График отпусков: можно ли добиться его выполнения?

1196
Нередко кадровики сталкиваются с такой проблемой: график отпусков, составленный в декабре, в течение следующего года выполняется только наполовину. Работники просят отпуска, практически не ориентируясь на график, а руководство идет им навстречу. Мотивы у сотрудников разные: изменились обстоятельства, уже куплены билеты, нужно срочно использовать часть отпуска, оставшуюся с прошлого года. Возможность изменить эту ситуацию.

Нередко кадровики сталкиваются с такой проблемой: график отпусков, составленный в декабре, в течение следующего года выполняется только наполовину. Работники просят отпуска, практически не ориентируясь на график, а руководство идет им навстречу. Мотивы у сотрудников разные: изменились обстоятельства, уже куплены билеты, нужно срочно использовать часть отпуска, оставшуюся с прошлого года. Можно ли как-то изменить эту ситуацию? Давайте посмотрим.

Вы спросите: а нужно ли вообще что-то менять, если руководству и работникам так удобнее? Безусловно, нужно. Ведь график отпусков в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса - документ, обязательный для исполнения. И если проверяющий из Государственной инспекции труда заметит, что в графике и в «отпускных» приказах даты отпусков расходятся, он потребует от вас объяснений и может оштрафовать за нарушение трудового законодательства*. Чиновник будет прав - по смыслу закона отступать от графика отпусков можно только в порядке исключения.

Планируем отпуска вместе с работниками

Если в вашей организации график отпусков считается формальной бумагой, вполне естественно, что работники не придают ему большого значения. Поэтому прежде всего вы должны повысить статус этого документа в глазах руководства и персонала. Напомните директору о том, что график отпусков требует обязательного исполнения.

А как же быть с работниками? Лучший способ убедить сотрудников выполнять график отпусков - привлечь их к разработке этого документа. Когда работники сами планируют свои отпуска, отступлений от намеченного плана практически не бывает.

Мы разработали специальную форму, в которой удобно отражать пожелания сотрудников по отпускам. Образец вы увидите на стр. 46. Такая форма (мы назвали ее «проект графика отпусков») раздается во все структурные подразделения организации. Там ее заполняют сотрудники и подписывает руководитель подразделения. Затем все проекты поступают в кадровую службу, и на их основе составляется сводный график отпусков, который согласовывается с руководителями подразделений. После того как график утвердит директор организации, из документа нужно сделать выписки и разместить их на видных местах в структурных подразделениях. Следуя этой схеме, вы не только уменьшите количество отступлений от графика, но и попутно решите еще ряд проблем:
  • 1. Сэкономите время, ведь основную работу по планированию графика сделают сами работники.
    2. Предупредите конфликты с сотрудниками по поводу времени отпусков. Впоследствии достаточно будет показать работнику план графика отпусков с его подписью, чтобы доказать, что вы учли его пожелания.
    3. Предупредите конфликты с начальниками подразделений по поводу нерационального распределения отпусков, поскольку начальники будут сами планировать отпуска подчиненных с учетом производственной загрузки.

График отпусков: можно ли добиться его выполнения?


Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>


* -В соответствии со статьей 5.27 КоАП штраф за нарушения трудового законодательства составляет от 500 до 5000 рублей.

Вопрос в тему

В графике отпусков мы указываем не конкретные даты отпусков, а лишь месяц предполагаемого отпуска. Это связано с тем, что в декабре работники затрудняются назвать точные даты своих будущих отпусков. Hет ли в наших действиях нарушения закона?

Е.Л. Можаева,
инспектор отдела кадров (г. Анапа)

Нарушения здесь нет, поскольку в нормативных актах отсутствуют четкие указания о том, как обозначать в графике время отпусков. Однако более логично и правильно писать не месяц, а конкретную дату, поскольку в унифицированной форме графика отпусков Т-7 в графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая).

Кроме того, вариант с конкретной датой намного удобнее. Смотрите сами: если указывать точную дату, то в дальнейшем от работника не нужно будет требовать заявления об отпуске - достаточно лишь подготовить приказ. Если же обозначить только месяц, обязательно понадобится заявление, чтобы определить точную дату отпуска. А это лишняя бумажная работа. Так что убеждайте работников определяться с конкретной датой отпуска уже в декабре.

На вопрос отвечала Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета

Отпуск не по графику. Как правильно оформить?

Любой кадровик скажет, что, несмотря на все старания, план по отпускам никогда не выполняется на сто процентов. Конечно, все жизненные ситуации предусмотреть просто невозможно, и часто бывает так, что работнику необходимо уйти в отпуск не по графику. Тогда это необходимо правильно оформить.

Прежде всего вам понадобится письменное заявление сотрудника, в котором он должен объяснить, почему ему требуется отпуск в неустановленное время. На основании заявления вы готовите приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6. А в графике отпусков обязательно нужно сделать отметку о том, что у работника изменилась намеченная дата отдыха. Чтобы вы четко представили себе всю процедуру оформления отпуска в этом случае, мы представили ее в виде таблицы на этой странице.

Оформление отпуска не по графику
Документ
Процедура
Кто выполняет
Заявление
написание
работник
регистрация
секретарь
согласование
начальник подразделения
утверждение (резолюция)
руководитель организации
направление в службу кадров
работник или секретарь
Приказ о предоставлении отпуска
разработка
кадровик
регистрация
секретарь
подписание
руководитель организации
ознакомление
работник
направление копии приказа в бухгалтерию
секретарь
Записка-расчет для начисления отпускных
расчет отпускных и заполнение записки-расчета
бухгалтер
выдача отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска)
бухгалтер
получение отпускных
работник
Личная карточка Т-2
отметка об отпуске
кадровик
Табель учета рабочего времениГрафик отпусков
отметка об отпуске
кадровик или табельщик
отметка о фактической дате отпуска
кадровик

Напомним, что отпуск не по графику предоставляется работнику только по соглашению с работодателем. Директор вполне может отказать сотруднику в просьбе изменить запланированную дату отпуска, мотивируя, например, тем, что у работника неуважительная причина. Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого отпуска предоставить ему часть, а остаток перенести на другое время или изменить запланированные даты частей отпуска.

Однако есть работники, которые по закону имеют право уйти в отпуск в удобное для них время (их перечень приведен в таблице на стр. 48). Если такой сотрудник подал заявление об отпуске не по графику, отказать ему нельзя. Разумеется, сначала вам нужно проверить, действительно ли этот работник относится к льготной категории.

Сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск не по графику
Категория работников
Почему могут изменить запланированную дату отпуска
Женщины перед декретным отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком
Могут присоединить ежегодный отпуск к декретному или отпуску по уходу за ребенком(ст. 260 ТК РФ)
Работники в возрасте до 18 лет
Могут взять отпуск в любое удобное время (ст. 267 ТК РФ)
Внешние совместителипо основной работе (ст. 286 ТК РФ)
Идут в отпуск одновременно с отпуском
Работники, имеющие беременных жен
Могут взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ)
Работники, совмещающие работу с обучением
Могут присоединить ежегодный отпуск к учебному (ст. 177 ТК РФ)
Супруги военнослужащихсупруга (Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»)
Могут взять отпуск одновременно с отпуском
Иные льготные категории работников:
  • работники, подвергшиеся воздействию радиации;
  • Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы;
  • работники, награжденные знаком «Почетный донор России»;
  • Ветераны и участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда;
  • герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы
Могут взять отпуск в любое удобное время
(Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I;
Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I;
Закон РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-I;
Федеральный закон от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ;
Федеральный закон от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ;
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ)

Как относиться к разделению отпуска на части?

Если сотрудник решил брать отпуск частями, он должен уже в декабре определиться, какой продолжительности будут эти части и в какое время их нужно ему предоставлять. Вся эта информация заносится в план графика отпусков, а затем отражается в графике. Помните, что хотя бы одна из частей отпуска по продолжительности должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник желает разбить свой отпуск, скажем, на 10 + 10 + 8 календарных дней, попросите его пересмотреть свои планы - законом такое деление не предусмотрено.

Нередко руководители организаций и начальники отделов выступают против дробления отпусков, поскольку оно затрудняет распределение производственной загрузки. Напомните руководству о том, что в соответствии со статьей 125 Трудового кодекса вопрос о разделении отпуска на части в каждом случае решается по согласованию работника и работодателя. Так что директор может и не дать сотрудникам согласия брать отпуск частями. А от чрезмерного дробления (когда работник просит отпуск на один-два дня) можно защититься так. В локальных нормативных актах, коллективном договоре, трудовом договоре и других документах прописать, что отпуск можно делить, например, только на две части по 14 календарных дней каждая.

Как быть с частями отпуска, которые остались с прошлого года?

Остатки отпусков тоже нужно учитывать при планировании графика. Составляя план графика отпусков, просмотрите личные карточки работников (формы Т-2), чтобы выявить задолженности по отпускам. Вообще старайтесь избегать ситуации, когда у сотрудников из года в год накапливаются части неиспользованных отпусков - статья 124 Трудового кодекса запрещает откладывать отпуск более чем на два года.

Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>

Соблюдая эти несложные правила, вы сможете добиться минимальных отступлений от намеченного плана отпусков. А график отпусков из формального документа, который существует лишь для предъявления проверяющим органам, превратится в полезный и эффективный инструмент планирования.

Из Трудового кодекса РФ

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

  • женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до восемнадцати лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

Статья 112



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.67%
  • Иногда 56.25%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль