Доверенность для получения новогодних подарков. Что нужно знать кадровику.

1148
В декабре многие компании заказывают для новогоднего вечера праздничные украшения, продукты, подарки для сотрудников. Организацией же корпоративного досуга приходится заниматься сотрудникам кадровой службы, в том числе и иметь дело с доверенностями на получение материальных ценностей. Оформление доверенности на сотрудника или на постороннего человека, срок этого документа, используемый бланк.

В декабре многие компании заказывают для новогоднего вечера праздничные украшения, продукты, подарки для сотрудников. Организацией же корпоративного досуга приходится заниматься сотрудникам кадровой службы, в том числе и иметь дело с доверенностями на получение материальных ценностей. На кого лучше оформить доверенность: на сотрудника или на постороннего человека? На какой срок следует оформить документ? На каком бланке? Давайте посмотрим.

Зачем работнику кадровой службы задумываться о правильности заполнения документа, спросите вы. Ведь его оформляет профессиональный бухгалтер, а подписывает компетентный руководитель. Все правильно. Но ошибки бывают у каждого. Может случиться так, что из-за допущенной неточности сотруднику откажут в выдаче товара и ему придется возвращаться в организацию для переоформления документа. А при подготовке корпоративного вечера каждая минута обычно на счету. Кроме того, помимо возможной потери времени правильно оформленная доверенность поможет избежать в дальнейшем трудового спора. Ведь если будет обнаружена недостача имущества, доверенность обязательно понадобится для того, чтобы установить ответственное лицо.

Закон всегда на первом месте...

Сначала давайте вспомним, какими нормативными актами нужно пользоваться при выдаче доверенности. В первую очередь Гражданским кодексом РФ. Именно в этом законе содержатся основные требования к оформлению доверенностей*.

Однако порядок и условия выдачи сотруднику имущественной доверенности имеют свои особенности по сравнению с выдачей обычной, общегражданской доверенности.

Эти особенности отражены в Инструкции Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. № 17 (далее - Инструкция № 17)** и в постановлении Госкомстата России № 71а, принятом 30 октября 1997 г. (далее - Постановление № 71а)***.
* Статьи 185-189 Гражданского кодекса Российской Федерации.
** -Инструкция Министерства финансов СССР «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Несмотря на то что документ принят сравнительно давно, он до настоящего времени сохраняет юридическую силу.
*** -Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Следовать рекомендациям этих ведомственных документов необходимо. Так как они конкретизируют и дополняют собой общие правила оформления доверенности, содержащиеся в Гражданском кодексе. К тому же положения ведомственных актов во многом идут на пользу организации. В чем именно? Сейчас расскажем.

Вопрос в тему

Наш руководитель отправил на склад двух сотрудников для получения новогодних подарков. На одного из них была выписана доверенность. В результате, когда они доставили товар в организацию, выяснилось, что не хватает восьми коробок шоколадных конфет. Руководитель поручил мне подготовить приказ о денежных вычетах из зарплаты обоих работников. Какое основание нужно написать в приказе?

И.С. Любимова,
начальник отдела кадров (г. Петрозаводск)

Прежде всего следует сказать, что в вашем случае к материальной ответственности можно привлечь только сотрудника, на которого была оформлена имущественная доверенность. В соответствии с пунктом 2 статьи 243 Трудового кодекса работник несет полную материальную ответственность за недостачу ценностей, вверенных ему по разовому документу. Второй же сотрудник от ответственности свободен. Спросить с него можно только в случае, если есть подозрения, что он совершил кражу. Но разбираться в этом случае будете уже не вы, а органы милиции.

В приказе о денежных вычетах вам следует ссылаться на пункт 2 статьи 243 ТК РФ. Кстати, перед тем, как издать такой документ, советуем вам обратиться также к статье 138 ТК РФ. Эта норма содержит требования по ограничению размера удержаний из зарплаты.

На вопрос отвечала Гаяне МИРЗОЯН,
старший юрисконсульт ООО «Правовое бюро "На Сретенке"»

Кому можно доверять?

В соответствии с нормами гражданского права организация может от своего имени выдать доверенность любому гражданину, а не только штатному сотруднику (ст. 185 ГК РФ). Например, доверенность на получение справок, необходимых для аренды офисного помещения, может быть выдана как на имя работника организации, так и на имя сотрудника риелторской фирмы, которая занимается арендой недвижимости. В то же время в пункте 1 Инструкции № 17 сказано, что доверенность от лица организации на получение товарно-материальных ценностей может быть выдана только сотруднику фирмы.

Для организации это очень удобно. Ведь, если товары (отпущенные по доверенности) потеряются или придут в негодность, взыскать ущерб с постороннего человека будет очень сложно. Возможно, для этого придется даже обращаться в суд. Тогда как убыток, причиненный штатным сотрудником (если он не превышает среднемесячный заработок работника) можно просто удержать из его зарплаты (ст. 248 ТК РФ).

Цитируем закон

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность.

2. Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.

3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 статьи 185 настоящего Кодекса.

4. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Статья 187 Гражданского кодекса РФ

Используйте бланк установленной формы

Идем дальше. Гражданский кодекс не требует, чтобы доверенность была выполнена на бланке определенного образца. Достаточно, чтобы она была оформлена в письменном виде и в случае необходимости имела печать нотариуса. Документ может быть выполнен на простой бумаге, даже на листке в клеточку из школьной тетради.

В то же время Постановление № 71а предписывает выдавать имущественную доверенность строго по утвержденной форме. Это форма № М-2*.
* -Образец доверенности см. на стр. 42, 43. Постановлением № 71а утверждена также форма доверенности № М-2а. Она предназначена для фирм, которые часто приобретают товары по доверенности. В отличие от формы № М-2, имеющей отрывной корешок, который предназначен для бухгалтерии, форма № М-2а такого корешка не имеет.

Почему и здесь следует отдать предпочтение подзаконному акту и использовать форму, утвержденную Постановлением № 71а? Это нужно сделать хотя бы потому, что в таком виде документ уже давно стал привычным для деловых людей. Форма доверенности № М-2 хорошо знакома как продавцу, отпускающему товар, так и покупателю, его приобретающему. Ведь, если поручение на вывоз материальных ценностей будет выглядеть как-то иначе, может возникнуть неприятная ситуация. Есть вероятность того, что поставщик просто откажется выдавать продукцию по «неправильному», по его мнению, документу.

Чем хорош короткий срок

По Гражданскому кодексу срок любой доверенности не может превышать трех лет. А если он не указан, то доверенность сохраняет свою силу в течение года со дня ее выдачи (ст. 186 ГК РФ). После того как истекает время действия документа, он теряет свою юридическую силу. То есть на его основании уже нельзя представлять интересы доверителя.

Доверенность для получения новогодних подарков. Что нужно знать кадровику.

Между тем Инструкция № 17 значительно укорачивает законные сроки. В пункте 4 нормативного акта сказано, что срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не должен превышать 15 дней. Конечно, вы можете проигнорировать требования ведомственной инструкции и выписать доверенность по нормам ГК, допустим... на три года. Но так ли вам это необходимо? Ведь документ на получение материальных ценностей выдается, как правило, когда уже пришло время вывозить товар, поставщики торопят, а срок идет буквально на дни. К тому же дефицит времени только дисциплинирует работника, не позволяя ему откладывать выполнение поручения со дня на день.

Подпись работника не будет лишней

По гражданскому праву доверенность должна быть подписана только лицом, выдавшим ее. Если этот документ выдан от имени организации, то свою подпись на нем ставит первое лицо компании - директор или генеральный директор. Однако в соответствии с Постановлением № 71а на доверенности должна стоять подпись работника, на которого она оформлена. К такому выводу вы придете, изучив бланк формы № М-2.

И снова возникает вопрос: почему следует выполнять требования ведомственного документа? Потому что при получении ценностей по имущественной доверенности без образца подписи никак не обойтись. Ведь сотруднику придется расписываться в накладной. Продавец же, отпускающий товар, должен иметь возможность сличить подписи на документах, чтобы определить, вправе ли стоящий перед ним человек получать материальные ценности.

Доверенность для получения новогодних подарков. Что нужно знать кадровику.

Итак, давайте подведем итог сказанному. Требования к выдаче имущественной доверенности, изложенные в подведомственных актах, соблюдать следует, так как они не противоречат нормам гражданского законодательства, а только хорошо дополняют их. Что выгодно прежде всего самой организации.

В следующий раз мы расскажем вам о том, как быть в случае, если работник отказывается выполнять обязанности, переданные ему по доверенности, или же, выполнив эти обязанности, отказывается отчитываться за полученные ценности.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.35%
  • Иногда 56.26%
  • Не оформляем срочников 19.39%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль