Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учет

1084
Продолжаем разговор на такую важную для каждого кадровика тему, как восстановление кадрового учета. В предыдущих номерах мы выяснили, как правильно подготовиться к процедуре восстановления документов, рассмотрели поэтапный план работы. Сегодня переходим непосредственно к осуществлению поставленной задачи. Кроме того, ответим на вопрос, для чего нужна регистрация кадровых бумаг и по какому принципу ее следует проводить.

Продолжаем разговор на такую важную для каждого кадровика тему, как восстановление кадрового учета. В предыдущих номерах мы выяснили, как правильно подготовиться к процедуре восстановления документов, рассмотрели поэтапный план работы. Сегодня переходим непосредственно к осуществлению поставленной задачи. Кроме того, ответим на вопрос, для чего нужна регистрация кадровых бумаг и по какому принципу ее следует проводить.

Карты в руки

Итак, подготовительный этап в восстановлении кадрового учета завершен. Следует переходить к основной процедуре, ради которой была проделана такая большая работа – к восстановлению недостающих кадровых документов и исправлению допущенных ранее ошибок.

Из пяти вспомогательных карт, которые мы составили с вами заранее, первые две (шаг 1, шаг 2) включают в себя уточняющую информацию об учредительных и регистрационных документах организации и личных документах некоторых работников (например, об изменении паспортных данных). Поэтому содержащиеся в них сведения могут быть использованы в процессе работы по восстановлению кадрового учета. Саму же процедуру следует начинать с карты, предусматривающей книги и журналы регистрации (шаг 3).

Оформляем книги, журналы, карточки

Приказы, положения, инструкции, правила приобретают юридическую силу только после соответствующей регистрации, а правки или письма получают в результате этого официальный характер.

Восстановление кадровой документации мы начинаем с оформления книг, журналов и карточек, которые пригодятся нам для ее регистрации.

Основные виды журналов предусмотрены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения[2].

Это книги, журналы, карточки учета (далее – журналы):

  • приема, перемещения (перевода) и увольнения работников;
  • работников, направленных в командировки;
  • отпусков;
  • личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений;
  • выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  • выдачи командировочных удостоверений.

Если у вас отсутствуют какие-либо из необходимых для работы журналы (шаг 3), их обязательно стоит завести.

Теперь зададимся вопросом. Какую форму должны иметь журналы? Отвечаем. Одни журналы должны вестись строго по установленной форме (например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[3] или журнал учета работников, выбывающих в командировки[4]), формы других журналов могут разрабатываться в организации самостоятельно и содержать помимо обязательной информации (дата регистрации, регистрационный номер, краткое содержание регистрируемого документа) дополнительную информацию о документе. Например, в журнале учета трудовых договоров[5] можно предусмотреть не только дату заключения договора, но и срок его действия. Это позволит отслеживать и своевременно (не менее чем за три календарных дня до истечения срока договора) предупреждать работника об увольнении, как того требуют часть четвертая статья 58 и статья 79 Трудового кодекса.

Регистрируем приказы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, поэтому к их регистрации предъявляются особые требования.

Регистрация (учет) позволяет систематизировать издаваемые в организации документы и обеспечивает быстрый поиск каждого из них.

Во-первых, недопустимо регистрировать все приказы в одном журнале и в дальнейшем формировать их в одно дело. Именно требования к дальнейшему формированию дел определяют порядок их регистрации и учета: приказы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций[6]). А это значит, что и журналы регистрации необходимо завести отдельно на приказы, укомплектованные в то или иное дело. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении со сроком хранения 75 лет формировать в одно дело и регистрировать в одном журнале, а приказы об отпуске со сроком хранения 5 лет – в другое дело и для их регистрации должен быть заведен другой журнал[7].

Во-вторых, если у вас крупная организация и личный состав постоянно меняется, то целесообразно приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении группировать в отдельные дела, предусмотрев для каждого вида свою регистрацию.

Теперь ответим на вопрос, начиная с какой даты следует заполнять журналы? В данном случае все зависит от того, влечет регистрация (учет) того или иного документа правовые последствия или нет. Возьмем, к примеру, журнал учета трудовых договоров. Если в текущем году их было заключено немного, и каждому договору был присвоен в хронологическом порядке соответствующий номер (начиная с № 1), то эти данные целесообразно внести в журнал с начала года (даже если журнал был заведен позднее).

Вместе с тем, есть журналы, которые заводить «задним числом» недопустимо. Например, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Если указанная книга у вас ранее не велась – заполнять ее надо только с текущей даты. За истекший период у вас наверняка увольнялись сотрудники, и внести сведения о трудовых книжках (серия, номер) уволенных, а также получить их подписи (с указанием даты получения трудовой книжки на руки) будет крайне проблематично. А отсутствие указанных сведений является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, за что вас могут оштрафовать.

Комментарий документоведа

Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учетЛариса ДОРОНИНА,
кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления:

– Если вы обнаружили в трудовых книжках работников неправильные или неточные записи, то их нужно исправить, даже если с момента их внесения прошли годы. При этом следует помнить следующее: на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются. В этом случае работнику следует выдать новый документ. Если же необходимо изменить на титульном листе фамилию, имя, отчество или дату рождения, это сделать можно. В данном случае следует одной чертой зачеркнуть данные, которые изменены, и записать новые со ссылкой на соответствующие документы. Ссылка делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Если работник получил новое образование, профессию, специальность, то эти сведения необходимо внести путем дополнения имеющихся (если таковые имелись) без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.3, 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек*).

Несколько сложнее обстоит дело, если неправильные или неточные записи обнаружены в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о поощрениях». В этих разделах зачеркивание не допускается (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек**). Все неверные записи должны быть признаны в установленном порядке недействительными. Порядок признания записей недействительными установлен п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек*.


* Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 255.

Локальные нормативные акты

Если на стадии подготовки к восстановлению кадрового учета вы составили перечень обязательных для вашей организации локальных нормативных актов (с указанием на то, какие акты отсутствуют, а какие требуют доработки) (шаг 4), то перед тем как приступить к самой процедуре восстановления, нужно еще раз заглянуть в него.

За нарушение законодательства о труде должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, предприниматель на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Поскольку в каждой организации перечень отсутствующих актов (положений, правил, инструкций) может быть различным, мы предлагаем общие принципы, которыми следует пользоваться при их разработке.

Принцип 1. Нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством.

Принцип 2. Разработка и принятие в предусмотренных законодательством случаях должна осуществляться с обязательным учетом мнения представительного органа работников (например, локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ч. четвертая ст. 135 ТК РФ); порядок проведения аттестации (ч. вторая ст. 81 ТК РФ); график отпусков (ч. первая ст. 123 ТК РФ) и др.).

Принцип 3. Каждый акт должен содержать обязательные реквизиты (наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, место составления, дата принятия, регистрационный номер)[8].

Какие разделы должен включать в себя тот или иной нормативный акт, законодательством не установлено[9]. Однако по сложившейся практике в положении о структурном подразделении (отделе, управлении, департаменте) в обязательном порядке должны быть отражены основные задачи структурного подразделения, его функции, права, ответственность. В должностных инструкциях – квалификационные требования, предъявляемые к работнику, права работника, его должностные обязанности, ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей[10].

А как быть, если акты имеются, но в них выявлены положения, противоречащие законодательству или ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством, нужно ли их заменять на новые? Здесь все будет зависеть от того, в каком объеме тот или иной акт устарел. Если нормативный акт требует существенной доработки, то целесообразно разработать новый, а ранее принятый признать утратившим силу. Если акт требует доработки незначительной, то лучше внести в него изменения и дополнения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации) .

Приказы по личному составу

Еще раз отметим, что при восстановлении документов рекомендуем на приказы по личному составу обратить особое внимание. Поскольку именно из приказов по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Внесение в указанные приказы и трудовые книжки работников неточной информации даже спустя годы может грозить судебными разбирательствами (например, в случае подтверждения стажа).

Основные виды приказов по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении, о прекращении (расторжении) трудового договора) относятся, как вы знаете, к первичной учетной документации и имеют унифицированные формы[11]. Поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

В соответствии с названным Порядком все реквизиты, имеющиеся в унифицированных формах, должны оставаться без изменения, но при необходимости в указанные формы можно вносить дополнительные. Можно изменять также форматы бланков в части расширения или сужения граф и строк. Например, если в приказе о приеме на работу (форма № Т-1) при заполнении условий приема на работу и описания характера работы одной графы недостаточно, можно дополнить форму еще одной графой. При этом не забудьте данное изменение оформить соответствующим организационно-распорядительным документом, например, приказом.

При отсутствии унифицированной формы приказа по личному составу (например, о применении дисциплинарного взыскания или об изменении персональных данных) приказ должен составляться в произвольной форме. При этом может использоваться бланк приказа по основной деятельности.

Пример

В апреле 2008 г. секретарь Иванова Екатерина изменила фамилию на Ковалеву в связи со вступлением в брак. Однако в учетные документы изменения внесены не были, поскольку приказ на этот счет не издавался. Для исправления указанной ситуации необходимо затребовать от Ивановой Е. заявление с просьбой изменить фамилию в учетных документах фирмы (с приложением копий свидетельства о заключении брака и нового паспорта) и издать соответствующий приказ. Приказ должен издаваться текущей датой, поскольку в бухгалтерских и расчетных документах она числилась под старой фамилией (образец см. на стр. 56).

Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учет

А как быть, если в приказе за прошлый период обнаружена ошибка. Можно ли его заменить путем изъятия из дела и замены на новый? Этого делать ни в коем случае нельзя. Здесь необходимо издать приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ, в котором обнаружена ошибка.

Пример

Петров Сергей 14 января 2008 г. был принят в информационный отдел на должность системного администратора. Однако в приказе о приеме на работу дата приема на работу была указана 14 января 2007 г. Соответствующая запись внесена и в его трудовую книжку. Обнаружилась ошибка лишь в сентябре 2008 г., когда стали оформлять документы о переводе Сергея на другую должность. Исправить ее нужно так, как показано на стр. 58.

Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учет

При восстановлении кадровой документации также обращаем ваше внимание на необходимость соблюдения системности и последовательности в работе. Например, если в кадровый приказ (о приеме на работу или переводе на другую работу) внесено изменение даты и (или) наименования должности работника, то эти изменения должны быть отражены в трудовом договоре путем заключения дополнительного соглашения, а также в трудовой книжке работника и в личной карточке (форма № Т-2). В противном случае работа окажется незавершенной.

В заключение не забудьте заглянуть в карту взаимодействия с государственными органами и иными организациями (шаг 5). Она даст вам полное представление о том, как выполняются в вашей фирме требования законодательства при ведении воинского учета, оформлении документов по пенсионному страхованию, выдаче полисов ОМС или при оформлении на работу иностранцев (если таковых вы привлекаете к работе). Чтобы к вашей организации не было претензий в виде штрафных санкций со стороны государственных органов, следует незамедлительно принять меры по устранению выявленных недостатков (см. графы 3 и 5 карты), и приход проверяющих вам будет не страшен.


[1] Окончание. Начало в № 8, 9, 2008.

[2] Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

[3] Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

[4] Приложение № 2 к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

[5] Журнал регистрации трудовых договоров вы получили в подарок с №1, 2008.

[6] Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

[7] Журнал учета отпусков вы получили в подарок с № 7, 2008.

[8] ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

[9] Полезные образцы можно найти в тематическом приложении «Банк локальных нормативных актов», которое вы получили в подарок с № 2, 8, 2008.

[10] Тематическое приложение «Свод должностных инструкций» к № 4, 10, 2008.

[11] Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль