Формируем правовую базу для кадровой службы

4962
Кадровому специалисту обязательно необходимо разбираться в вопросах законодательства и быть юридически грамотным. Создание полной базы нормативных документов станет верным помощником в работе кадровика. Мы поможем вам создать такую базу, а также вы сможете сами проверить себя, достаточно ли документов в вашей нормативной базе.

Формируем правовую базу для кадровой службы

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов. Однако эта статья будет полезна всем кадровикам: с ее помощью вы сможете проверить, насколько полной является нормативная база вашей кадровой службы.

Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы*.
* -Речь идет о внешних документах, принятых органами государственной власти и управления. О внутренних документах организации (локальных актах) мы расскажем в февральском номере журнала.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все - и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Формируем правовую базу для кадровой службы

Давайте подробнее поговорим о наиболее важных документах, входящих в каждую из упомянутых групп. Именно они в обязательном порядке должны содержаться в «библиотеке» любой кадровой службы независимо от формы собственности организации и ее организационно-правового устройства.

Документы по трудовому праву и охране труда

В этом блоке мы отметим пять нормативных правовых актов. По порядку представим каждый из них.

Трудовой кодекс Российской Федерации. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным работников. Разрабатывается обязательное для любой организации Положение о защите персональных данных.

Закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Закон устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Закон Российской Федерации от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. Его соблюдению пристальное внимание уделяет инспекция труда. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Закон Российской Федерации от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

Нормативные методические документы

Как мы уже сказали, ко второй группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами. И вновь упомянем самые важные из них.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения**. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты***. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением. В документе также даются рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
* Утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
** Утвержден Федеральной архивной службой 6 октября 2000 г.
*** Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления*. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.
* Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.

Совет

Следуйте рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что, во-первых, в большинстве случаев они упрощают работу с документами. А во-вторых, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию. И, хотя впоследствии решение инспектора наверняка будет отменено судом, работодателю придется потратить немало времени и сил в поисках справедливости.

В следующий раз мы расскажем вам о том, как с учетом нормативно-правовых и методических документов, правильно разработать и утвердить в организации Положение о кадровой службе.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.1%
  • Иногда 56.55%
  • Не оформляем срочников 19.35%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль