Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

679
Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.

Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти*

Документ устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и призван систематизировать и упорядочить работу с документами в данных структурах. Компаниям, осуществляющим предпринимательскую деятельность, комментируемые Правила также будут интересны. Прежде всего с точки зрения разработки и утверждения собственных инструкций по ведению делопроизводства.

Как создаются документы?

Правилами предусматривается, что документы могут оформляться на бланках, на обычных листах бумаги формата A4 или A5 либо в электронной форме. При этом устанавливается, что бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов и утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти (п. 8).

Формат бумаги A4 – 210 x 297 мм, а формат A5 – 148 x 210 мм

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, а при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля. Однако в любом случае каждый лист документа должен иметь поля не менее 20 мм – верхнее, нижнее, левое и 10 мм – правое.

Все документы должны иметь установленный состав реквизитов, должны соответствовать требованиям к их расположению и оформлению, однако конкретный состав реквизитов определяется видом и назначением определенного документа (п. 10 ).

Пунктом 11 Правил определен порядок согласования новых документов. Так, в рамках органа исполнительной власти согласование оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование с другими органами государственной власти и организациями следует оформлять грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Как организовать документооборот?

Правила подробно определяют порядок организации документооборота. Пункт 12 Правил выделяет следующие направления документопотока: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) и внутренняя документация. Такое разделение необходимо в связи с разным порядком движения документации.

Так, поступающая документация проходит первичную обработку, регистрацию**, предварительное рассмотрение в службе делопроизводства. Затем передается руководству и исполнителям на рассмотрение, а после исполнения помещается в дела***. При этом, как установлено пунктом 15 Правил, первичная обработка включает в себя проверку правильности доставки и наличия документов и приложений к ним, а также разделение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Как правило, регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения. После регистрации входящие документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти, а затем с указаниями по исполнению направляются исполнителям. Обратите внимание на то, что подлинник документа должен быть направлен в структурное подразделение, ответственное за исполнение документа. Если исполнителей несколько, подлинник документа следует передать в то структурное подразделение, которое является ответственным исполнителем, а остальные подразделения получают копии документа.

Исходящая документация имеет несколько другой порядок регистрации. Документы после их подписания руководителем ведомства передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. Затем служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. При этом неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю (п. 20, 21).

В свою очередь передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется также через службу делопроизводства (п. 23).

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

Цитируем закон

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.

Пункт 9 Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти

Документальный фонд

Документальный фонд органа исполнительной власти формируется из образующихся в процессе его деятельности документов. При этом по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (Федеральным архивным агентством) должен быть разработан и утвержден перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (п. 26).

Непосредственное формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел****, формирования и оформления дел*****, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив****** федерального органа исполнительной власти.

В соответствии с комментируемыми Правилами номенклатура дел органа исполнительной власти составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Кроме того, один раз в пять лет номенклатура дел должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации.

При составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти следует помнить, что наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений этого органа.

В случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

Цитируем закон

Перечень обязательных сведений о документах, используемый в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов власти.

  1. Адресант
  2. Адресат
  3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
  4. Вид документа
  5. Дата документа
  6. Номер документа
  7. Дата поступления документа
  8. Входящий номер документа
  9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
  10. Наименование текста
  11. Индекс дела
  12. Сведения о переадресации документа
  13. Количество листов основного документа
  14. Количество приложений
  15. Общее количество листов приложений
  16. Указания по исполнению документа
  17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
  18. Отметка о конфиденциальности.

Приложение к Правилам делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти

Формирование документов в дела

В соответствии с пунктом 30 Правил дела по принципам группировки документов можно подразделить на:

  • дела постоянного хранения;
  • дела временного хранения (свыше 10 лет), в том числе дела по личному составу;
  • дела временного хранения (до 10 лет включительно).

В соответствии с Правилами дела должны храниться в структурных подразделениях по месту их формирования со дня их формирования и до момента передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение (п. 31).

Правилами установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут быть переданы в архив не ранее чем через один год, и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях (п. 34).

Передача дел в архив должна осуществляться на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу. Установлено, что описи должны составляться в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном законом порядке. При этом руководителем органа исполнительной власти должен быть определен срок, на который дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений (п. 32).

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральных органах исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (Федеральным архивным агентством).

Особенности работы с электронными документами

Помимо обычных, в органах исполнительной власти существуют электронные документы и, соответственно, электронный документооборот.

Для подписания таких документов используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых регламентирован Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»*******. Прием и отправка электронных документов (так же, как и обычных документов) осуществляются службой делопроизводства. Регистрационные данные таких документов передаются (хранятся) одновременно с документами при направлении их на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти, направлении в структурные подразделения и ответственным исполнителям (п. 42).

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, в которой указывается на то, что дело ведется в электронном виде.

Документ комментировала Анна ГРИБАНОВА
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»


* Далее – Правила.

** См. № 8, 2007

*** См. № 4, 2006

**** См. № 3, 2006

***** См. № 11, 2008

******* Подробнее об этом читайте в одном из следующих номеров журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.67%
  • Иногда 56.25%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль