетних и «вредников», а также сотрудников, отпуск которых был разделен на части или перенесен на другой срок. Если, к примеру, отпуск сотруднику дробился на части – посмотрите: предоставлялась ли ему часть продолжительностью 14 календарных дней.

Как это можно проверить? По графику отпусков текущего года. Конечно, если вся информация об отпусках (дата фактического предоставления отпуска, дата предполагаемого отпуска в случае перенесения его на другой срок, основание перенесения) в нем своевременно фиксировалась в графах 7, 8, 9 и 10****. Если нет, то это нужно сделать немедленно. Пример заполнения указанных граф см. на стр. 52.

График отпусков: исполняем и планируем

Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>

Если в отношении того или иного работника ситуация критическая – срочно оформляйте отпуск.


* Статья 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов».

** Пункт 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

*** Обратите внимание на сотрудников, которым положен удлиненный отпуск (например, несовершеннолетним – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).

**** Заполняются от руки. Графа 10 заполняется при необходимости.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль