Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?*

7952
В прошлом номере мы говорили о том, какие существуют методы нормирования труда, получили представление о нормативных документах, на основе которых можно сделать расчеты численности сотрудников службы персонала, а также разобрали пример расчета численности работников кадровой службы на основе межотраслевых укрупненных нормативов времени**. Сегодня мы посмотрим, как рассчитать численность сотрудников, необходимых для выполнения работ по документационному обеспечению деятельности службы кадров.

Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?*

В прошлом номере мы говорили о том, какие существуют методы нормирования труда, получили представление о нормативных документах, на основе которых можно сделать расчеты численности сотрудников службы персонала, а также разобрали пример расчета численности работников кадровой службы на основе межотраслевых укрупненных нормативов времени**. Сегодня мы посмотрим, как рассчитать численность сотрудников, необходимых для выполнения работ по документационному обеспечению деятельности службы кадров.

Свои расчеты мы будем основывать на постановлении Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23, которым утверждены нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Эти нормы рекомендованы для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

Документ этот сам по себе очень интересен, содержит много полезной информации. Так, например, в таблицах нормативной части документа приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени, а также информацию о том, кто именно, рядовой специалист или руководитель, должен выполнять каждый из этих видов работ. Это дает возможность не только рассчитать численность сотрудников, но и проследить реальную нагрузку на них, а также сделать выводы об оптимальности структуры службы персонала.

Инструкции по кадровой работе

Как рассчитать?

Технология расчета во многом схожа с примером расчета, приведенным в предыдущем номере нашего журнала на стр. 49.

Расчет производится по формуле

Чн = Тоб / Фп x Кн,

где Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника на планируемый период;

Тоб – общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, их необходимо рассчитать по формуле

Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?*

где Тр – нормы времени на определенный вид работ;

n – количество видов выполняемых работ;

Тн – затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер.

Нормативные затраты времени на определенный вид работ рассчитываются по формуле

Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?*

где Нврi – норма времени на выполнение i-й операции на единицу измерения в определенном виде нормируемых работ;

Vi – объем операций i-го вида, выполняемый за период времени, взятый для расчетов***;

диапазон изменений от 1 до i – это количество нормируемых операций в определенном виде работ;

Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам.

До проведения расчетов необходимо просмотреть все нормативы времени, которые содержатся в постановлении Минтрудсоцразвития России, и выбрать те из них, что соответствуют видам работ по документационному обеспечению, выполняемым службами персонала. Все виды работ вносятся в таблицу (столбец 2), образец которой вы найдете на стр. 47****. Одновременно с этим в столбец 5 вы вносите нормы времени, необходимые для выполнения каждого вида работ.

№ п/п
Наименование работы
Единица измерения
Объем работы за месяц
Норма вре-мени на единицу измере-ния, чел./ч
№ таблицы
Норма-тивная трудоем-кость, чел./ч
1
2
3
4
5
6
7
1
Подготовка проекта положения
5 машино-писных листов (мл)
2,3
20,7
Табл. 1
норма 1
47,61
2
Корректировка положения
5 мл
0,8
0,7
Табл. 1
норма 2
0,56
3
Печатание положения через 2 интервала
5 мл
3,0
1,47
Табл. 1
норма 3
4,41
4
Ксерокопирование положения
Документ
1,2
0,016
Табл. 1
норма 6
0,0192
5
Подготовка проекта должностной инструкции
3 мл
9,3
11,1
Табл. 2
норма 1
103,23
6
Корректировка инструкции
3 мл
0,8
0,3
Табл. 2
норма 2
0,24
7
Печатание инструкции через 1,5 интервала
3 мл
9,3
0,82
Табл. 2
норма 3
7,626
8
Изучение нормативных и методических документов по делопроизводству, ГСДОУ
.
3,5
150
Табл. 3
норма 1
525
9
Подготовка проекта инструкции по кадровому делопроизводству
5 мл
6,8
20
Табл. 3
норма 2
136
10
Корректировка инструкции по делопроизводству
5 мл
1,3
0,7
Табл. 3
норма 3
0,91
11
Печатание инструкции через 1,5 интервала
5 мл
6,8
1,47
Табл. 3
норма 4
9,996
12
Ксерокопирование инструкции
Копия
2,2
0,045
Табл. 3
норма 7
0,099
13
Разработка табеля унифицированных форм документов, создаваемых службой кадров с объемом 30 позиций
.
9,6
62,4
Табл. 5
норма 3
599,04
14
Разработка номенклатуры дел отдела кадров
100 позиций (1 позиция – 100 печатных знаков)
4,5
42,3
Табл. 7
норма 5
190,35
15

Сбор, обработка, анализ и унификация внутрикорпоративных форм организационно-распорядительных документов по кадровым вопросам, в том числе:

  • приказов, решений письма-извещения,
  • докладной записки,
  • бланка письма,
  • запроса

Документ
Документ
Записка
Бланк
Запрос

34,3
2,8
1,2
3,2
1,8

2,1
2,8
2,69
0,75
0,85

Табл. 8
норма 1
норма 2
норма 3
норма 4
норма 5

72,03
7,84
3,228
2,4
1,53

16
Разработка типового текста приказа по личному составу
0,3 мл
3,9
0,25
Табл. 11
норма 11
0,975
17
Разработка типового текста протокола заседания комиссии
5 мл
2,0
4,6
Табл. 11
норма 5
9,2
18
Разработка типового текста служебного письма (инициативного)
0,2 мл
4,0
1,25
Табл. 11
норма 6
5,0
19
Разработка типового текста служебного письма (ответного)
0,4 мл
3,4
1,2
Табл. 11
норма 7
4,08
20
Разработка типовой формы письма-извещения, уведомления
0,3 мл
4,0
0,45
Табл. 11
норма 8
1,8
21
Разработка типовой формы сопроводительного письма
0,1 мл
2,0
0,1
Табл. 11
норма 19
0,2
22
Разработка типовой формы служебной объяснительной записки
0,5 мл
2,0
0,15
Табл. 11
норма 10
0,3
23
Печатание документов
1 мл
2 мл
15
26
0,15
0,3
Табл. 25
норма 1
норма 2
2,25
7,8
24
Ксерокопирование документов
Копия формата А4
45
0,01
Табл. 26
норма 2
0,45
25
Обработка входящих документов
10 документов
3,8
0,65
Табл. 27
2,47
26
Обработка документов, получаемых по факсу
Лист формата А4
7,0
0,15
Табл. 28
1,05
27
Обработка отправляемых документов
10 документов
2,0
0,80
Табл. 31
1,6
28
Обработка документов, отправляемых по факсу
Лист формата А4
9,0
0,03
Табл. 32
0,27
29
Обработка командировочных удостоверений
Команди-ровочное удосто-верение
5,0
0,10
Табл. 34
0,5
30
Учет кадровых документов (запись в книге учета, журнале)
Строка записи
38
0,04
Табл. 35
норма 1
1,52
31

Ведение справочной картотеки:

  • заполнение картотеки
  • ведение алфавитной картотеки
РК
РК
12,0
15,0
0,04
0,07
Табл. 36
норма 1
норма 2
0,48
1,05
32

Поиск информации:

  • принятие запроса
  • поиск текущей информации
  • поиск ретроспективной
  • нформации
Запрос
Запрос
Запрос
1,0
21,0
13,0
0,2
0,05
0,08
Табл. 37
норма 1
норма 2
норма 3
0,2
1,05
1,04
33
Выдача справок (на один запрос)
Справка
5,0
0,08
Табл. 38
0,4
34

Работа с обращениями:

  • получение обращений
  • регистрация обращений
  • передача обращений
  • справочно-поисковая работа
  • исполнение устного запроса
Документ
Документ
Документ
Запрос
Запрос
2,4
2,0
1,4
3,4
0,7
0,009
0,044
0,030
0,06
0,14
Табл. 43
норма 1
норма 2
норма 3
норма 10
норма 11
0,0216
0,088
0,042
0,204
0,098
35
Автоматизированный ввод и поиск информации:
  • ввод информации о работнике (до 300 символов)
  • просмотр
  • вывод статистических данных
  • ввод фактографических данных
.
34,0
8,0
10,0
10,0
0,05
0,25
0,05
0,05
Табл. 45
норма 1
норма 19
норма 20
норма 21
1,7
2,0
0,5
0,5
36
Составление перечня документов с указанием сроков хранения
Печатный лист
3,4
1,2
Табл. 53
норма 1
4,08
37
Составление отчета о комплектовании архива
1 отчет
2,0
0,05
Табл. 54
норма 1
0,1
38
Выполнение запроса по поиску личных документов
1 запрос
10,0
0,08
Табл. 55
0,8
39
Выполнение справок по архивным фондам
Печатный лист
1,0
1,2
Табл. 56
норма 1
1,2
40
Выполнение архивного запроса без просмотра описей
.
0,8
1,0
Табл. 57
норма 1
0,8
.
.
.
.
.
ИТОГО
1767,94

Затем вы должны подсчитать объем работ каждого вида, который выполняется вашей службой персонала за период времени, взятый вами для расчетов. Мы за расчетный период взяли календарный месяц. Теперь для каждого вида работ рассчитываем трудоемкость и вносим данные в седьмой столбец нашей таблицы.

Просуммировав все данные седьмого столбца, мы получим значение SUM Тр – сумму нормативных затрат времени на определенный вид работ. Теперь, чтобы вычислить Тоб, мы должны к этой сумме прибавить затраты времени, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер (Тн). Эти затраты времени измеряются в каждом случае по факту.

Предположим, что такие затраты времени в отчетном периоде равны 50 часам.

Тогда Тоб = 1767,94 + 50 = 1817,94.

Теперь можно приступать непосредственно к расчету численности сотрудников, необходимых для выполнения перечисленных работ по документационному обеспечению.

Итак, для расчета численности по формуле

Чн = Тоб / Фп x Кн

у нас не хватает двух значений – Фп и Кн.

Полезный фонд рабочего времени одного работника за месяц будет составлять 166 часов.

Кн – то есть коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам, принимается равным 1,1.

Таким образом, численность необходимых работников в нашем случае будет равна:

Ч = 1817,94 / 166 x 1,1 = 12,04.

Это означает, что для выполнения перечисленного объема работ необходимо 12 сотрудников отдела кадров.

Оптимизируем структуру

Теперь давайте проведем аналитическую работу по определению загруженности разного уровня сотрудников, занимающихся документационным обеспечением кадровой работы.

Для этого нужно все виды работ по документированию деятельности службы персонала сгруппировать по уровню исполнителей, суммировать нормативные затраты времени на них и по уже известной нам формуле подсчитать количество штатных единиц, необходимое для выполнения каждого вида работ. Для удобства представим эти данные в табличном виде (см. ниже).

Должность исполнителя
Номер вида работ
Тоб
Численность сотрудников
Начальник отдела
1, 2, 5, 6, 8, 9, 18
1002,99
6,64
Главный специалист
19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27
123,583
0,8
Специалист
3, 4, 7, 10, 11, 12, 17, 34, 35, 36, 38, 39, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47
639,33
3,85
Оператор
33
20,05
0,13
Архивариус
48, 49, 50, 51, 52
31,98
0,21

Исходя из проведенной аналитической работы и приведенных расчетов можно сделать несколько выводов, касающихся структуры отдела персонала:

  • в отделе не может быть шесть штатных единиц начальника отдела. Однако если все-таки выполнение этой работы поручено одному человеку, то едва ли можно говорить о качестве выполняемой работы, так как чисто физически справиться с таким объемом достаточно проблематично. Можно с уверенностью предположить, что эта ситуация породит частую смену работников, замещающих должность начальника отдела, их быстрое профессиональное «выгорание». Выход можно найти во введении должностей заместителей начальника отдела и частичном перераспределении функций внутри отдела. Например, согласно нормативам времени, разработку номенклатуры дел отдела персонала вполне можно поручить главному специалисту, объем выполняемой работы которого даже не дотягивает до расчетной нагрузки для специалиста такого уровня;
  • самая значительная доля нагрузки по видам работ, характерным для начальника отдела, приходится на работы, связанные с разработкой различного рода нормативных документов организации. Как вариант разрешения проблемы можно предложить: делегирование части функций по разработке нормативных документов юридической службе организации; введение в организации должности более высокого уровня, например заместителя руководителя по работе с персоналом; образование в структуре компании департамента по работе с персоналом, в составе которого могут работать несколько отделов (в зависимости от направлений кадровой политики и кадровой ситуации в компании в целом);
  • объем работ, выполняемых оператором и архивариусом, незначительный, включать в структуру отдела эти единицы нерационально. Выполнение этой работы можно поручить специалистам, так как суммарная нагрузка по должностям специалистов, архивариуса и оператора будет примерно соответствовать расчетной нагрузке на четыре штатных единицы уровня специалиста.

Комментарий руководителя

Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?*Владимир ПИРОГОВ,
генеральный директор ООО «Никлайн» (г. Екатеринбург):

– В решении задач организации труда, оптимизации численности аппарата управления, снижении уровня управленческих расходов особое место принадлежит нормированию. Нормирование труда управленческого персонала представляет собой особую проблему. Сложность заключается в том, что трудовые функции и содержание труда управленцев значительно различаются по таким показателям, как сложность выполняемых работ, требуемый уровень квалификации, степень ответственности, удельный вес творческого труда, степень повторяемости отдельных элементов работы, неравномерность загрузки в течение рабочего дня и т. д. Несмотря на то что решение этой проблемы чрезвычайно актуально, до сих пор так и не решен вопрос создания методики, включающей в себя математические модели, отражающие трудовые функции служащих дифференцированно по функциям управления. Это делает практически невозможным построение комплексной системы нормативных материалов для научно обоснованного нормирования численности управленческого аппарата. Существование такого нормативного документа, как постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», коренным образом не влияет на разрешение этой проблемной ситуации, и масштабы его применения в организации невелики. Однако хорошо уже то, что он существует и любой руководитель может включить его в свой арсенал для более объективного подхода к оптимизации численности персонала.

Конечно, рецепт оптимизации службы персонала для всех организаций выдать невозможно. Как мы видим, даже предварительные выводы предполагают многовариантность развития событий. Однако, как мы уже успели убедиться, использование для анализа численности и структуры отдела персонала утвержденных нормативов позволяет более объективно подойти к оценке существующей ситуации и, самое главное, дает реальные инструменты для этого.


* Окончание. Начало в № 10, 2007.

** Утверждены постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

*** Напоминаем, что лучше всего за расчетный период брать календарный год, так как в этом случае расчеты будут более точными.

**** Мы выбрали из постановления Минтрудсоцразвития основные виды охваченных нормированием работ по документационному обеспечению, которые, характерны для деятельности службы персонала, однако этот список может варьироваться в различных организациях.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль