Принимаем на работу, или Документ как главный аргумент

507
Внимательное отношение к предписаниям закона позволяет избежать множества проблем. Это утверждение в полной мере относится и к процедуре оформления на работу. Документы, требуемые от будущего сотрудника. Когда в организацию приходит новый специалист, ваша задача – безупречно оформить с ним трудовые отношения. А для этого особое внимание следует уделять документам. Речь идет как о документах, которые сотрудник предъявляет вам при приеме на работу, так и о документах, которые впоследствии оформляются кадрой службой организации.

Необходимо и достаточно

Статья 65 Трудового кодекса содержит исчерпывающий перечень документов, которые нужно предъявить работнику при приеме на работу. Однако работодатели часто требуют значительно больше бумаг. Не исключено, что такое вольное отношение к правовой норме может привлечь внимание органов Рос-трудинспекции и послужить основанием для внепланового визита правового инспектора.

Давайте посмотрим, какие документы вправе потребовать работник кадровой службы у будущего сотрудника, не нарушая при этом закон и не рискуя оказаться в поле зрения проверяющих инстанций.

Статья 56 Трудового кодекса, давая определение трудовому договору, подчеркивает – работник должен лично выполнять возложенную на него трудовую функцию. Именно с учетом этой установки кадровику следует потребовать у соискателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

В России введеныпаспорта новогообразца, в связи с чемс 1 июля 2004 годастарые формы утратилиюридическую силу

На сегодняшний день паспорт обязаны иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14 лет и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828).

К иным документам, удостоверяющим личность, можно отнести любой документ, необходимый для регистрационного учета по месту жительства или месту пребывания гражданина*.

К их числу относится, например, свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14 лет), паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за территорией России).

Одним из важнейших документов, на основании которых строятся ваши отношения с сотрудником, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Она, как правило, есть у каждого работника, имеющего хотя бы небольшой трудовой стаж. Ну а если до поступления в вашу организацию соискатель не работал, этот документ должны оформить ему вы**.

* Перечень документов предусмотрен пунктом 5 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713.
** О правилах заполнения трудовой книжки читайте в № 3–6, 2004.* Подробнее о том, как оформить трудовые отношения с иностранным специалистом, читайте на стр. 24.

Для оформленияработника на условияхсовместительстватрудовая книжкане требуется

У будущего сотрудника вы вправе потребовать страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Этот документ свидетельствует о постановке гражданина на учет в органах Пенсионного фонда. Он выдается по месту работы сотрудника или по его месту жительства в территориальном пенсионном органе. При отсутствии у вновь поступающего пенсионной карточки обязанность по ее оформлению ложится на кадровую службу предприятия.

Если работник военнообязанный, он должен предъявить вам документы воинского учета (п. 15 Положения о воинской службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. № 1541). Для граждан, пребывающих в запасе, это военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), для подлежащих призыву на военную службу – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

А если предстоящая работа требует специальной подготовки, необходимы и документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний у будущего сотрудника.

В порядке исключения

Если вы внимательно прочтете статью 65 ТК РФ, то непременно обратите внимание на ее вторую часть: в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

То есть в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте (не ниже уровня Правительства РФ).

Требованияо дополнительныхдокументах не могут бытьустановленыпостановлениемминистерства РФили законом субъектаФедерации

Так, при оформлении трудового договора с несовершеннолетним вам понадобится справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра. Ведь статья 266 Трудового кодекса называет предварительный медосмотр в качестве непременного условия при приеме на работу этой категории граждан.

А если вы заключаете договор с иностранным гражданином, должны убедиться, что он располагает разрешением на осуществление трудовой деятельности в России (ч. 2 п. 4 ст. 13 Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»). В противном случае вам самим придется оформлять этот документ*.

* Подробнее о том, как оформить трудовые отношения с иностранным специалистом, читайте на стр. 24.

Для оформления на государственную службу помимо прочих документов требуется справка из налоговых органов о предоставлении сведений об имущественном положении, а также медицинское заключение о состоянии здоровья (подп. 5, 6 п. 4 ст. 21 Федерального закона от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации»).

На ошибках учимся...

Как известно, от ошибок не застрахован никто. Порой просчеты начинаются уже в самом начале оформления сотрудника на работу.

Принимая от соискателя необходимые документы, всегда обращайте внимание на их юридическую состоятельность. Паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца (после введения в действие новых форм*), копии диплома вместо оригинала – вот далеко не полный перечень «негодных» документов, которые иногда используются для заключения трудового договора, ставя при этом под сомнение его юридическую чистоту.

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудо-вых книжках».

Представим себе ситуацию. При зачислении на работу будущий сотрудник предъявил вам трудовую книжку старого образца. Полистав странички документа, вы обратили внимание на то, что оформлена она совсем недавно (после 1 января 2004 года, тогда в ходу уже были новые формы). Как следует поступить в этом случае? «Не заметив» отступления от закона, принять документ? Или же под благовидным предлогом отказать в приеме на работу?

На наш взгляд, поступить необходимо следующим образом. Получив от работника устаревший бланк, прежде всего следует объяснить ему, что документ недействителен и по этой причине отраженный в нем стаж не будет учтен органом Пенсионного фонда. Постарайтесь, чтобы ваш сотрудник понял – исправить положение можно, но для этого ему необходимо (когда речь пойдет о назначении пенсии) представить справку с последнего места работы о заработанном стаже.

Цитируем закон

Срок действия паспорта гражданина:
от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста;
от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста;
от 45 лет – бессрочно.

По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по месту их жительства по окончании установленного срока военной службы по призыву.

Пункт 7 Положения о паспорте

После этого вам необходимо оформить для сотрудника новую трудовую книжку и внести в нее запись о работе в вашей организации под номером 1.

Стаж можно подтвердитьна основании выпискииз приказа о приемеи увольнении, изведомости на выдачузаработной платы,а также предъявивкопию штатногорасписания

Обратите внимание еще на один важный момент. Оформляя нового сотрудника, не принимайте вместо оригинала нотариально заверенную копию документа. Копия свидетельствует лишь о наличии документа, не обладая при этом его юридической силой.

Если требуемый документ утрачен или пришел в негодность, заменить его может только выданный в установленном порядке дубликат. Нельзя оформлять отношения с работником на основании копии документа и в том случае, если он обещает принести оригинал позднее. Оригинала вы можете так и не получить. А вот сотрудника (не обладающего надлежащим документом) получите точно. Ведь в соответствии со статьей 67 Трудового кодекса фактический допуск к работе означает заключение с работником трудового договора. А в личном деле сотрудника так и будет храниться сомнительный документ, дожидаясь очередной проверки Рострудинспекции.

Допустимы ли анкеты?

Что скрывать, порой вам хочется знать о ваших сотрудниках как можно больше.

А между тем в соответствии с законом информация, связанная с частной жизнью работника, не может быть предметом внимания со стороны третьих лиц, в том числе и со стороны работодателя*.

Взять хотя бы разнообразные анкеты, повсеместно применяемые при приеме на работу. Самое серьезное нарушение закона со стороны организации заключается в том, что требование по заполнению анкеты ставится как одно из условий для заключения трудового договора. Тогда как наличие такого документа трудовым законодательством не предусмотрено. Анкета может носить лишь вспомогательный характер и служить только для выяснения деловых и профессиональных качеств работника. Работник вправе отказаться от ее заполнения, ведь в соответствии с законом его деловой портрет вы должны составлять только на основании документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса.

* Подробнее об этом читайте в статье «Получение и проверка сведений о работнике»в № 5, 2004.

Получив от работника все необходимые документы, убедившись в их подлинности и достоверности, вы приступаете к заключению трудового договора. * Перечень документов предусмотрен пунктом 5 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль