Предновогодние хлопоты: готовим отчет в Пенсионный фонд

3238
Готовить отчет в Пенсионный фонд обязанность бухгалтера, но готовит он его на основании сведений, предоставленных кадровой службой. Рассмотрим все нюансы, связанные с оформлением такого отчета.

Предновогодние хлопоты: готовим отчет в Пенсионный фонд

В конце календарного года каждая организация готовит отчет по персонифицированному учету в Пенсионный фонд*. Такой отчет готовит бухгалтер, но именно кадровик предоставляет необходимую для этого информацию на основе документов по учету кадров. К тому же на кадровике лежит ответственность за оформление пенсионных свидетельств. Как быть, если перед сдачей отчета вы приняли на работу сотрудников, у которых еще нет пенсионных свидетельств? Что делать, если вы обнаружили ошибки в сведениях, а сотрудники уже уволились? Давайте подумаем, как поступить в этих и других непростых ситуациях.

Общие правила

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования – документ, который работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Свидетельство должно содержать точные сведения о работнике, в том числе фамилию, имя, отчество, год и место рождения. Если в дальнейшем в этих сведениях будут обнаружены ошибки, то работник не будет идентифицирован со своими документами и, следовательно, не сможет получить полагающиеся ему выплаты из Пенсионного фонда. А работодатель в свою очередь не сможет своевременно отчитаться перед Пенсионным фондом и, следовательно, попадет под штрафные санкции.

При приеме нового сотрудника на работу кадровик должен проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Необходимо обратить внимание на соответствие данных, указанных в паспорте сотрудника, персональным данным, указанным в страховом свидетельстве (п. 21 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета**).

При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, так же как и трудовая книжка, оформляется работодателем. Заявления на оформление свидетельства подаются по форме АДВ-1. Эта и другие формы документов индивидуального учета утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. № 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Кадровик должен уметь не только правильно оформлять документы при получении свидетельства, но также знать, в каких случаях и в каком порядке оно подлежит замене. Заявление на обмен или дубликат свидетельства оформляется по форме АДВ-2 или АДВ-3. К формам АДВ обязательно прилагается сопроводительная ведомость (форма АДИ-5) с указанием реквизитов работодателя, перечнем передаваемых документов, подписью исполнителя и руководителя организации. Сопроводительная ведомость заверяется печатью, затем скрепляется с формой АДВ и прошивается плотной ниткой. Концы нитки выводят на оборот последнего листа документов, приклеивают листочек бумаги, ставят на нем заверительную надпись, скрепляют печатью организации и подписью руководителя. Пенсионный фонд примет документы только в оформленном виде.

Порядок исправлений

Если в страховом свидетельстве неверно указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол застрахованного лица, необходимо попросить работника заполнить листок исправлений (форма АДВ-9) и указать правильные сведения. Наиболее распространенные ошибки: в дате рождения изменены местами цифры; вместо букв «е», «б», «д» – буквы «и», «п», «т».

Страховое свидетельство подлежит обмену в случаях:

Предновогодние хлопоты: готовим отчет в Пенсионный фонд

Если ошибки обнаружены в период длительного (свыше одного месяца) отсутствия сотрудника (командировка, болезнь), то листок исправлений заполняется кадровиком. Кроме того, работник сам может обратиться с просьбой об обмене страхового свидетельства или выдачи дубликата. Причиной тому может быть, например, смена фамилии работника в связи с вступлением в брак или утеря страхового свидетельства. Кадровик обязан в двухнедельный срок передать в Пенсионный фонд заявление об обмене страхового свидетельства или о выдаче дубликата.

Необходимо помнить, что оформляет свидетельство работодатель, а хранится оно у работника. Работодатель обязан выдать свидетельство работнику в течение недели после получения в Пенсионном фонде. О том, что работник получил страховое свидетельство, он должен расписаться в сопроводительной ведомости. Эту ведомость обязательно нужно вернуть в Пенсионный фонд, как отчет о том, что документ передан работнику в установленный срок.

Обратите внимание, что если вы не имеете возможности выдать страховое свидетельство работнику в связи с его длительным (свыше одного месяца) отсутствием (командировка, болезнь), то вы должны не только проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, но и расписаться за сотрудника в сопроводительной ведомости (п. 11 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета).

Нештатные ситуации

Ошибки, связанные с оформлением пенсионных свидетельств, можно разделить на две категории. Ошибки первой категории возникают, если вы или кто-то из ваших предшественников неправильно подал сведения и в Пенсионном фонде оформили свидетельства согласно этим данным. Когда вы обнаружили, что данные свидетельства не совпадают с анкетными данными работника, а вам необходимо уже готовить отчет по персонифицированному учету, можно поступить следующим образом.

Сделайте отчет, указав персональные данные работника в соответствии со страховым свидетельством. После того как отчет принят Пенсионным фондом и обработка его завершена (это можно уточнить у своего инспектора в территориальном отделении фонда), необходимо данные страхового свидетельства этого работника привести в соответствие с паспортом. Он получит новое страховое свидетельство с тем же номером, и вы уже в следующий раз спокойно сдадите на него индивидуальные сведения в соответствии с правильно оформленными документами.

Не имеет срока давности

Все мы помним, как представляли в Пенсионный фонд сведения о трудовом стаже работников, полученном до 31 декабря 2001 года, и заполняли справки СЗВ-К. Это было необходимо в связи с выходом закона о трудовых пенсиях*: к 1 января 2002 года должны были быть оценены пенсионные права лиц, имеющих к этому времени пенсионный стаж. Кадровые службы в четко установленные сроки – в период с 1 августа 2003 года по 1 июля 2004 года – представляли сведения о трудовом стаже застрахованных лиц за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования на основании трудовых книжек работников. Сроки представления работодателями форм СЗВ-К были определены в пункте 44 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, к работодателю до сих пор применяются финансовые санкции. Взыскания уплачиваются в размере 10 процентов причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд**.


* Федеральной закон от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

** Федеральный закон от 25 октября 2001 г. № 138-ФЗ, Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, статья 17.

Предновогодние хлопоты: готовим отчет в Пенсионный фонд

Ошибки второй категории, которые встречаются при работе с пенсионными свидетельствами, связаны с неправильной обработкой персональных данных в организации. То есть свидетельство оформлено верно, а ошибки допускаются при подготовке отчета. Если вы вовремя не заметили несоответствия между персональными данными страхового свидетельства и анкетными данными работника и заполнили индивидуальные сведения в соответствии с его паспортом, то после обработки принятых индивидуальных сведений Пенсионный фонд обязательно уведомит вас о выявленной ошибке и обяжет ее исправить.

На практике встречаются и такие случаи, когда у человека на руках могут быть два и даже три страховых свидетельства. Обычно это происходит с людьми, у которых очень сложная фамилия, имя, отчество, место рождения и т. д. Человек теряет свидетельство, делает новое, в нем допускается ошибка, потом старое свидетельство находится. Причем эти страховые свидетельства могут быть как с одинаковыми номерами, так и с разными.

В первом случае работнику необходимо разъяснить, что он должен обратиться в Пенсионный фонд, где у него изымут лишние экземпляры. Во втором случае все сложнее. На эти разные номера могли поступать отчисления. Поэтому, во-первых, необходимо определить, какое страховое свидетельство соответствует паспортным данным. Во-вторых, сотруднику необходимо лично обратиться в отделение Пенсионного фонда, чтобы выяснить, на каком номере страхового свидетельства у него числятся страховые взносы. После этого свидетельства, содержащие недостоверные данные, должны быть изъяты и соответствующие лицевые счета закрыты (происходит «объединение» счетов в один). Взносы учтитываются на одном активном лицевом счете.

Мнение специалиста

Ирина КРУЧИНИНА, главный бухгалтер ООО «Группа “Тема”»:

– На практике встречается много разных ситуаций, связанных с персонифицированным учетом, в которых с ходу и не знаешь, как поступить. Например, новый сотрудник устроился на работу в декабре и у него нет страхового свидетельства. Организация подала на него анкету, но свидетельство на момент сдачи отчетности еще не готово. Как быть? В этом случае нужно сдать сведения без этого сотрудника, но в пояснительной записке, которую обязаны сдавать все, указать, что сведения не сданы, потому что только что подали анкету на получение страхового свидетельства. Так же можно поступить и в случае, если по сотруднику подана форма на исправление ошибки в свидетельстве или при замене свидетельства в связи со сменой фамилии и т. д. После получения правильного свидетельства организация сдает недостающие сведения.

Бывает, что сотрудник устроился на работу и в тот же год уволился. А при сдаче отчета обнаружена ошибка в свидетельстве. Найти сотрудника нет возможности и сдать отчет на него не представляется возможным. В данной ситуации, возможно, придется заплатить штраф. Но если вы сделаете все, что от вас зависит, для получения свидетельства (сделаете запрос в Пенсионный фонд, пошлете запрос на домашний адрес сотрудника и на его предыдущее место работы) и все это приложите к отчету, то, вероятно, штрафа удастся избежать.

Иногда может случиться так, что вы подаете анкету на получение свидетельства для нового работника, а вам приходит отказ. При этом сообщают, что такой работник уже получал страховое свидетельство, и укажут его номер. Это возможно, допустим, если прошлый работодатель подал на сотрудника заявление, а потом организация закрылась (обанкротилась). Работник не получил страховое свидетельство, но оно было выписано и его можно получить в архиве Пенсионного фонда или получить дубликат. В этом случае отчет в Пенсионный фонд по страховым взносам можно сдать, так как номер страхового свидетельства вам будет известен (удалить без данных на этого сотрудника, а позже досдать сведения).

Раньше была возможна ситуация, при которой вы бы сдали сведения с ошибкой, а затем приходил отказ из Пенсионного фонда (даже через несколько месяцев). Вас просили исправить и пересдать отчет (без штрафных санкций). Сейчас отчет с ошибкой сдать невозможно, так как программа в Пенсионном фонде усовершенствована и сразу выявляет все неточности. Поэтому при работе с индивидуальными сведениями важна каждая мелочь. Лучше несколько раз все поверить, чем потом делать муторную дополнительную работу.

Итак, если в страховом свидетельстве обнаружена ошибка и ваша бухгалтерия не может подготовить отчет по персонифицированному учету, вы должны принять соответствующие меры. При наличии хотя бы одного несоответствия (отсутствие запятой, тире, точки, а также наличие лишних знаков, букв, цифр) вы обязаны разъяснить сотруднику, что он может обратиться в отделение Пенсионного фонда по месту жительства с заявлением об изменении анкетных данных, указанных в страховом свидетельстве. Обычно так поступают, если работник еще не принят на работу.

При заключении с сотрудником трудового договора у работодателя появляется обязанность при письменном обращении работника, заполнить на него анкетные данные и передать их в Пенсионный фонд для исправлений и получения нового документа. Как правило, свидетельство оформляется в Пенсионном фонде достаточно долго – от 1 до 3 месяцев. Поэтому, заполняя формы АДВ, будьте предельно внимательны к цифрам, сокращенным названиям населенных пунктов, сложным фамилиям. Чем внимательнее вы будете, тем меньше времени вам придется потратить на исправление ошибок.


* Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Извлечения из документа опубликованы на стр. 99.

** Утверждена постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.01%
  • Иногда 56.61%
  • Не оформляем срочников 19.37%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль